Guía definitiva sobre sistemas de gestión de documentos (SGD)
Las empresas modernas funcionan con documentos: propuestas, contratos, informes, facturas y mucho más. Gestionar esos documentos manualmente o a través de sistemas desconectados genera riesgos, ralentiza el trabajo y dificulta el cumplimiento de las normativas.
Un sistema de gestión documental (SGD) ayuda a organizar, proteger y automatizar el flujo de documentos en toda la organización. Esta guía responde a las preguntas clave que se plantea la gente a la hora de evaluar, implantar u optimizar un SGD. Cada sección ofrece una visión general concisa y remite a un artículo completo para profundizar en el tema.
Explorar la Guía
- ¿Qué es un sistema de gestión documental y por qué lo necesitan las empresas?
- ¿Cómo elegir el DMS adecuado para su organización?
- ¿Qué características de seguridad y cumplimiento debe incluir un DMS?
- ¿Debería elegir un DMS basado en la nube o local?
- ¿Cómo funciona la automatización del flujo de trabajo en un DMS?
¿Qué es un sistema de gestión documental y por qué lo necesitan las empresas?
Un DMS es un software que almacena, organiza y gestiona documentos digitales e información relacionada. En lugar de mantener los archivos en unidades compartidas, bandejas de entrada o archivadores, un DMS centraliza todo en un solo lugar.
Las ventajas van más allá del almacenamiento. Un DMS ayuda a las empresas:
- Búsqueda de documentos por metadatos o contenido
- Control de acceso y seguimiento de la actividad
- Gestión de versiones y aprobaciones de documentos
- Reducir el papeleo y las tareas manuales
- Apoyar el cumplimiento y la preparación para auditorías
Tanto si se dedica a la sanidad, las finanzas, la construcción o cualquier otro sector que maneje grandes volúmenes de documentos, un DMS puede agilizar las operaciones y reducir los riesgos.
📌 Leer más: Qué es un sistema de gestión documental y por qué las empresas lo necesitan?
¿Cómo elegir el DMS adecuado para su organización?
Elegir el DMS adecuado depende de sus objetivos, tamaño, presupuesto y entorno técnico. Un DMS bien adaptado debe apoyar la forma de trabajar de su equipo y crecer con su empresa.
Entre los factores clave de decisión figuran:
- Facilidad de uso y adopción por los empleados
- Integración con CRM, ERP o Microsoft 365
- Funciones de seguridad y control de acceso
- Implantación en la nube o en las instalaciones
- Modelo de licencia, coste y tasas ocultas
- Apoyo a la migración e incorporación de proveedores
El tiempo de implantación y las necesidades de formación también son importantes. Algunos sistemas se implantan rápidamente y son fáciles de usar. Otros requieren más recursos informáticos. Un buen socio de DMS le guiará en la configuración, le proporcionará material de formación y le ofrecerá asistencia continua.
¿Qué características de seguridad y cumplimiento debe incluir un DMS?
Proteger los documentos confidenciales es una de las funciones más importantes de un SGD. Un buen sistema mantiene a salvo la información y respalda sus obligaciones normativas.
Busca estas características:
- Control de acceso basado en funciones y gestión de permisos
- Registros de auditoría que rastrean cada acción documental
- Cifrado de archivos en reposo y en tránsito
- Políticas de conservación acordes con la normativa
- Soporte para retenciones legales y recuperación de documentos
Estas herramientas ayudan a las empresas a cumplir normas como HIPAA, GDPR, FINRA y otras. También reducen el riesgo de acceso no autorizado o pérdida accidental.
📌 Explora: Seguridad, cumplimiento y normativa en la gestión de documentos
¿Debería elegir un DMS basado en la nube o local?
Ambos modelos ofrecen ventajas, pero las plataformas DMS basadas en la nube son ahora la opción por defecto para la mayoría de las organizaciones.
Ventajas del DMS en la nube:
- Acceso desde cualquier lugar y dispositivo
- Instalación más rápida y menor coste inicial
- Actualizaciones automáticas y menor carga de trabajo para los informáticos
- Escalabilidad integrada a medida que crece su empresa
- Seguridad sólida a nivel de proveedor y copias de seguridad de los datos
Ventajas del DMS local:
- Más control sobre la infraestructura y los datos
- Preferiblemente en entornos muy regulados o restringidos
La elección correcta depende de su sector, la sensibilidad de los datos y los recursos informáticos. Para la mayoría de las organizaciones, la nube ofrece el mejor equilibrio entre seguridad, comodidad y coste.
📌 Leer más: Modelos de despliegue de DMS: Cloud vs On-Premises
¿Cómo funciona la automatización del flujo de trabajo en un DMS?
Un DMS moderno hace algo más que almacenar documentos: también automatiza los procesos que los rodean. La automatización del flujo de trabajo garantiza que los documentos lleguen a las personas adecuadas en el momento oportuno.
Con los flujos de trabajo automatizados, puede:
- Envíe automáticamente facturas o contratos para su aprobación
- Notificar a los usuarios cuando se requiera una acción
- Seguimiento del estado de los documentos en tiempo real
- Elimine los traspasos manuales repetitivos
- Estandarizar los procesos de RRHH, financieros, jurídicos, etc.
Algunos sistemas también admiten firmas electrónicas, campos de formulario personalizados y enrutamiento asistido por inteligencia artificial. La automatización ahorra tiempo, reduce los errores y ayuda a aplicar las políticas.
📌 Más información: Automatización del flujo de trabajo y funcionalidad avanzada
¿Cómo mejora un DMS la colaboración y la productividad?
Un DMS ayuda a los equipos a colaborar de forma más eficaz, especialmente en entornos de trabajo distribuidos o híbridos. Aporta estructura y transparencia a los flujos de trabajo con gran cantidad de documentos.
Las principales ventajas son:
- Acceso a documentos en tiempo real para varios usuarios
- Borrar el historial de versiones y el seguimiento de ediciones
- Reducción de la dependencia de los archivos adjuntos al correo electrónico
- Acceso móvil para equipos remotos y sobre el terreno
- Intercambio seguro de archivos internos y externos
- Integración con Microsoft Office, Teams y más
También dispondrá de potentes herramientas de búsqueda que utilizan los metadatos y el contenido de los documentos para encontrar rápidamente lo que necesita. Esto ahorra tiempo, reduce la duplicación y mejora la toma de decisiones.
📌 Ver: Colaboración y productividad en la gestión de documentos
¿Qué retos hay que tener en cuenta al implantar un sistema de gestión documental?
Incluso el mejor sistema puede causar problemas si se planifica mal. Evita estos errores comunes:
- Falta de compromiso interno o de patrocinio ejecutivo
- Flujos de trabajo confusos o convenciones de nomenclatura incoherentes
- Formación deficiente que deja a los usuarios frustrados
- Subestimar la complejidad de la migración de datos
- Elegir un sistema con poco soporte
El éxito de la implantación depende de un plan de gestión del cambio, la alineación de las partes interesadas y unos recursos de incorporación sólidos. Asegúrese de contar con la ayuda de su proveedor durante y después de la instalación.
¿Qué características son las más importantes en un DMS?
No todas las funciones de gestión de documentos son iguales. Céntrese en las funciones que aportan un valor empresarial real.
Características a tener en cuenta:
- Metadatos y etiquetado inteligente de documentos
- Control de versiones e historial de colaboración
- Seguimiento del estado de los documentos en tiempo real
- Conservación de documentos y gestión del ciclo de vida
- Herramientas de detección y limpieza de duplicados
- Acceso basado en funciones y registros de auditoría
Las plataformas avanzadas también pueden incluir herramientas de IA, análisis de contenidos e integraciones con sistemas empresariales más amplios, como las plataformas ECM.
📌 Explorar: Explorando las características de DMS: Metadatos, control de versiones y más allá
¿Cómo medir el ROI del DMS y hacerlo duradero?
Una buena inversión en DMS debería compensarse en eficiencia, seguridad y reducción de gastos generales. Pero el retorno de la inversión no se limita al ahorro de costes. También incluye la velocidad, el cumplimiento y la satisfacción del usuario.
Formas de hacer un seguimiento del retorno de la inversión:
- Ahorro de tiempo en la búsqueda y tratamiento de documentos
- Menos archivos perdidos e incidentes relacionados con el cumplimiento de la normativa
- Reducción de los costes de impresión, copia y almacenamiento
- Mayor productividad y compromiso del equipo
- Ciclos de aprobación de contratos más cortos
Las plataformas avanzadas también pueden incluir herramientas de IA, análisis de contenidos e integraciones con sistemas empresariales más amplios, como las plataformas ECM.
📌 Leer: DMS ROI y mejores prácticas
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