En este artículo invitado, Antti Nivala, fundador y director general de M-Files, analiza la tendencia mundial hacia los puestos de trabajo remotos y las oficinas híbridas, que puede provocar una separación en las sólidas capacidades de trabajo en equipo de los compañeros y fomenta la colaboración inclusiva entre los equipos.

Relato de Alice Cumming, 25 de enero de 2023

En los últimos años, las empresas se han visto obligadas a hacer frente a la evolución de las preferencias de los empleados en cuanto a cómo y dónde desean trabajar. Tras la pandemia, muchos trabajadores exigieron el derecho a trabajar a distancia. Sin embargo, aburridos o insatisfechos de trabajar desde casa, algunos empleados decidieron que era hora de volver a la oficina.

Según datos recientes del Gobierno, en junio de 2020 el 38% de los trabajadores del Reino Unido trabajaban exclusivamente desde casa. En septiembre de 2022, esa cifra se habrá reducido al 13 %. Motivados por el aumento de los costes energéticos en casa, el 85 % de los trabajadores se plantea ahora volver a la oficina, sopesando si el ahorro en las facturas de calefacción compensará el coste de los desplazamientos.

Sin embargo, aunque la inflación de la gasolina ha disminuido ligeramente, sigue subiendo a un fuerte ritmo del 11,5%, lo que significa que muchos empleados siguen teniendo que hacer un costoso viaje al trabajo. Nuevos aumentos podrían reducir el incentivo de los trabajadores para desplazarse al trabajo, lo que les llevaría a favorecer de nuevo los modelos de trabajo a distancia. En resumen, las empresas deben estar preparadas para adaptarse a las preferencias laborales de sus empleados, que cambian constantemente.

Las empresas deben ser más ágiles, aceptar el cambio y garantizar que el personal pueda trabajar desde cualquier lugar, independientemente de las circunstancias. De este modo, los empleados podrán seguir colaborando y comunicándose entre sí sin esfuerzo, tanto si el trabajo a distancia es la tendencia del mes como si la oficina está llena hasta los topes.

Trascender lugares y husos horarios

No es sólo la dispersión de los trabajadores lo que está causando quebraderos de cabeza a las empresas, que también se esfuerzan por satisfacer las necesidades de los trabajadores repartidos en distintas zonas horarias. Gracias a las posibilidades que ofrece el trabajo a distancia, el 62% de los trabajadores británicos afirma que consideraría la posibilidad de trasladarse y trabajar en el extranjero.

Los empresarios pueden negar a su personal el derecho a trabajar en el extranjero, pero se trata de una estrategia poco aconsejable dada la situación actual del mercado laboral. La tasa actual de desempleo en el Reino Unido es de sólo el 3,6%, lo que supone una considerable escasez de trabajadores que las empresas no pueden permitirse ignorar. Por ello, las empresas deben aprovechar cualquier oportunidad para atraer a posibles candidatos.

Ofrecer a los mejores talentos la posibilidad de trabajar desde cualquier lugar contribuirá a atraer contrataciones y retener al personal actual.

En lugar de adoptar una actitud negativa, los líderes empresariales deberían aplicar una estrategia proactiva que permita a los trabajadores del conocimiento colaborar desde prácticamente cualquier dispositivo y en cualquier momento.

Esto empieza por conectar todos los datos críticos a una única fuente de verdad, reforzada por una moderna plataforma de gestión de documentos, una plataforma que evite que la información importante se quede atascada en silos de datos o en los discos duros locales de los ordenadores de la oficina y que proporcione a los empleados acceso a los archivos que necesitan independientemente de su ubicación.

Las organizaciones también deben aprovechar la tecnología emergente para fomentar una cultura de colaboración de contenidos. Las herramientas de colaboración permiten que los equipos sean coautores de informes, revisen el trabajo y comprueben los contratos. ¿Cuál es el resultado? El trabajo en equipo nunca se detiene por el simple hecho de que los empleados estén repartidos por todo el mundo.

La introducción de estas medidas mejora la flexibilidad de la empresa y aumenta el valor ofrecido a los empleados, una ventaja significativa cuando los candidatos eligen entre un empleador y sus competidores.

Capacitar a los empleados para que se apoyen mutuamente

Cuando no pueden contar con la presencia de un colega o jefe en la oficina, puede resultar difícil para los trabajadores recibir el apoyo que necesitan: el personal no puede acercarse físicamente a la mesa de un trabajador remoto y pedirle ayuda. Por ello, las empresas deben encontrar la manera de garantizar que sus trabajadores más experimentados sigan compartiendo con el personal más joven la gran cantidad de información que han acumulado a lo largo de los años.

Esto puede lograrse animando a los trabajadores a inscribirse en programas de tutoría, organizando reuniones de equipo diarias, ordenando reuniones informativas sobre proyectos e introduciendo sesiones virtuales de creación de equipos. Toda la información de estas actividades, incluidas las grabaciones de las reuniones o los documentos vitales, debe ser accesible independientemente de dónde se almacene, de modo que todos los empleados puedan encontrar y utilizar fácilmente este banco compartido de conocimientos siempre que lo necesiten.

Un enfoque moderno de la gestión de la información facilitará la transferencia fluida de conocimientos en toda la organización. Los sistemas de gestión de documentos basados en metadatos permiten a los empleados clasificar y etiquetar todos los archivos. Esto significa que la documentación está siempre accesible mediante una simple búsqueda por palabras clave, independientemente de su ubicación.

Como resultado, los miembros del equipo que trabajen virtualmente no tendrán que depender de que el propietario del documento esté en línea si desean ver un archivo específico, lo que refuerza la disponibilidad "siempre activa" de recursos cruciales.

Un enfoque integrador de la lluvia de ideas

Cuando la asistencia a la oficina fluctúa, es importante que las sesiones de brainstorming y planificación creativa se extiendan más allá de las salas de juntas y que se incluya a los trabajadores remotos en estos debates.

Los responsables de la toma de decisiones deberían programar reuniones virtuales de brainstorming, dando a todos los empleados la oportunidad de compartir sus ideas y contribuir a los proyectos. Alternativamente, si las zonas horarias o las ausencias de los empleados son un problema, puede crearse un documento compartido donde los miembros del equipo puedan dejar sus preguntas, sugerencias o ideas.

Las prácticas de colaboración deben seguir siendo adaptables

Las preferencias, los horarios y la disponibilidad de los empleados cambian constantemente. Fomentar la flexibilidad para adaptarse a cualquier nueva circunstancia que pueda surgir es esencial para las empresas que esperan atraer a los mejores talentos durante la escasez de personal. Proporcionar a los empleados las herramientas adecuadas para colaborar y compartir información es la clave del éxito en el mundo del trabajo desde cualquier lugar.