Más allá del simple almacenamiento, un Sistema de Gestión Documental (SGD) puede gestionar activamente los documentos mediante la automatización y funciones inteligentes que mejoran la coherencia y reducen el trabajo manual.

Cómo la automatización del flujo de trabajo agiliza los procesos documentales

Un sistema de gestión de documentos es más que un lugar donde almacenar archivos. Puede gestionar activamente tus documentos automatizando los flujos de trabajo, reduciendo los pasos manuales y ayudando a tu equipo a ser coherente y eficiente.

En este artículo se explica cómo funciona la automatización del flujo de trabajo de DMS y se destacan funciones avanzadas clave como el control de versiones, el seguimiento de cambios, las aprobaciones y la personalización.

¿Cómo funciona la automatización del flujo de trabajo en un DMS?

La automatización del flujo de trabajo en un DMS dirige automáticamente los documentos a través de pasos predefinidos como la revisión, la aprobación y el archivo. En lugar de depender de cadenas de correo electrónico o transferencias manuales, el sistema envía los archivos a la persona adecuada en el momento oportuno.

Por ejemplo, cuando alguien carga un contrato, el DMS puede notificarlo al equipo jurídico, enviarlo a un gestor para su aprobación y, a continuación, almacenar la versión firmada con las etiquetas adecuadas. El proceso es coherente en todo momento y requiere una supervisión mínima.

La automatización también ayuda a garantizar el cumplimiento de las normativas, evitar retrasos y reducir los errores humanos, ya que permite que el trabajo fluya sin problemas y de forma previsible.

Soluciones como M-Files permiten a los equipos configurar estos flujos de trabajo visualmente, lo que facilita la adaptación de los procesos sin necesidad de un desarrollo personalizado.

¿Cómo ayudan las funciones de control de versiones de un DMS a evitar errores?

El control de versiones en un DMS evita errores al hacer un seguimiento automático de los cambios y mantener un historial completo de las ediciones de los documentos. Los usuarios pueden ver quién hizo qué cambios y cuándo, y si es necesario, volver a una versión anterior.

Esto evita problemas como sobrescribir el trabajo de alguien, editar el archivo equivocado o enviar documentos obsoletos. En lugar de tener que adivinar qué archivo es el actual, los equipos trabajan a partir de una única fuente de verdad, claramente etiquetada, con sello de fecha y hora y segura.

En plataformas como M-Files, el historial de versiones se gestiona en segundo plano, lo que da a los usuarios la seguridad de que nunca se pierde ningún detalle.

¿Puedo hacer un seguimiento de las ediciones y cambios en los documentos mediante un SGD?

Sí, la mayoría de las plataformas DMS incluyen un seguimiento detallado de los cambios. Puedes ver historiales de documentos, comparar versiones y auditar quién hizo cada cambio.

Esta función favorece la rendición de cuentas, simplifica las revisiones y proporciona un rastro digital en papel para garantizar el cumplimiento y la calidad. Tanto si gestionas borradores internos como documentación regulada, el seguimiento de ediciones ayuda a los equipos a mantenerse alineados y transparentes.

¿Admite el SGD firmas electrónicas y aprobaciones digitales?

La mayoría de las soluciones DMS modernas admiten firmas electrónicas y aprobaciones digitales. Esto permite a los usuarios firmar o aprobar documentos de forma segura sin necesidad de imprimirlos o escanearlos.

A menudo, las firmas se sellan con fecha y hora, se vinculan a las credenciales del usuario y se registran en el sistema con fines de auditoría. Las aprobaciones pueden vincularse a flujos de trabajo automatizados, activando el siguiente paso de un proceso, como la notificación a una parte interesada, la actualización del estado de un expediente o el archivo del documento.

Esto acelera procesos como la firma de contratos, la aprobación de facturas y la documentación de conformidad, al tiempo que reduce el uso de papel.

Algunos sistemas, como M-Files, admiten herramientas nativas de firma electrónica e integraciones con los principales proveedores de firmas.

¿Cómo mejora la eficiencia del flujo de trabajo el enrutamiento automatizado en un DMS?

El enrutamiento automatizado mejora la eficacia al eliminar los pasos manuales en la gestión de documentos. El sistema envía los archivos a la siguiente persona o etapa en función de reglas definidas, como el tipo de documento, el departamento o el estado.

Por ejemplo, una solicitud de compra puede pasar automáticamente del empleado al gestor y al equipo financiero sin que nadie tenga que enviar un correo electrónico o asignar la tarea manualmente. Las alertas y los recordatorios mantienen el proceso en marcha, reduciendo retrasos y cuellos de botella.

Este tipo de automatización ayuda a las empresas a responder con mayor rapidez, reducir los tiempos de respuesta y estandarizar los procesos en todos los equipos.

Soluciones como M-Files apoyan estas automatizaciones con enrutamiento basado en reglas y notificaciones en tiempo real integradas en la plataforma.

¿Puedo personalizar un DMS para adaptarlo al flujo de trabajo de mi organización?

Sí, la mayoría de las plataformas DMS ofrecen personalización del flujo de trabajo. Puede diseñar procesos que reflejen cómo trabajan realmente sus equipos, con pasos, condiciones, notificaciones y tipos de documentos personalizados.

Esto significa que no está obligado a cambiar su proceso para adaptarlo a la herramienta, sino que ésta se adapta a sus necesidades. Tanto si gestionas la incorporación de empleados, los contratos con clientes, las revisiones de conformidad o las aprobaciones de diseños, un flujo de trabajo personalizado mantiene la coherencia y la trazabilidad.

La personalización también contribuye a la adopción. Cuando los usuarios ven un sistema que refleja su proceso actual pero elimina el trabajo administrativo, es más probable que lo utilicen.

M-Files permite la personalización a través de una interfaz de bajo código, lo que permite a los equipos crear y ajustar los flujos de trabajo sin necesidad de intervención de TI.

Por qué la automatización del flujo de trabajo cambia las reglas del juego

La automatización del flujo de trabajo es una de las funciones más potentes de un DMS moderno. Ayuda a los equipos a eliminar tareas repetitivas, reducir errores y hacer avanzar el trabajo con mayor rapidez. Combinado con funciones como el control de versiones, el seguimiento de ediciones, las aprobaciones digitales y los flujos de trabajo personalizados, un DMS se convierte en algo más que almacenamiento: se convierte en un motor para operaciones más inteligentes y fluidas.

Si su proceso actual es lento, manual o incoherente, estas funciones avanzadas pueden crear un valor real en todos los departamentos y funciones.

Herramientas como M-Files facilitan la integración de la automatización en las tareas documentales cotidianas, lo que ayuda a las empresas a trabajar más rápido manteniendo la estructura y el control.

Descubra cómo la automatización del flujo de trabajo encaja en el panorama general de la gestión de documentos en nuestra Guía definitiva de DMS, que abarca todas las funciones clave.