Aquí queremos explorar la cuestión básica: ¿Qué son los metadatos? ¿Y por qué son importantes?

Wikipedia define los metadatos como "información estructurada que describe, explica, localiza o facilita de otro modo la recuperación, el uso o la gestión de un recurso de información". Quienes llevan más de unos años en el mundo de la informática saben que el concepto de metadatos no es nuevo: es un término que surgió a finales de los años sesenta. Se viene utilizando desde la aparición del Sistema Decimal Dewey en las bibliotecas para clasificar y categorizar los materiales en función de su título, autor y materia, de modo que puedan localizarse más fácilmente en las estanterías entre otros muchos miles.

El poder de la gestión de metadatos

Las bibliotecas constituyen un ejemplo temprano de metadatos aplicados de forma física, pero en nuestro mundo cada vez más digital, el objetivo principal de la gestión de metadatos sigue siendo el mismo: navegar más rápidamente por los repositorios de datos para encontrar, gestionar y rastrear la información de forma eficiente. Esto, de hecho, sigue siendo la esencia de lo que hace que la gestión de metadatos sea tan crítica para las aplicaciones más utilizadas hoy en día, tanto para las pequeñas y medianas empresas (PYMES) como para las empresas.

Organización y búsqueda de información mejoradas

También es importante el valor que ofrecen los metadatos para crear asociaciones y relaciones entre elementos y usuarios en uno o varios repositorios o aplicaciones relacionadas, como un sistema ERP o CRM , así como sus ventajas para instituir la coherencia en la forma de utilizar, almacenar y compartir la información. Los metadatos también aclaran el origen y el historial de los datos, y garantizan que los flujos de trabajo y los procesos empresariales se sigan y administren correctamente.

Establecer relaciones y coherencia entre sistemas

En otras palabras, los metadatos organizan y rastrean todo el ciclo de vida digital de la información empresarial importante, incluidos los procesos, procedimientos y usuarios que la afectan, proporcionando una pista de auditoría precisa que puede resultar inestimable -u obligatoria, en sectores muy regulados- para su empresa en cualquier momento. Proteger y organizar esta pista de auditoría es otra de las razones por las que los metadatos deben ser la piedra angular de su estrategia de ECM.

Garantizar la conformidad y auditabilidad de los datos

El valor de los metadatos reside en su capacidad para clasificar y organizar la información de forma más eficiente, así como para proporcionar una visión más profunda de las acciones que tienen lugar en su empresa, proporcionando más inteligencia e información de mayor calidad para impulsar iniciativas de big data, automatización, cumplimiento, intercambio de datos, colaboración y mucho más. Sin embargo, muchas aplicaciones ECM utilizan los metadatos como una capa de información adicional y se basan en estructuras de carpetas tradicionales para organizar la información. En consecuencia, los usuarios consideran la administración de metadatos como un trabajo extra, lo que a menudo conduce a una mala calidad de los metadatos. En cambio, los sistemas ECM basados en metadatos eficaces sólo piden a los usuarios que describan el documento u objeto de datos con etiquetas y propiedades al guardarlo. Esto permite a los usuarios buscar la información de la forma más lógica para ellos (por ejemplo, nombre del proyecto, fecha, tipo de contrato, cliente, etc.).

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