Tres formas de sacar más partido a tu inversión en Microsoft 365
Microsoft 365 (antes Office 365) es el líder indiscutible del mercado de la productividad digital, con más del 80 % de la cuota mundial de software de productividad. Nombres tan conocidos como Microsoft Excel, Microsoft SharePoint, Microsoft OneDrive, Word y PowerPoint forman parte integrante del día a día de prácticamente cualquier oficina.
Aunque Microsoft 365 ofrece una amplia gama de potentes herramientas de productividad que son fáciles de usar, las principales ventajas de esta suite también pueden generar problemas a largo plazo.
A medida que las herramientas de Microsoft 365 siguen mejorando y resultando cada vez más fáciles de usar, el reto de gestionar los resultados de forma eficaz y eficiente puede, paradójicamente, generar nuevos problemas de productividad. Los riesgos de la proliferación de documentos, la información aislada y las deficiencias en materia de cumplimiento normativo no hacen más que aumentar, ya que cada vez es más fácil para cualquier trabajador del conocimiento crear, duplicar y compartir contenido rápidamente.
Las organizaciones con visión de futuro pueden aprovechar el potencial de una plataforma de automatización del trabajo intelectual para potenciar las capacidades de Microsoft 365, proteger los procesos de información y garantizar el cumplimiento normativo sin sacrificar las ventajas en materia de productividad que ofrece la inversión global en software. A continuación te explicamos cómo:
Elimine el caos informativo
A medida que las organizaciones crecen, la información también lo hace. Y a medida que la información crece, se dispersa. ¿El resultado? Los trabajadores del conocimiento suelen tener dificultades para encontrar la información adecuada en un mar de datos repartidos por repositorios inconexos, como Microsoft SharePoint y Microsoft OneDrive, así como en sistemas ajenos a Microsoft.
Un asombroso 56% de las organizaciones encuestadas afirma que sus sistemas de gestión de documentos no se conectan con otros sistemas existentes.
Aunque Microsoft ofrece potentes herramientas de almacenamiento y gestión de datos, Microsoft 365 no incluye un plan ni una política predefinidos que establezcan cómo se gestiona la información. Los documentos se duplican, el control de versiones falla y la gestión de accesos no puede adaptarse a los cambios caóticos. Los trabajadores del conocimiento pierden tiempo buscando la información adecuada, se frustran y «reinvente la rueda» con sus propios sistemas de almacenamiento, lo que conduce a una baja productividad.
Una plataforma de automatización del trabajo intelectual conecta sistemas de Microsoft y de otros fabricantes para crear una única fuente de información fiable sobre los datos de la empresa. Además, cuenta con funciones de búsqueda que permiten encontrar información en función de su contenido, más que de su ubicación, y permite controlar el acceso a los documentos, sus versiones, su publicación y su distribución.
Optimización de los flujos de trabajo en Microsoft SharePoint
El software de gestión de documentos en la nube de Microsoft, Microsoft SharePoint, ayuda aoptimizar los flujos de trabajoy a maximizar la productividad. Microsoft SharePoint se integra con software de automatización, lo que permite a las organizaciones diseñar, implementar y gestionar los flujos de trabajo de forma más eficaz.
La integración de una plataforma de automatización del trabajo del conocimiento crea un sistema de documentos electrónicos sobrealimentado, que utiliza IA para el intercambio de archivos y la gestión de contenidos en la nube.
Automatización de flujos de trabajo en Microsoft Teams
Microsoft Teams es una potente herramienta que potencia la colaboración al máximo, ya que ofrece unaamplia gamade complementos de automatización. La plataforma facilita la colaboración, permite la comunicación en tiempo real y garantiza que los equipos trabajen siempre con la información más actualizada.
Microsoft Teams es una herramienta fundamental en un entorno de trabajo automatizado, ya que contribuye a crear un ambiente de trabajo productivo. La integración de flujos de trabajo automatizados con Microsoft Teams permite aprovechar funciones avanzadas, como los flujos de trabajo personalizables basados en inteligencia artificial. Esto mejora la eficiencia en el trabajo intelectual.
Garantizar el cumplimiento de los controles de acceso
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