Este artículo forma parte de una serie de cuatro que presentan casos reales de uso de soluciones de gestión de la información como M-Files. Consulta los otros tres aquí:

• Compartir información y documentos con los clientes
• Enviar y firmar documentos electrónicamente
• Identificación de infracciones internas

En esencia, el concepto que subyace al principio de los cuatro ojos es sencillo: se trata simplemente de conseguir que dos personas diferentes aprueben algún tipo de acción antes de que pueda llevarse a cabo. Sin duda habrá oído el viejo dicho de "dos cabezas piensan mejor que una". Este es simplemente el mismo concepto, aplicado al amplio mundo de los negocios.

El principio de los cuatro ojos se aplica en muchos sectores. En la profesión jurídica, por ejemplo, muchos documentos requieren dos firmas de verificación en lugar de una. En un comercio minorista, puede ser necesario que al menos dos personas descarguen un camión o repongan productos en las estanterías al mismo tiempo para reducir el riesgo de lesiones o robos. Incluso algunos sistemas de gestión de datos exigen que dos personas aprueben las actualizaciones de los documentos antes de que esos cambios se incorporen a los datos.

En cualquier caso, lo que realmente se pretende es aumentar la responsabilidad en todos los ámbitos. Una segunda persona puede detectar un error u otro tipo de problema en un documento que a la primera se le pasó por alto.

Por supuesto, en algunos entornos es mucho más fácil decirlo que hacerlo, sobre todo en aquellos en los que los datos están repartidos en muchos repositorios diferentes y los responsables pueden carecer de la visibilidad básica de lo que se almacena, dónde, cuándo y cómo. Si no estás seguro de dónde está la versión más reciente de un documento, es difícil que una persona lo apruebe o lo revise, por no hablar de dos.

Afortunadamente, existe una solución que puede permitirle aprovechar todas las ventajas del principio de los cuatro ojos en su beneficio. Un sencillo proceso de flujo de trabajo en un sistema de gestión de la información como M-Files no solo puede hacer que esto sea más fácil que nunca, sino sencillo y eficaz al mismo tiempo.

El Principio de los Cuatro Ojos y M-Files: Un matrimonio hecho en el cielo

Consideremos el principio de los cuatro ojos en el contexto de una empresa de servicios profesionales, donde dos personas distintas deben revisar el mismo documento antes de que llegue a manos de un cliente. En este caso, este protocolo proporciona un nivel de control de calidad en todos los entregables al cliente, por no mencionar una serie de comprobaciones y equilibrios para asegurarse de que los elementos importantes salen a tiempo.

Si, por poner un ejemplo, una empresa ha finalizado una declaración del impuesto de sociedades actualizada para un cliente, obviamente tendrá que ser revisada por al menos dos personas: el contable que la preparó y el gestor de cuentas del cliente.

Con una solución de gestión de la información como M-Files, no es necesario que estas dos personas estén en constante comunicación porque el sistema está diseñado para gestionar cada paso del proceso. En cuanto se completa la declaración del impuesto de sociedades, la información se asigna automáticamente a un flujo de trabajo que notifica instantáneamente a las partes revisoras. Esto sucede independientemente de dónde esté almacenada la información o en qué repositorio de datos pueda existir. M-Files conecta repositorios dispares, creando una única fuente de verdad para la información en toda la empresa.

En ese momento, todos los colaboradores pueden ser coautores del documento y añadir notas para realizar más cambios. Sólo una vez que todas las partes interesadas hayan aprobado formalmente el documento, se autorizará su entrega al cliente. De este modo se garantiza que sólo llegue al cliente la versión de mejor calidad del documento, lo que mejora su experiencia y evita retrasos innecesarios.

Sin entrar demasiado en detalles, los flujos de trabajo de aprobación a cuatro ojos pueden configurarse como prefiera la empresa.

Aprobación consecutiva. Una configuración de este tipo es un flujo de trabajo de aprobación consecutiva, en el que el documento pasa al primer aprobador y después al segundo.

Aprobación concurrente y paralela. Otra opción consiste en que la revisión y la aprobación se realicen de forma concurrente, y una vez que ambas hayan completado su revisión, el proceso del documento habrá finalizado.

La configuración depende completamente del usuario. En cualquier caso, este tipo de automatización del flujo de trabajo es una buena forma de crear una pista de auditoría de los documentos de entrega para saber quién hizo qué cambios, cuándo y por qué. Si en el futuro se cuestiona algún aspecto del documento, siempre podrá ver quién hizo qué revisiones y conocer sus justificaciones. Esto no sólo es útil para hacer un seguimiento del estado general de los documentos a medida que circulan por la empresa, sino que también es absolutamente esencial por motivos de cumplimiento e incluso legales.

En general, las organizaciones que tienden a tener dificultades para aplicar con éxito el principio de los cuatro ojos son aquellas que, en primer lugar, no controlan realmente sus datos. Tienden a carecer de una forma de realizar un seguimiento real del progreso de los documentos que están en juego, lo que crea una situación en la que dos personas diferentes pueden estar trabajando a partir de diferentes versiones de un documento, causando errores innecesarios en el camino.

Por otro lado, un sistema de gestión de la información adecuado, como M-Files, está diseñado para evitar que se produzcan este tipo de situaciones. M-Files puede ayudar a romper esos silos de datos para que la comunicación y la colaboración sean más fáciles que nunca. Esto, a su vez, crea el beneficio más importante de todos: una situación en la que el principio de los cuatro ojos se ejecuta rápidamente y sin problemas.