Microsoft y M-Files revolucionan juntos la gestión de contenidos

Ian Story, de Microsoft , y Antti Nivala, de M-Files , explican cómo su colaboración pretende ofrecer lo mejor de la gestión de contenidos a los usuarios.

Durante años, los ejecutivos de Microsoft y del proveedor de plataformas de gestión documental M-Files se cruzaban en los pasillos de los eventos del sector, a menudo como competidores. Hoy, la historia ha cambiado. Las dos empresas son ahora socios que colaboran para crear soluciones integradas que ayuden a las empresas a trabajar de forma más productiva y segura.

"Todos los años que nos veíamos en distintos eventos, competíamos", recuerda Ian Story, arquitecto principal de OneDrive y SharePoint en Microsoft. "Me emociona el mero hecho de estar sentados aquí ahora como socios".

Para Antti Nivala, fundador y director general de M-Files, la asociación coincide con su visión inicial al fundar M-Files.

"Desde el principio, mi idea central era ofrecer la mejor experiencia posible a los usuarios finales", explica. "La mayoría de los clientes con los que trabajamos utilizan herramientas Microsoft como lugar de trabajo digital. Por eso, para mí ha sido importante asegurarme de que M-Files se integra con las herramientas de Office, con el sistema operativo Windows y, hoy en día, con Microsoft 365 en la nube."

Esa integración ha alcanzado un nuevo nivel, ya que M-Files permite a los usuarios ser coautores y editar documentos simultáneamente en las aplicaciones de escritorio Microsoft 365, mientras que la plataforma M-Files organiza la información, guía los procesos empresariales y automatiza la seguridad y el cumplimiento.

"La coautoría es muy importante para los usuarios de M-Files ", dice Nivala. "M-Files sirve mejor a los clientes cuando no es solo el sistema de registro, sino también el sistema de trabajo. El cumplimiento se vuelve automático. Puedes limitarte a hacer tu trabajo mientras todo lo demás sucede entre bastidores".

Story añade: "Proporciona el 100 por cien de las funciones nativas de coautoría de Microsoft 365 -comentarios, menciones, reconocimiento de presencia, trabajo con Copilot , no funcionalidades parciales."

La base de estas capacidades es Sharepoint Embedded, una solución exclusiva de API que permite a los desarrolladores de aplicaciones utilizar la funcionalidad de almacenamiento de archivos y documentos Microsoft 365.

"La solución utiliza el núcleo de la tecnología de almacenamiento y las funciones de cumplimiento y seguridad de SharePoint, pero no la interfaz de usuario", explica Story. "Los usuarios solo interactúan a través de la interfaz de usuario de M-Files. Es lo mejor de ambos mundos".

La coautoría marca el inicio de lo que Nivala y Story prevén como una colaboración mucho más profunda, en la que el trabajo de desarrollo que ambas empresas ya han realizado abrirá nuevas vías de innovación.

"Ahora tenemos esta estrecha integración entre M-Files y Microsoft 365, que utiliza básicamente Microsoft almacenamiento de Microsoft 365 para el contenido", explica Nivala. "Esto ofrece muchas posibilidades. Hay muchos casos de uso que son ideales para M-Files , desde la simple sincronización y uso compartido hasta la gestión de documentos de alto nivel. La asociación tiene mucho sentido".

Para Nivala, el valor real de la nueva asociación para los clientes Microsoft procede de la información contextual que pueden proporcionar M-Files .

"Nos integramos con sistemas empresariales como SAP y Salesforce, y utilizamos esos objetos empresariales como contexto para los documentos", afirma. "No es solo gestión de documentos. Desde los datos de los clientes hasta los datos de las plantas y los equipos, puedes reunirlos todos con metadatos dentro de Microsoft 365. Eso es bastante exclusivo de M-Files". Eso es algo único de M-Files".

A partir de ahora, los clientes de M-Files podrán utilizar las funciones de Sharepoint a través de la interfaz M-Files .

La IA añade otra capa de oportunidades que Microsoft y M-Files pueden explorar.
"Que Copilot acceda de forma nativa al contenido es una perspectiva emocionante", dice Nivala." Al exponer el contexto empresarial y los documentos de M-Files a Copilot, junto con Microsoft Graph, se llega realmente a la conclusión correcta para lo que necesite el usuario."
Story también prevé que las empresas colaboren en el desarrollo de agentes de IA especializados.

"Puedo imaginar futuros agentes para fiscalidad y contabilidad, ingeniería o ciencias de la vida", afirma. "Con el contexto de objetos de negocio de M-Files y los datos de colaboración de Microsoft Teams y el correo electrónico en Microsoft Graph, es una combinación realmente potente".
La seguridad y el cumplimiento seguirán siendo un eje central de la colaboración.

"Un ejemplo muy práctico son las etiquetas de sensibilidad", dice Nivala. "Ahora, gracias a la integración, podemos crear etiquetas de sensibilidad automáticamente con metadatos. Si un documento se refiere a un proyecto confidencial, los metadatos pueden activar el cifrado y evitar que se comparta en exceso."

Story destaca las ventajas de cumplimiento para los clientes cuando trabajan en Microsoft 365 a través de la plataforma M-Files .

"Hay una simplicidad en saber que todo tu contenido está en un solo lugar", dice. "No tienes una parte en Microsoft 365 y otra en otro sitio. Está protegido por Microsoft Purview, con certificaciones como FedRAMP, SOC 2 e HIPAA. Si los clientes preguntan si tienen acceso a Microsoft Defender o Advanced Threat Protection, la respuesta es sí: es igual que cualquier otro contenido en Microsoft 365. Todo está integrado de forma nativa en Word, Excel e incluso Acrobat. Sin plugins ni herramientas adicionales: simplemente funciona".

Tanto Nivala como Story consideran que las integraciones actuales son sólo el principio.

"La combinación de Microsoft 365 y M-Files no se trata solo de resolver los problemas de hoy: se trata de sentar las bases para la forma en que las personas colaborarán en el futuro", dice Story. "Con la IA, el cumplimiento de normativas y la coautoría sin fisuras incorporadas, estamos ayudando a los clientes a avanzar hacia un lugar de trabajo en el que el contenido esté siempre disponible, siempre seguro y siempre en contexto."

Nivala está de acuerdo: "Este es el comienzo de un viaje mucho mayor. Cuanta más inteligencia y automatización introduzcamos en el flujo diario de trabajo, más cerca estaremos de conseguir que la gestión de la información no suponga ningún esfuerzo. Esa es nuestra visión, y no hemos hecho más que empezar".