Una conversación con Jay Bhatt, director ejecutivo de M-Files

Durante años, las organizaciones han realizado grandes inversiones en modernización, automatización y, ahora, inteligencia artificial para avanzar más rápido y operar de manera más eficiente. Sin embargo, muchos líderes sienten que existe una brecha cada vez mayor entre la tecnología que han implementado y el rendimiento que pueden alcanzar.

En esta conversación, Jay Bhatt, director ejecutivo de M-Files, comparte su perspectiva sobre lo que realmente frena a las organizaciones, por qué los documentos se han convertido en una parte fundamental, y a menudo pasada por alto, de la infraestructura empresarial, y cómo un enfoque centrado en el contexto puede ayudar a los líderes a reducir las fricciones operativas y a obtener ganancias reales de rendimiento en la era de la IA.

1. Desde su perspectiva como director ejecutivo, ¿qué está cambiando fundamentalmente en el funcionamiento de las organizaciones modernas?

Lo que más ha cambiado es el ritmo y la complejidad del trabajo. Ahora, el trabajo se realiza en más sistemas, más equipos y con más socios externos que nunca, y rara vez sigue un camino claro y lineal.

Al mismo tiempo, las expectativas han aumentado. Se espera que los líderes actúen con mayor rapidez, cumplan con las normas y tomen decisiones seguras en tiempo real. El reto es que muchos modelos y sistemas operativos se diseñaron para una época más sencilla. Esa incompatibilidad se está volviendo imposible de ignorar.

2. Muchas organizaciones están realizando grandes inversiones en inteligencia artificial, automatización y plataformas de trabajo modernas, pero a menudo el rendimiento parece limitado. ¿Qué es lo que lo impide?

La tecnología por sí sola no elimina la complejidad. En muchos casos, la pone de manifiesto.

El rendimiento se ve afectado cuando la información está fragmentada, desconectada o es difícil de confiar. Las personas dedican demasiado tiempo a buscar documentos, conciliar versiones o validar decisiones en lugar de avanzar en el trabajo. Esa fricción operativa se agrava en toda la organización y limita el impacto, incluso cuando se dispone técnicamente de las herramientas adecuadas.

3. Usted ha dicho que los documentos son el ADN de las empresas modernas. ¿Qué quiere decir con eso?

Los documentos son donde reside la verdadera esencia del negocio. En ellos se recogen las decisiones, obligaciones, aprobaciones y conocimientos institucionales a lo largo del tiempo.

Los contratos, las políticas, los archivos de proyectos y los registros de clientes no son solo subproductos del trabajo, sino que son el trabajo en sí mismo. Son la base de las operaciones, el cumplimiento normativo y la rendición de cuentas. Cuando los documentos no se gestionan bien, todo lo que se construye sobre ellos se vuelve más lento y frágil.

4. ¿Qué se rompe cuando los documentos se tratan como archivos estáticos en lugar de activos empresariales vivos?

Lo primero que se pierde es el contexto. Las personas pierden visibilidad sobre por qué se tomaron las decisiones, quién es responsable de qué y cómo se conecta el trabajo entre los distintos procesos.

Esto provoca retrasos, repetición del trabajo y riesgos innecesarios. Con el tiempo, la confianza se erosiona tanto en la información como en los sistemas destinados a gestionarla. Cuando esto ocurre, los equipos recurren a soluciones provisionales, conocimientos institucionales y comprobaciones manuales. Es entonces cuando el rendimiento realmente comienza a resentirse.

5. Hoy en día, la IA está presente en todas las conversaciones, pero su impacto real en los negocios sigue siendo difícil de apreciar. ¿Por qué?

Porque la IA solo es tan buena como la información en la que se basa.

En la mayoría de las organizaciones, la información está dispersa entre distintos sistemas, se gestiona de forma inconsistente y se regula de manera desigual. Sin una base sólida, la IA produce resultados difíciles de confiar o explicar. En lugar de acelerar las decisiones, introduce dudas. Por eso tantas iniciativas de IA se estancan tras la fase inicial de experimentación.

6. ¿Qué debe cumplirse para que la IA sea fiable y útil en entornos empresariales reales?

La IA necesita acceder a información precisa, actualizada y rica en contexto, y debe operar dentro de unos límites claros en materia de gobernanza y seguridad.

La confianza surge cuando se comprende de dónde proviene la información, cómo se relaciona con el negocio y por qué un resultado tiene sentido. Si los líderes no pueden explicar o defender las decisiones basadas en la IA, no las utilizarán en situaciones operativas reales o críticas para el cumplimiento normativo. Por eso es importante la arquitectura. La IA necesita significado y relaciones estructuradas, no solo acceso a archivos.

7. ¿Cómo deben replantearse la gestión documental los responsables empresariales y de TI si desean mejorar el rendimiento y aprovechar todo el potencial de la IA?

Deben dejar de pensar en los documentos como un simple almacenamiento y empezar a tratarlos como parte del tejido operativo de la empresa.

Cuando los documentos están vinculados a personas, procesos y políticas, se convierten en datos fiables para la automatización, el análisis y la inteligencia artificial. Este cambio transforma la gestión documental, que pasa de ser una función administrativa a convertirse en una palanca de rendimiento.

8. M-Files de un enfoque «context-first» (el contexto primero). ¿Qué cambios supone esto en la práctica para los líderes y sus equipos?

La gestión de documentos basada en el contexto comienza por cómo se utiliza la información, no por dónde se almacena. Los documentos se conectan automáticamente al trabajo al que dan soporte: clientes, proyectos, obligaciones y decisiones.

Para los equipos, eso significa menos tiempo dedicado a buscar, conciliar o cuestionar. Para los líderes, proporciona un gráfico de conocimiento empresarial que aumenta la visibilidad y la confianza. Se puede ver cómo avanza el trabajo, dónde se acumulan los riesgos y si se están siguiendo las políticas sin depender de actualizaciones manuales o de la memoria institucional. Y, lo que es más importante, esto debe ocurrir en las herramientas que la gente ya utiliza a diario, como Microsoft , ya que, de lo contrario, la adopción se convierte en un cuello de botella. Así es como se reduce la fricción operativa a gran escala.

9. Cuando los líderes evalúan soluciones para reducir la fricción y prepararse para la IA, ¿qué criterios son los más importantes?

Los líderes deben mirar más allá de las listas de características y plantearse algunas preguntas fundamentales.

En primer lugar, ¿el sistema captura el contexto automáticamente o depende de que las personas etiqueten, archiven o mantengan la información manualmente? Si el contexto reside en la mente de las personas, no será escalable y la IA tampoco lo será.

En segundo lugar, ¿la confianza se integra desde el diseño? Esto significa que la gobernanza, la seguridad y la responsabilidad no se añaden posteriormente, sino que son inherentes. Los líderes necesitan saber de dónde proviene la información, cómo está conectada y si se puede confiar en ella para tomar decisiones reales.

En tercer lugar, ¿puede la IA razonar sobre el significado, y no solo recuperar contenido? La diferencia entre buscar documentos y comprender las relaciones es la diferencia entre la investigación y el impacto.

Y, por último, ¿encaja de forma natural en la forma en que la gente ya trabaja? La forma más rápida de frenar el progreso es introducir sistemas que requieran un cambio de comportamiento solo para obtener valor. Los sistemas que se adaptan se ajustan a las necesidades de los equipos y eliminan automáticamente las fricciones en segundo plano.

Cuando se cumplen esos criterios, el rendimiento mejora casi como un subproducto. Cuando no se cumplen, las organizaciones acaban con más herramientas, pero sin mejores resultados.

10. De cara al futuro, ¿qué cambio de mentalidad será más importante para los líderes que quieran seguir siendo competitivos?

Los líderes que tengan éxito serán aquellos que se centren en reducir las fricciones operativas captando el contexto en todas sus organizaciones.

La velocidad, el cumplimiento normativo y la preparación para la IA se basan en ese fundamento. Cuando los sistemas reflejan cómo se desarrolla realmente el trabajo y cuando la información es fiable, todo lo demás resulta más fácil de escalar.