Quienes se encargan de redactar contratos reconocen la frustración que supone perder tiempo para obtener toda la información necesaria antes de redactar un contrato. Tanto los bufetes de abogados como los abogados internos tienen clientes que necesitan contratos: clientes del bufete o empresas que confían en el departamento jurídico de la empresa para sus necesidades de contratación.

Obtención de información de los clientes

Lo más probable es que, si se encuentra en esta situación, esté utilizando un formulario de Word que envía con la esperanza de que el cliente le facilite todo lo que necesita. No sólo hay que rellenarlo todo, sino que todo lo que el cliente haya añadido debe ser correcto. Si tienes que volver a ellos para obtener más información o corregirla, todo el mundo pierde más tiempo (y dinero) que podría haberse empleado en otro trabajo jurídico.
Es justo decir que este enfoque de la recopilación de información es ineficaz. Incluso si obtienes todo lo que necesitas del cliente cuando solicitas la información, habrá que teclear dos veces la información recibida en el contrato que estás creando.

Cómo puede ayudar M-Files Ment

Afortunadamente, la forma de recopilar información en un documento de Word está desapareciendo. Hay una forma mejor de hacerlo, que permite al cliente introducir información en un formulario electrónico que, a su vez, se añade directamente al borrador del contrato de forma automática. En otras palabras, puedes generar documentos directamente a partir de la información del cliente, pero manteniendo el control total de la versión que se envía con M-Files Ment 's client-facing Link.

Racionalizar el proceso

Cuando envíe enlaces a sus clientes, el proceso puede parecerse más a esto:

1. El abogado necesita redactar un contrato y requiere información del cliente.
2. 2. El abogado abre M-Files Ment y crea un enlace al cuestionario dirigido al cliente, que puede ser un subconjunto de todas las preguntas necesarias para crear el contrato, sólo las que el cliente necesita responder.
3. El abogado envía por correo electrónico el enlace al cliente.
4. 4. El cliente abre el enlace, rellena las preguntas en un formulario electrónico optimizado para móviles y se lo devuelve al abogado.
5. El abogado recibe la notificación de que las respuestas han sido rellenadas por el cliente y puede entonces revisar las respuestas del cliente y también añadir cualquier otra información en el cuestionario según sea necesario.
6. 6. El abogado envía el cuestionario y crea el primer borrador del contrato. Es muy sencillo.

Principales ventajas

Link ofrece las siguientes ventajas:

1. El cliente rellena electrónicamente la información solicitada directamente en el cuestionario M-Files Ment , lo que permite al abogado revisar sus respuestas y añadir lo que necesite para redactar el contrato fácilmente y sin teclear dos veces.
2. Los campos del cuestionario que se envían al cliente pueden restringirse únicamente a las entradas que se desea que rellenen y también pueden incluir orientaciones, lo que significa que se pierde menos tiempo en pedir a los clientes que modifiquen o añadan información.
3. Se reduce el tiempo de redacción del contrato: una vez que el cliente ha rellenado su cuestionario, el abogado debería tener todo lo que necesita para crear un primer borrador del contrato, lo que agiliza el proceso general.
4. Esta última ventaja no debe subestimarse. Póngase en el lugar de su cliente: ¿Van a querer descargarse un archivo adjunto, cambiarle el nombre, rellenarlo, guardarlo y enviarlo de vuelta en los tiempos que corren? Probablemente no. Enviar a los clientes un enlace que les permita rellenar fácilmente el cuestionario y enviarlo es mucho más sencillo. Les facilitará la vida y lo agradecerán.

Más información

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