Un piloto es un proyecto que permite a una organización evaluar si un programa informático se ajusta a las necesidades de la empresa adoptando la tecnología para un caso de uso concreto y midiendo su éxito. Suele ser precursor de un despliegue más amplio de la tecnología y su objetivo es evaluar un caso de uso antes de invertir tiempo y recursos en un proyecto de cambio más extenso.

Principales ventajas

Un piloto permite a la empresa comprender:
- El proceso necesario para adoptar la tecnología,
- Cómo se llevará a cabo la formación de los usuarios,
- El proceso de resolución de errores y soporte,
- Cómo se mantendrá la tecnología,
- Los problemas que puedan surgir, de modo que puedan aprovecharse las lecciones para futuros casos de uso.

ProgramMent de M-Files Ment

M-Files Ment programas piloto para aquellos clientes que desean suscribirse, pero quieren asegurarse de que el servicio cumple con sus necesidades antes de dar el paso. Es bastante habitual que nuestros clientes realicen una prueba piloto de uno o dos meses para que la empresa y sus usuarios puedan ponerse al día en poco tiempo, al tiempo que se benefician delMent y el liderazgoMent M-Files Ment para crear con éxito las primeras plantillas del cliente. Una vez finalizada la prueba piloto, el cliente debería estar en condiciones de dar el salto a una implantación más amplia.

Componentes delMent de M-Files Ment

Estas son algunas consideraciones clave en relación con el proyectoMent M-Files Ment :

Objetivo

Cada cliente tendrá una perspectiva diferente sobre lo que espera conseguir al adoptar M-Files Ment se divide, a grandes rasgos, según el tipo de organización de la que se trate (ya sea una empresa o un bufete de abogados) y según si lo utilizan para mejorar la eficiencia interna o para optimizar los procesos de atención al cliente.

En cualquier caso, colaboraremos con el cliente para comprender qué objetivos pretende alcanzar con la implantación M-Files Ment y estableceremos una serie de indicadores de éxito que le permitan evaluar fácilmente el resultado de la prueba piloto.

He aquí algunos ejemplos de proyectos piloto que hemos llevado a cabo en el pasado:
- Implementación de acuerdos laborales en un bufete de abogados para que el bufete pudiera redactarlos más rápidamente y ofrecer un mejor servicio a sus clientes;
- Implementación de Widgets (enlaces a plantillas automatizadas) para que el cliente pudiera ofrecer suscripciones a través de un muro de pago en su sitio web;
- Automatización de los acuerdos de confidencialidad y los acuerdos de confidencialidad internos para que los usuarios no jurídicos pudieran generarlos ellos mismos con un apoyo limitado del equipo jurídico.

Calendario

Es probable que esto dependa principalmente del objetivo, pero también de la capacidad y el compromiso de las personas de la organización del cliente. Nuestro objetivo es completar el proyecto piloto en un plazo de cuatro semanas, lo que permitirá automatizar casos de uso futuros y, en última instancia, obtener valor lo antes posible.

Nuestro principal objetivo es reunir a las personas que forman parte de la empresa del cliente para facilitar la adopción de M-Files Ment y permitir que los usuarios generen documentos en tiempo real en el menor tiempo posible. Huelga decir que, para que esto sea posible en tan solo cuatro semanas, será necesario que el cliente limite al máximo los retrasos a lo largo de todo el proceso —por ejemplo, al ultimar los antecedentes legales, obtener las autorizaciones necesarias, etc.—.

Entregables

Al finalizar la fase piloto, el cliente debería:
• Disponer de hasta tres plantillas automatizadas y listas para usar (lo que proporciona un retorno de la inversión inmediatamente después de la fase piloto);
• Haber proporcionado a los usuarios pertinentes acceso a las plantillas automatizadas;
• Saber cómo automatizar plantillas por sí mismos, lo que permite al cliente ampliar la automatización de documentos por su cuenta con un soporte técnico limitado;
• Estar listo para implementar M-Files Ment otros casos de uso dentro de la organización;
• Saber quéMent M-Files Ment está disponible y cómo se puede utilizar.

Equipo

La prueba piloto es un proyectoMent M-Files Ment en el que participan las principales partes interesadas del cliente. Debe incluir a todas aquellas personas a las que la implementación vaya a afectar en relación con el caso de uso que se está implementando. También puede resultar beneficioso involucrar a otras personas de la organización a las queMent M-Files Ment pueda afectar en el futuro, para que también puedan beneficiarse de la experiencia de la prueba piloto.
En cualquier proyecto piloto o implementación tecnológica, es importante que las personas involucradas se comprometan y estén preparadas para impulsar el cambio dentro de la organización. La falta de compromiso probablemente signifique que el proyecto piloto tendrá un éxito limitado en cuanto a la adopción. Sin embargo, dado queMent M-Files Ment son tan breves, de solo cuatro semanas, no prevemos que esto sea un problema.

Coste

El programa piloto tiene un coste, pero es probable que resulte más asequible que cualquier otro programa piloto de un producto similar que exista en el mercado. El coste merece la pena: generará un retorno de la inversión en el menor tiempo posible e impulsará la implantación de M-Files Ment la empresa del cliente, lo que podrá aprovecharse para otros casos de uso.

Si el objetivo del proyecto piloto es lanzar un servicio de generación de documentos por suscripción, es probable que el coste del proyecto piloto se compense con los ingresos posteriores obtenidos a través de las suscripciones.

Más información

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