Elegir el sistema de gestión documental (SGD) adecuado reduce las fricciones, mejora la colaboración y ayuda a evitar costosos errores. Esta guía explica qué hay que buscar en un SGD y cómo implantarlo sin problemas.

Elegir e implantar el DMS adecuado

Si alguna vez ha pasado veinte minutos buscando el archivo correcto o, peor aún, ha visto a dos equipos discutir sobre qué versión de un documento es la correcta, ya comprende la necesidad de una forma mejor de gestionar la información. Elegir un sistema de gestión de documentos (SGD) no es sólo cuestión de software. Se trata de arreglar procesos rotos, evitar errores costosos y ayudar a su equipo a trabajar con más confianza y menos fricciones. Antes de decidirse, merece la pena conocer las ventajas de los sistemas de gestión documental que pueden repercutir en la eficacia y el cumplimiento de su organización.

Este artículo explica cómo elegir el DMS adecuado para su organización, qué esperar durante la implantación y por qué el coste inicial a menudo palidece en comparación con el tiempo, el dinero y la cordura que puede ahorrar. También puede consultar nuestra Guía definitiva de sistemas de gestión documental para obtener respuestas a preguntas aún más avanzadas.

¿Puede un DMS mejorar la colaboración dentro de mi organización?

Sí, y para muchos equipos, lo primero que notan es una mejora de la colaboración. Un DMS bien diseñado elimina los silos, facilita el trabajo compartido y garantiza que todos trabajen a partir de la versión más actualizada de un documento.

Los permisos mantienen protegidos los contenidos confidenciales, mientras que los flujos de trabajo y las notificaciones ayudan a que las tareas avancen sin cuellos de botella. Esta claridad ayuda a reducir los errores, las repeticiones y las idas y venidas innecesarias entre departamentos.

Los sistemas como M-Files utilizan metadatos y automatización para apoyar la colaboración en tiempo real, ayudando a los equipos a mantenerse alineados sin crear trabajo administrativo adicional.

¿Un SGD es adecuado para pequeñas empresas o sólo para grandes?

Un SGD puede beneficiar a empresas de cualquier tamaño. Las pequeñas y medianas empresas suelen sufrir más por la dispersión de archivos, las aprobaciones engorrosas y las tareas manuales que les roban tiempo. Con el sistema adecuado, incluso un equipo pequeño puede organizarse con rapidez, colaborar más fácilmente y dedicar menos tiempo al papeleo.

Muchas plataformas están diseñadas para escalar. Puedes empezar con lo esencial e ir añadiendo funciones a medida que crece tu negocio.

Algunos equipos pequeños utilizan soluciones como M-Files para eliminar el caos de carpetas, simplificar las aprobaciones y reducir la dependencia del papel o de herramientas desconectadas.

¿Cómo elegir el DMS adecuado para mi organización?

Empiece por aclarar sus puntos débiles. ¿Rebusca constantemente en las carpetas? ¿Le cuesta controlar el acceso a documentos confidenciales? ¿Pierde tiempo buscando aprobaciones? Estos problemas deben guiar sus criterios.

Busque un DMS que ofrezca:

• Fácil recuperación de documentos mediante metadatos o búsqueda inteligente
• Controles de acceso seguros que reflejan su estructura organizativa
• Automatización del flujo de trabajo para que los expedientes pasen por revisiones y aprobaciones
• Integración con las herramientas que ya utiliza
• Apoyo al cumplimiento de la normativa y preparación para auditorías
• Una experiencia de usuario que su equipo adoptará realmente

Solicite demostraciones, hable con el servicio de atención al cliente y compruebe la facilidad de uso con usuarios no técnicos. El DMS adecuado debe ajustarse a sus necesidades actuales sin encajonarle después.

¿Puedo integrar un DMS con otro software como CRM o ERP?

Sí. Un buen DMS debería funcionar con los sistemas de los que ya depende su empresa. Muchos ofrecen integraciones listas para usar con CRM, ERP, contabilidad y plataformas de almacenamiento en la nube. Esto significa que los documentos pueden vincularse automáticamente a clientes, proyectos o transacciones sin necesidad de copiar y pegar o volver a cargar archivos en varios sitios.

Un DMS bien integrado reduce el doble trabajo, mejora la coherencia de los datos y mantiene a las personas en sus herramientas preferidas, al tiempo que les permite acceder a los documentos que necesitan.

A menudo se eligen plataformas como M-Files por su capacidad para integrarse limpiamente con herramientas como Microsoft Teams, Outlook y los sistemas ERP más populares.

¿Cuánto suele durar la implantación de un SGD?

Los plazos varían en función de los objetivos. Un despliegue sencillo para un equipo pequeño puede realizarse en unas pocas semanas, pero un despliegue con configuraciones complejas puede llevar varios meses.

¿Qué formación necesitan los empleados para utilizar eficazmente un SGD?

Esta es una de las principales preocupaciones de muchas empresas, sobre todo si en el pasado las implantaciones fracasaron. Lo cierto es que la adopción depende menos de la capacidad técnica y más de la claridad y la aceptación.

La mayoría de los empleados necesitan aprender a cargar, buscar, compartir y editar documentos. Los administradores y usuarios avanzados deben saber cómo gestionar permisos, diseñar flujos de trabajo y aplicar metadatos. Busca una plataforma que ofrezca un diseño intuitivo, ayuda integrada y recursos de formación flexibles.

Algunos sistemas, como M-Files, lo facilitan con tutoriales integrados, herramientas de flujo de trabajo de bajo código y rutas de formación personalizadas en función de la función del usuario.

E implique a los usuarios desde el principio. Cuanto más sienta su personal que forma parte del proceso, más probabilidades tendrá de utilizar el sistema según lo previsto.

¿Cuál es la estructura de costes de las soluciones DMS, incluidas la licencia y la suscripción?

La mayoría de las plataformas DMS utilizan precios basados en suscripciones, que suelen facturarse mensual o anualmente por usuario. Algunas ofrecen licencias perpetuas con una cuota única más mantenimiento, sobre todo para implantaciones locales.

Los planes pueden variar en función del número de usuarios, las necesidades de almacenamiento o el acceso a funciones premium. Un DMS bien elegido suele amortizarse con una mayor eficiencia y menos errores.

¿Hay costes ocultos a los que haya que prestar atención al elegir un DMS?

Por desgracia, sí. Incluso las plataformas con precios sencillos pueden tener cargos adicionales en función de su caso de uso. Los complementos más comunes incluyen:

• Servicios de implantación o consultoría
• Paquetes de formación e incorporación
• Integraciones personalizadas
• Exceso de uso o almacenamiento añadido
• Niveles de asistencia Premium

Pida siempre un desglose completo de los costes. Un buen proveedor será transparente sobre lo que está incluido y lo que puede generar gastos adicionales. Aclararlo de antemano te evitará sorpresas posteriores.

¿Cómo se migran los archivos y datos existentes a un SGD?

La migración suele ser la parte más desalentadora de la adopción de un DMS. Muchas organizaciones tienen años de archivos almacenados en correos electrónicos, escritorios, unidades compartidas o sistemas heredados.

Empieza por identificar lo que merece la pena trasladar. Limpie los archivos duplicados y obsoletos. Asigne metadatos cuando sea necesario para que los archivos se puedan buscar desde el primer día. Algunas migraciones pueden automatizarse. Otras pueden requerir una asignación práctica y comprobaciones de calidad.

Colabore estrechamente con su proveedor o responsable de TI para garantizar que la migración se realiza de forma segura y en fases que tengan sentido para su equipo.

Los proveedores como M-Files suelen ofrecer asistencia para la migración, incluidas herramientas para clasificar documentos en bloque y aplicar una estructura coherente desde el principio.

Consejos para implantar un DMS sin problemas

• Empiece poco a poco. Elija un departamento o caso de uso para empezar
• Simplifique los metadatos al principio
• Comuníquelo pronto y con frecuencia para que los usuarios comprendan el valor
• Ofrecer ejemplos reales durante la formación
• Celebrar las primeras victorias para mantener la adopción

Más que software: Una forma más inteligente de trabajar

Elegir un sistema de gestión documental es una decisión importante, pero no tiene por qué ser abrumadora. Cuando sabes qué retos estás resolviendo, el camino se aclara.

Y recuerde que, aunque el coste es un factor a tener en cuenta, el DMS adecuado no es un gasto. Es una inversión en tiempo ahorrado, flujos de trabajo racionalizados y riesgos reducidos.

Cuanto más espere, más tiempo perderá su equipo luchando contra los mismos problemas. El sistema adecuado no se limita a organizar sus documentos. Cambia el funcionamiento de su empresa.

Si te tomas en serio la forma en que tu equipo gestiona los documentos, M-Files te ofrece una solución DMS sólida. Inicie una prueba gratuita de M-Files y vea cómo transforma su trabajo.