El Consejo de Cumplimiento, Gobernanza y Supervisión estimó que muchas grandes empresas gastan más de 34 millones de dólares en almacenar y proteger datos que podrían eliminar inofensivamente. Por supuesto, este tipo de información inútil no sólo cuesta dinero conservarla. También puede ralentizar funciones empresariales críticas y exponer a las empresas a amenazas aún más costosas.

Este tipo de datos redundantes, obsoletos y triviales ya tienen incluso un acrónimo apropiado. Se llama ROT. La mayoría de las empresas pueden encontrar ROT al acecho en sus servidores compartidos, en los dispositivos de los empleados e incluso en la nube. Si pudiera ahorrar millones o incluso varios miles de dólares al año limpiando los datos, es un proyecto digno de consideración.

¿Qué es la podredumbre de datos y por qué es perjudicial?

Naturalmente, las empresas necesitan conservar algunos datos antiguos a los que no acceden muy a menudo. Puede que los necesiten para auditorías, para cumplir la normativa o por la posibilidad de que tengan valor comercial más adelante. ROT no se refiere a ese tipo de información. Es más, un buen proceso de planificación para eliminar datos inútiles también garantizará que la información valiosa permanezca protegida. Un buen plan debe incluir la priorización de varios tipos de documentos para asegurarse de que cada tipo recibe la protección que necesita. Este tipo de plan eliminará el equipaje inútil y protegerá aún mejor la información valiosa.

En general, el almacenamiento y la protección de datos inútiles no sólo cuestan dinero extra, aunque sin duda es un factor importante a tener en cuenta. Considere estas cinco formas en las que el almacenamiento de datos inútiles puede obstaculizar su organización:

• Costes adicionales de infraestructura y soporte: Obviamente, tu empresa tiene que pagar por almacenar y proteger datos que no puede utilizar, y que incluso podrían añadir riesgos adicionales.
• Retrasos en las solicitudes de información realmente valiosa que pueden ralentizar respuestas o decisiones importantes: La reducción del ROT puede recortar las bases de datos y acelerar los tiempos de procesamiento.
• Dificultad para demostrar el cumplimiento y responder a las solicitudes de descubrimiento: De nuevo, este tipo de datos sin valor dificultan la obtención de información valiosa.
• Es más probable que se infrinja o se ponga en peligro debido a una gestión deficiente: Muy a menudo, la ROT existe porque nadie se hace cargo de ella, por lo que es menos probable que se proteja. Incluso si la información no es útil para la organización, parte de ella podría beneficiar a los hackers.
• Posible aumento de la responsabilidad: Los registros pueden ser obsoletos para la organización y mantenerse más allá de las normas reglamentarias, pero seguir siendo perjudiciales en caso de demandas.

Desarrollo de un plan de eliminación de datos

Su empresa no recopiló todos estos datos erróneos en un día. Puede que incluso encuentre cierta resistencia por parte de los empleados, que no quieren dedicarle tiempo o tienen opiniones diferentes sobre el valor potencial de los datos. Como la mayoría de las empresas que merecen la pena, su eliminación puede requerir cierto esfuerzo y cooperación. Puede justificar su cuidadoso plan para eliminar los restos de datos demostrando cómo sus esfuerzos ahorrarán dinero a su empresa, reducirán las amenazas y facilitarán la protección de los documentos que sí necesita.

Superar la resistencia y obtener la cooperación

Considere incluir estas sugerencias en su plan para evitar mantener datos sin valor ahora y en el futuro:

• Piense en el tipo de información que conserva: Como sugiere la Asociación para la Gestión Inteligente de la Información (AIIM, por sus siglas en inglés), considere formas de evitar recopilar información redundante y trivial en primer lugar. Si tienes un motivo comercial para recopilar información de poco valor, quizá puedas archivarla para minimizar los gastos de almacenamiento y seguridad.
• Confíe en un repositorio central de datos: Un repositorio central reducirá drásticamente la redundancia. También evitará que cada usuario tenga que mantener su información. A su vez, eso debería reducir la posibilidad de introducir errores y obsolescencia.
• Utilice la tecnología como ayuda: Los buenos sistemas de gestión de datos pueden ayudar a eliminar la información incorrecta, redundante o antigua con sofisticadas funciones de búsqueda y funciones automatizadas. Con la tecnología adecuada, prevenir y reducir el ROT no requerirá tanta carga manual.
• Establezca y comunique las políticas adecuadas: La mayoría de las empresas no pueden controlar todas las acciones de los empleados mediante software. Los empleados tienen que entender las ventajas de reducir el ROT de datos y cómo cumplir sus esfuerzos.

Estrategias para reducir y prevenir la pérdida de datos

Como la mayoría de las fuentes de contaminación, el ROT rara vez se limpia solo. Naturalmente, el problema sólo empeorará si no toma medidas para minimizarlo ahora. Mientras tanto, sus datos erróneos, obsoletos o duplicados podrían costarle a su organización millones de dólares y dejarla vulnerable a las amenazas. Sus esfuerzos deben comenzar por obtener cooperación, priorizar la información, establecer claramente los beneficios y, por supuesto, comunicarlos.

Empiece ahora: Las ventajas de abordar la putrefacción de datos

La gestión de la pérdida de datos puede ahorrar a su organización importantes cantidades de dinero, reducir los riesgos y mejorar la eficacia general. Mediante la aplicación de una sólida estrategia de gestión de datos, puede asegurarse de que la información valiosa está protegida al tiempo que elimina la carga innecesaria de ROT.

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