Cuando se trata de la automatización de documentos sin código, siempre surge la pregunta: ¿Qué grado de acceso debe darse a los clientes en lo que respecta a los cuestionarios de plantilla, especialmente en el caso de los clientes jurídicos? Puede tratarse de clientes externos en el caso de los bufetes de abogados, aquellos que pagan al bufete por servicios jurídicos, o de clientes internos en el caso de las empresas, aquellos que solicitan servicios al departamento jurídico.
Tal vez se pregunte por qué necesitan acceder al modelo de cuestionario. Examinemos dos situaciones: la centrada en el bufete de abogados y la centrada en la empresa.

Despachos de abogados

El punto de partida de este caso de uso es que el equipo laboral del bufete de abogados tiene un cliente que incorpora regularmente a nuevas personas a su empresa, pero sólo encarga al bufete la redacción de los contratos de trabajo o de consultoría más complejos.

Los acuerdos cotidianos, menos complejos, se elaboran internamente y se considera que no merece la pena encargarlos al bufete porque sería demasiado caro. Sin embargo, el equipo interno prepara sus acuerdos manualmente (es decir, sin automatización).

Se trata de una oportunidad comercial para que el bufete establezca una relación más estrecha con el cliente. El bufete sabe que no se le va a encargar este trabajo menos complejo. Sin embargo, el bufete podría proporcionar al cliente una versión automatizada de sus acuerdos menos complejos. De este modo, podrían crear esos acuerdos menos complejos de forma más rápida y sencilla internamente y el bufete podría ofrecérselo al cliente como un servicio de suscripción.

Esta es una de las ventajas únicas de M-Files Ment sobre otras herramientas de automatización de documentos existentes. En este caso, permite al bufete automatizar un acuerdo laboral y dar acceso a sus clientes. El bufete tiene incluso la posibilidad de limitarlo en el tiempo o cortar el acceso si finaliza la suscripción. Si se utiliza una plantilla más genérica, también puede ampliarse fácilmente a varios clientes.

Ventajas para el bufete

- Flujo adicional de ingresos regulares
- Relación más estrecha con el cliente
- Posibilidad de ofrecer un mejor servicio al cliente
- Facilidad de uso si se utiliza una plantilla más genérica para cubrir a todos los abonados

Ventajas para el cliente del bufete

- La redacción interna puede completarse más rápidamente
- Satisfacción del bufete de abogados porque comprenden sus necesidades y pueden ayudarles
- El equipo jurídico interno tiene más capacidad

Caso de uso interno

Para el caso de uso interno, el punto de partida es cuando un departamento jurídico se ve inundado de solicitudes de acuerdos de confidencialidad o acuerdos de protección de datos de clientes internos, como ventas o compras. El departamento jurídico no quiere proporcionar a estos clientes internos las plantillas del acuerdo porque no confía plenamente en ellos para contratar con partes externas. Proporcionarles la plantilla les daría demasiada flexibilidad a la hora de redactar, posiblemente añadiendo obligaciones innecesarias para la empresa u omitiendo cláusulas para "salir del paso".

El escenario ideal es que el cliente interno pueda redactar los acuerdos con restricciones legales incorporadas, por ejemplo, restricciones sobre el periodo de confidencialidad. A continuación, el cliente interno puede crear un acuerdo a través de un cuestionario que siempre incorpore estas restricciones: el resultado es un borrador de acuerdo que siempre contiene la redacción aprobada.

M-Files Ment puede ofrecer esta funcionalidad de tres maneras, según el nivel de control requerido:

Más control para el cliente interno

Con M-Files Ment , es posible que los departamentos jurídicos proporcionen al usuario interno un enlace a la plantilla del cuestionario. El cliente interno puede acceder al enlace, posiblemente a través de la intranet de la empresa, y rellenar el cuestionario. Una vez enviado el cuestionario, tendrá acceso al documento generado y podrá enviarlo a la contraparte.

Menos control para el cliente interno

También es posible proporcionar el enlace al usuario de la empresa, pero cuando el cliente interno genera el acuerdo, puede devolverlo a un abogado para que lo revise o sólo producir un PDF al final para evitar la redacción a mano alzada posterior a la generación.

Sin control para el cliente interno

M-Files Ment también ofrece las plantillas automatizadas oneNDA y oneDPA, diseñadas para un acuerdo fácil y rápido, ya que utilizan una redacción estándar en el mercado que no debe modificarse. Si el cliente interno genera estos acuerdos, habrá muy poco margen para negociar o introducir cambios.

Ventajas para el equipo jurídico interno

- Control de las solicitudes de documentos jurídicos menos complejos
- Empoderar a los usuarios empresariales que pueden crear sus propios borradores
- Menor participación del equipo jurídico interno en el primer borrador. Pueden estar allí sólo para revisar, ahorrando tiempo y liberando capacidad.

Ventajas para el cliente interno

- Capacidad para crear el primer borrador de documentos jurídicos sencillos
- No se depende de los departamentos jurídicos para la primera redacción, lo que mejora la velocidad de los contratos.
- Uso de plantillas de redacción estandarizadas que permiten un acuerdo más rápido de los contratos

Más información

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