El futuro de la gestión de documentos

M-Files y Microsoft están utilizando el poder de la IA para transformar los sistemas documentales fragmentados con una solución de colaboración inteligente segura y unificada.

El actual entorno de trabajo digital hace que la gestión de documentos no sea sólo una cuestión técnica, sino un imperativo estratégico. Desde la productividad y el cumplimiento hasta el compromiso de los empleados, los sistemas que utilizamos para almacenar, compartir y proteger contenidos marcan el ritmo de la vida empresarial moderna. Sin embargo, muchas organizaciones siguen dependiendo de un mosaico de herramientas heredadas, plataformas en la nube y sistemas departamentales. ¿Cuál es el resultado? Una maraña de "caos de contenidos" en la que la información vital está dispersa, aislada y a menudo fuera de nuestro alcance.

Los sistemas desconectados -servidores de correo electrónico, unidades compartidas, plataformas de gestión de relaciones con los clientes, soluciones de planificación de recursos empresariales- rara vez hablan el mismo idioma. Los empleados pierden tiempo buscando documentos, alternando entre aplicaciones o recreando contenidos que ya existen. Esta ineficacia no sólo merma la productividad, sino que introduce riesgos de cumplimiento, especialmente en sectores regulados como la sanidad, las finanzas y la fabricación.

La confusión de versiones, la duplicación de esfuerzos y el etiquetado incoherente de metadatos erosionan la confianza en los datos de la organización. Cuando los empleados no están seguros de si un documento es preciso o está actualizado, dudan en actuar. Mientras tanto, el cambio constante entre herramientas crea una sobrecarga cognitiva que alimenta la fatiga del cambio y la resistencia a la transformación.

Microsoft SharePoint es desde hace tiempo la piedra angular de la gestión de contenidos empresariales. Ofrece almacenamiento centralizado, colaboración en tiempo real, controles de acceso granulares y colaboración sin fisuras con herramientas de Microsoft 365 como Teams y OneDrive. También permite funciones basadas en IA como Microsoft Copilot para interactuar con el contenido almacenado.

Pero SharePoint no es perfecto. El control de versiones puede volverse turbio cuando los documentos se duplican en canales de equipo y carpetas personales. Los metadatos suelen requerir una configuración manual, lo que limita la automatización. Y aunque la búsqueda empresarial es potente, no siempre es intuitiva, por lo que los usuarios suelen tener dificultades para localizar documentos a menos que conozcan el nombre o la ruta exactos.

La gobernanza es otro reto. Sin una estrategia unificada, las organizaciones se enfrentan a la proliferación de permisos, la exposición accidental de contenidos confidenciales y la dificultad para aplicar las políticas de retención. Las auditorías se vuelven complejas, por lo que aumenta el riesgo de incumplimiento.

También hay que tener en cuenta el elemento humano. Una mala experiencia de usuario en los sistemas documentales conduce a la falta de compromiso. Cuando las herramientas son toscas o incoherentes, los empleados crean sus propias soluciones: estructuras de carpetas personales, servicios en la nube no autorizados, uso compartido informal. Esta "TI en la sombra" socava la gobernanza e introduce vulnerabilidades de seguridad.

La fatiga del cambio es real. Cuando se introducen nuevas herramientas sin ventajas claras ni apoyo adecuado, los empleados se resisten. Temen perder el control sobre sus flujos de trabajo, se enfrentan a curvas de aprendizaje pronunciadas y cuestionan los motivos de la transformación. Sin una implantación meditada, incluso las tecnologías más prometedoras pueden fracasar.

Entra en M-Files, líder en gestión de documentos impulsada por IA y socio estratégico de Microsoft. Esta colaboración permite una conectividad perfecta entre M-Files y Microsoft 365 a través de SharePoint Embedded, un repositorio de contenido escalable y exclusivo de API que impulsa experiencias modernas Microsoft como Loop y Copilot Pages.

Esta alianza aborda los antiguos puntos débiles de la gestión de documentos: gobernanza fragmentada, mala calidad de los contenidos y entornos aislados. Al centralizar el contenido e integrar la inteligencia en los flujos de trabajo cotidianos, M-Files y Microsoft 365 permiten a las organizaciones automatizar el etiquetado de metadatos y la clasificación de documentos, así como mejorar su toma de decisiones con información curada por IA y reforzar el cumplimiento con una gobernanza unificada a través de Microsoft Purview. Y al aprovechar la infraestructura existente Microsoft Microsoft 365, pueden maximizar el retorno de la inversión.

M-Files ahora permite a las organizaciones almacenar contenido seleccionado directamente dentro del inquilino de Microsoft 365, eliminando la duplicación y permitiendo el acceso sin problemas a través de aplicaciones familiares como Teams, Outlooky Copilot. Esta conexión nativa admite la coautoría, la colaboración en tiempo real y los flujos de trabajo impulsados por IA, todo ello manteniendo un estricto cumplimiento a través de Microsoft Purview.

En el corazón de M-Files está Ainoun asistente de IA generativa que permite interacciones conversacionales con contenidos empresariales. Aino puede clasificar documentos, extraer metadatos, generar resúmenes y ofrecer información contextual. Combinado con Copilot, crea un potente ecosistema en el que los agentes de IA analizan documentos con pleno contexto y conformidad.

Para las organizaciones que invierten en Microsoft 365, M-Files no es solo compatible, es esencial. Aporta orden, automatización y control al contenido empresarial, al tiempo que permite una colaboración segura, escalable e inteligente. Ya se trate de la gestión de especificaciones técnicas, entregables a clientes o registros de cumplimiento, M-Files garantiza que el contenido esté organizado, sea accesible y procesable, justo donde los equipos ya trabajan.

Esta solución unificada supone una ruptura con los sistemas heredados. No se trata solo de almacenar documentos, sino de transformar la forma en que interactuamos con ellos. Con M-Files y Microsoft 365, el futuro de la gestión de documentos es inteligente, integrado y está listo para lo que viene.

Explore la asociación entreM-Files y Microsoft para ver cómo la gestión de documentos basada en IA transforma su negocio.