Los sistemas modernos de gestión de documentos hacen algo más que almacenar archivos. Organizan, protegen, controlan y mejoran cada paso del ciclo de vida de los documentos. Desde los metadatos inteligentes y el control de versiones hasta el seguimiento en tiempo real y la prevención de duplicados, un buen DMS ayuda a los equipos a trabajar de forma más eficiente y con menos errores.

En este artículo se desglosan las principales funciones de los SGD que van más allá del almacenamiento básico y se muestra cómo favorecen la productividad, la colaboración y el cumplimiento de las normativas.

¿Hay alguna diferencia entre un DMS y la gestión de contenidos empresariales?

Sí. Un DMS se centra específicamente en la gestión de documentos. Se encarga de tareas como el almacenamiento de archivos, el control de versiones, la automatización de flujos de trabajo y el etiquetado de metadatos. La gestión de contenidos empresariales, o ECM (Enterprise Content Management), es una categoría más amplia que incluye la gestión de documentos, pero también abarca aspectos como la gestión de registros, contenidos web, archivo de correo electrónico y gestión de activos digitales.

Piense en un DMS como parte fundamental de una estrategia ECM. Muchas empresas empiezan con la gestión de documentos y, con el tiempo, van ampliando sus capacidades de ECM.

Las soluciones como M-Files se utilizan a menudo como base para estrategias de ECM más amplias, ya que admiten tanto flujos de trabajo de documentos estructurados como un gobierno de la información escalable.

¿Cómo reduce un SGD el uso de papel y contribuye a los objetivos de sostenibilidad?

Un DMS reduce el uso de papel convirtiendo los documentos físicos en formatos digitales y manteniendo todo accesible en un sistema centralizado. Los equipos pueden revisar, firmar, aprobar y compartir archivos electrónicamente en lugar de imprimirlos y escanearlos.

Esto no sólo reduce los costes relacionados con la impresión, el almacenamiento y el envío, sino que también ayuda a reducir la huella medioambiental de su organización. Con el tiempo, contribuye a los objetivos de sostenibilidad al minimizar los residuos y el consumo de energía.

Sistemas como M-Files dan prioridad a las operaciones digitales con herramientas integradas de escaneado, firma electrónica y archivo apto para auditorías.

¿Puedo seguir el progreso de los documentos en tiempo real en un SGD?

Sí. La mayoría de las plataformas DMS permiten supervisar el estado y la actividad de los documentos en tiempo real. Puede ver quién ha visto, editado o aprobado un archivo y en qué fase se encuentra dentro de un flujo de trabajo.

Esta visibilidad ayuda a los equipos a hacer un seguimiento cuando es necesario, reducir los retrasos y mantener los procesos en marcha. El seguimiento en tiempo real es especialmente útil para las aprobaciones de contratos, el papeleo de incorporación, las revisiones de cumplimiento y la edición colaborativa.

M-Files proporciona cuadros de mando visuales y registros de auditoría para que la actividad de los documentos sea fácil de comprender e informar.

¿Qué papel desempeñan los flujos de trabajo basados en metadatos en un SGD?

Los flujos de trabajo basados en metadatos utilizan etiquetas y clasificaciones de documentos para guiar automáticamente los archivos a través del proceso adecuado. En lugar de que alguien asigne manualmente las tareas, el DMS utiliza metadatos para determinar qué ocurre a continuación.

Por ejemplo, un archivo marcado como contrato de venta puede enviarse al departamento jurídico para su revisión y, a continuación, al departamento financiero para su aprobación. Los metadatos también pueden controlar quién tiene acceso, cuánto tiempo se conserva un archivo o cuándo debe archivarse. Este enfoque hace que los flujos de trabajo sean más rápidos, coherentes y fáciles de auditar.

Plataformas como M-Files se basan por completo en los metadatos, lo que permite a las organizaciones automatizar flujos de trabajo complejos sin necesidad de escribir código.

¿Cómo gestiona un SGD los archivos duplicados y reduce la redundancia?

Un SGD evita los duplicados almacenando los documentos en función de los metadatos y no de los nombres de los archivos o la ubicación de las carpetas. Cuando un usuario intenta cargar un archivo que ya existe, el sistema puede marcarlo, fusionar los cambios o actualizar la versión en lugar de crear una nueva copia.

Esto reduce la confusión, evita errores y mantiene el sistema limpio y organizado. La prevención de duplicados es especialmente importante para los equipos que colaboran entre departamentos o gestionan grandes volúmenes de archivos similares.

M-Files incluye la detección de duplicados como función principal, lo que ayuda a las empresas a mantener una única fuente de verdad para cada documento.

¿Qué importancia tiene el acceso basado en funciones en la seguridad de los documentos?

El acceso basado en roles garantiza que sólo las personas adecuadas puedan ver, editar o compartir documentos específicos. El acceso se controla por función del usuario, departamento, ubicación u otros criterios definidos en el sistema.

Así se protege la información confidencial, se cumple la normativa sobre privacidad y se evitan cambios o eliminaciones accidentales. El acceso basado en funciones también facilita la gestión de la seguridad en equipos grandes sin necesidad de asignar permisos archivo por archivo.

M-Files aplica permisos basados en funciones de forma dinámica a través de metadatos, lo que simplifica la gestión de accesos y reduce el esfuerzo administrativo.

El poder de una gestión documental más inteligente

Las funciones avanzadas de DMS, como el etiquetado de metadatos, el control de versiones, el seguimiento en tiempo real y la gestión de accesos, proporcionan a las organizaciones las herramientas necesarias para trabajar de forma más rápida, inteligente y segura. Estas funciones reducen el trabajo manual, evitan errores y facilitan el cumplimiento de normativas de formas que el almacenamiento de archivos tradicional no puede.

Si quiere que su equipo dedique menos tiempo a gestionar documentos y más a hacer su trabajo, las funciones adecuadas del DMS marcan una diferencia apreciable.

Soluciones como M-Files están diseñadas para ayudar a los equipos a liberar ese potencial mediante la creación de eficiencia y control en cada paso del ciclo de vida de los documentos. Puedes obtener más información en nuestra Guía definitiva para la gestión de documentos.

La búsqueda de metadatos y el control de versiones son potentes funciones que permiten una gestión de documentos más rápida, inteligente y fiable. Pruebe una demostración de M-Files y vea cómo mejoran la eficiencia en todo su equipo.