Garantizar el cumplimiento y la gobernanza con ECM: seguridad, retención y gestión de registros

Gestionar la información ya no es sólo cuestión de eficacia. Las normativas, auditorías y leyes de privacidad exigen que las organizaciones demuestren que controlan sus contenidos. La gestión de contenidos empresariales (ECM) favorece el cumplimiento de la normativa y la gobernanza al aplicar normas coherentes sobre el almacenamiento, el acceso y la conservación de los documentos. Proporciona a las empresas tanto la seguridad necesaria para proteger los datos confidenciales como la estructura necesaria para cumplir las exigencias normativas.

¿Cómo apoya la ECM el cumplimiento de la normativa y la gestión de registros?

Los requisitos normativos exigen que las organizaciones mantengan registros precisos, completos y accesibles. Sin un sistema, los archivos se extravían o se gestionan de forma incoherente, lo que genera riesgos de cumplimiento normativo. ECM garantiza que los documentos se ajusten a las políticas y normas de conservación definidas, de modo que las organizaciones estén siempre preparadas para auditorías o revisiones legales.

Algunos ejemplos de apoyo al cumplimiento de la normativa son:

• Aplicar calendarios de conservación para garantizar que los registros se conservan durante el periodo requerido.
• Mantener registros de auditoría que rastreen todas las acciones realizadas en un archivo.
• Prevención de ediciones o supresiones no autorizadas de registros críticos
• Facilitar la recuperación de documentos durante auditorías o investigaciones
• Apoyo a los requisitos específicos del sector, como HIPAA, GDPR o SOX

¿Cómo mejora ECM la seguridad de los documentos y el control de acceso?

La información sensible requiere protección tanto frente a amenazas externas como frente al uso indebido interno. ECM aplica políticas de seguridad que restringen quién puede ver, editar o compartir contenidos. En lugar de confiar en carpetas abiertas o archivos adjuntos de correo electrónico, el acceso se basa en reglas claras que se extienden a toda la empresa.

Los elementos de seguridad suelen incluir:

• Permisos basados en funciones hasta el nivel de documento
• Cifrado de archivos en reposo y en tránsito
• Autenticación multifactor y controles de inicio de sesión seguros
• Registro detallado de quién ha accedido a los contenidos o los ha modificado
• Control centralizado para garantizar una aplicación coherente en todos los departamentos

¿Cómo gestiona ECM la retención de datos y la gestión del ciclo de vida de los contenidos?

Todos los documentos tienen un ciclo de vida, desde su creación y uso activo hasta su eventual archivo o eliminación. La gestión manual de este ciclo es propensa a errores e incoherente. ECM automatiza la retención y la gestión del ciclo de vida, de modo que el contenido se gestiona correctamente sin esfuerzo adicional por parte de los empleados.

La gestión del ciclo de vida suele implicar:

• Definición de normas de conservación por tipo de documento o necesidad empresarial
• Traslado de expedientes inactivos a archivos seguros
• Proteger los registros de larga duración contra el borrado accidental
• Automatización de la eliminación segura una vez cumplidos los requisitos de conservación
• Garantizar un borrado defendible para reducir los costes de almacenamiento y la exposición al riesgo

¿Qué es la gestión de documentos en el contexto de ECM?

La gestión de registros garantiza la conservación de los archivos importantes como prueba oficial de la actividad empresarial. ECM incorpora la gestión de registros clasificando los documentos, bloqueándolos contra cambios no autorizados y aplicando calendarios de conservación que se ajusten a los requisitos empresariales y legales.

Esto ayuda a las organizaciones:

• Demostrar el cumplimiento en auditorías y procedimientos judiciales
• Garantizar la conservación y accesibilidad de los datos históricos
• Reducir el riesgo de basarse en registros obsoletos o incompletos
• Evitar multas o sanciones por llevar registros deficientes
• Mantener la confianza de clientes, socios y reguladores

¿Cómo ayuda ECM al gobierno de la información?

La gobernanza de la información es el marco de políticas y prácticas para gestionar la información en toda la empresa. ECM proporciona las herramientas para aplicar esas políticas de forma coherente. Garantiza que los datos estén seguros, sean fiables y se ajusten tanto a los objetivos operativos como a las obligaciones legales.

El apoyo clave a la gobernanza incluye:

• Centralizar todos los contenidos en un único conjunto de normas
• Aplicación automática de políticas de permisos, retención y seguridad
• Proporcionar visibilidad sobre quién ha accedido a la información o la ha modificado
• Adaptación del tratamiento de la información a las normas corporativas y reglamentarias
• Reducción del riesgo de violación de datos o de prácticas incoherentes

El siguiente paso hacia una gestión de contenidos segura y conforme a las normas

La gestión de contenidos empresariales refuerza el cumplimiento de las normas y la gobernanza al aplicar el control en cada etapa del ciclo de vida de los contenidos. Protege la información confidencial, aplica normas de retención y mantiene registros fiables. Para las organizaciones que se enfrentan a exigencias normativas, ECM reduce el riesgo, mejora la preparación para auditorías y garantiza que la información se maneje siempre de forma adecuada.

Si desea una visión completa de cómo ECM sustenta una gestión de la información segura y conforme a la normativa, consulte nuestra Gestión de contenidos empresariales: La guía completa.