Un sistema de gestión de documentos (SGD) mejora la seguridad y favorece el cumplimiento de la normativa mediante el seguimiento del acceso a los documentos, el control de las ediciones y la reducción de riesgos.

Seguridad, conformidad y normativa en la gestión de documentos

Un sistema de gestión de documentos (SGD) ayuda a proteger la información confidencial y cumple la normativa del sector. Mantiene los datos seguros, controla el acceso y conserva una pista de auditoría clara.

En este artículo se explican las principales funciones que contribuyen al cumplimiento de la normativa, como el control de acceso, el historial de versiones y la alineación normativa.

¿Qué características de seguridad debe incluir un SGD?

Un DMS sólido incluye funciones que protegen los documentos de accesos no autorizados o manipulaciones. Busque sistemas con lo siguiente:

• Control de acceso basado en funciones
• Cifrado durante el almacenamiento y la transferencia
• Registros de actividad
• Autenticación de usuarios y permisos
• Opciones de alojamiento seguro en la nube o in situ

Estas funciones ayudan a reducir el riesgo de filtración de datos, uso indebido interno y pérdida accidental.

¿Cómo contribuye el control de accesos al cumplimiento de la normativa?

El control de acceso te permite elegir quién puede ver o editar cada documento. Los permisos se establecen en función de las funciones, los departamentos o los proyectos. Así te aseguras de que sólo las personas adecuadas puedan abrir archivos confidenciales.

Por ejemplo, solo el equipo de RRHH puede ver los registros de los empleados, y solo el departamento financiero puede ver los informes financieros. Esto mantiene sus datos seguros y ayuda a cumplir requisitos de privacidad como GDPR o HIPAA. Como parte de una estrategia más amplia (consulta nuestra Guía de sistemas de gestión documental), el aprovechamiento de las funciones de DMS adecuadas puede mantener a tu empresa en línea con la normativa.

¿Qué es una pista de auditoría y por qué es importante?

Una pista de auditoría es un registro de todo lo que ocurre con un documento. Muestra quién lo ha mirado, modificado, compartido o aprobado. El sistema guarda automáticamente la hora y el nombre de la persona que realizó cada acción.

Los registros de auditoría ayudan a demostrar que la organización sigue las normas y hace las cosas correctamente. También responsabilizan a las personas de sus actos y contribuyen al control de calidad.

¿Puede un SGD ayudar con las normativas específicas del sector?

Sí. Muchas plataformas DMS están diseñadas para soportar normas en sectores como la sanidad, las finanzas, la construcción y los servicios jurídicos. Estos sistemas suelen incluir plantillas o configuraciones alineadas con normas específicas.

Algunos ejemplos son:

• HIPAA para la asistencia sanitaria
• Normas FINRA y SEC para las finanzas
• Certificaciones ISO para la fabricación
• GDPR para la protección de datos en Europa

El uso de un SGD ayuda a reducir las posibilidades de incumplimiento y las sanciones correspondientes.

¿Cómo reduce el control de versiones el riesgo de incumplimiento?

El control de versiones registra todos los cambios realizados en un documento. Muestra quién hizo el cambio, cuándo se produjo y qué se actualizó. Puedes consultar versiones anteriores o volver a una si es necesario.

De este modo se evitan los errores derivados de ediciones perdidas, se garantiza que todo el mundo utiliza la versión más reciente y se facilita la realización de auditorías. En los sectores regulados, la ley exige mantener un historial completo de los documentos.

¿Puede un SGD proteger los documentos durante el trabajo a distancia?

Sí. Muchos sistemas de gestión documental permiten acceder a los archivos de forma segura desde cualquier lugar. Los archivos se guardan en una plataforma principal y están protegidos por conexiones seguras. Incluso cuando no estás en la oficina, el sistema sigue controlando quién puede ver o modificar los archivos.

Esto ayuda a su equipo a seguir las normas sin renunciar a la flexibilidad. Las personas pueden trabajar con seguridad y hacer las cosas bien desde casa, sobre el terreno o en oficinas de todo el mundo.

Del riesgo a la preparación: Reflexiones finales sobre la seguridad de los sistemas de gestión documental

La seguridad y el cumplimiento son muy importantes en los sistemas documentales actuales. Un DMS sólido mantiene a salvo la información privada, controla quién puede ver o editar los archivos y registra los cambios. Estas funciones ayudan a su empresa a cumplir la normativa y a reducir el riesgo operativo.

Para ver cómo funciona esto en la práctica, explore las funciones de seguridad y cumplimiento deM-Files.