Un sistema de gestión de documentos puede aportar un valor empresarial cuantificable, pero sólo si se implanta y utiliza con eficacia. Desde la mejora de la eficiencia operativa hasta la reducción de errores y el aumento del cumplimiento normativo, un SGD genera un ahorro de costes que va mucho más allá de la configuración inicial.

Este artículo explica cómo evaluar el retorno de la inversión en DMS y describe las mejores prácticas para maximizar los beneficios a largo plazo. Si quieres saber cómo ayudan los sistemas de gestión documental a las organizaciones, consulta nuestra guía sobre DMS.

¿Cómo gestiona un SGD las políticas de conservación de documentos?

Un DMS gestiona las políticas de retención aplicando reglas para controlar cuánto tiempo se conservan los documentos y cuándo se archivan o eliminan. Estas políticas pueden establecerse en función del tipo de documento, proyecto, departamento o requisitos de cumplimiento.

Por ejemplo, los registros de RRHH pueden conservarse siete años, mientras que los contratos con clientes pueden archivarse tras dos años de inactividad. El sistema hace un seguimiento automático de estos plazos y aplica la acción correcta sin necesidad de intervención manual.

Esto garantiza el cumplimiento de los requisitos legales, reduce el desorden y disminuye los costes de almacenamiento.

Soluciones como M-Files permiten a los administradores configurar las políticas de retención mediante metadatos, lo que facilita la automatización de la aplicación de políticas en todos los departamentos.

¿Cómo evalúo el ROI de la implantación de un DMS?

Para evaluar el retorno de la inversión en DMS, mida el ahorro de tiempo y costes obtenido gracias a una mejor gestión de los documentos. Los indicadores clave del retorno de la inversión incluyen:

• Menos horas de búsqueda de archivos
• Ciclos de aprobación y revisión más rápidos
• Reducción de los costes de impresión, envío y almacenamiento
• Menos errores de cumplimiento o sanciones
• Menor carga de trabajo de TI y asistencia
• Mayor productividad en todos los equipos

También puede tener en cuenta la reducción de riesgos, como la prevención de documentos perdidos o auditorías fallidas. Compare estas ventajas con los costes de licencia, formación e implantación del sistema para calcular el tiempo de amortización.

La mayoría de las empresas obtienen un fuerte retorno de la inversión en uno o dos años.

Los proveedores como M-Files suelen ofrecer calculadoras de ROI o estudios de casos para ayudar a los equipos a evaluar su rendimiento.

¿Puede un SGD automatizar las tareas repetitivas y minimizar los errores manuales?

Sí. Un SGD automatiza muchas tareas que llevan mucho tiempo, como el envío de documentos para su aprobación, la aplicación de metadatos, la gestión del historial de versiones y el seguimiento del estado de los documentos.

La automatización reduce el riesgo de errores como el incumplimiento de plazos, las versiones obsoletas o los archivos duplicados. También ayuda a garantizar la coherencia en la forma de almacenar, nombrar y clasificar los documentos.

Por ejemplo, una orden de compra puede activar automáticamente un flujo de trabajo de revisión, asignar permisos y archivarse tras su aprobación, todo ello sin pasos manuales.

M-Files permite este tipo de automatización mediante reglas basadas en metadatos que se adaptan a sus procesos sin codificación personalizada.

¿Qué buenas prácticas debemos seguir para maximizar los beneficios del DMS?

Para sacar el máximo partido de su DMS, siga estas prácticas recomendadas:

• Empezar con objetivos claros e identificar los puntos débiles antes de la implantación
• Implicar a los usuarios desde el principio para garantizar su aceptación y una adopción más fluida.
• Metadatos sencillos y coherentes
• Personalice los flujos de trabajo para reflejar los procesos reales
• Formar a fondo al personal y reforzar su uso con ejemplos reales
• Controla el uso y ajusta la configuración a medida que evolucionan tus necesidades
• Utilizar herramientas de elaboración de informes para detectar y solucionar los cuellos de botella

Trate su DMS como un sistema vivo que evoluciona con su empresa. Las revisiones periódicas, los comentarios de los usuarios y las actualizaciones de los proveedores ayudan a mantenerlo eficaz y alineado con sus objetivos.

Soluciones como M-Files ofrecen asistencia continua, configuración flexible y análisis de uso para ayudar a las empresas a adaptarse a medida que crecen.

La rentabilidad de una gestión documental más inteligente

Un DMS bien implantado ofrece un retorno real de la inversión gracias a un trabajo más rápido, menos errores y costes más bajos. Cuando se combina con una planificación inteligente y prácticas coherentes, se convierte en un activo a largo plazo que mejora la forma en que su organización gestiona la información.

El sistema adecuado hace algo más que almacenar documentos. Ayuda a su personal a trabajar mejor cada día.

M-Files está diseñado para apoyar esa misión transformando la gestión de documentos mediante una automatización inteligente y un diseño sencillo y escalable. Pruebe M-Files gratis y compruebe cómo un trabajo más rápido e inteligente conduce a un mejor ROI.