Adoptar un sistema de gestión de documentos puede suponer importantes mejoras en productividad, seguridad y colaboración, pero no está exento de dificultades. Desde los problemas técnicos hasta la resistencia de los usuarios, las organizaciones deben planificar con cuidado y contar con un sólido apoyo de los proveedores para sacar el máximo partido a su inversión.

Este artículo aborda los retos más comunes de los DMS, cómo gestionar las actualizaciones, qué opciones de soporte están disponibles y cómo un DMS puede ayudar a simplificar procesos como la gestión de facturas.

¿Cuáles son los retos habituales a la hora de implantar un SGD?

Los retos más habituales a la hora de implantar un SGD son la adopción por parte de los usuarios, una planificación deficiente y subestimar la complejidad de la migración:

• Los usuarios pueden resistirse al cambio si el sistema les resulta desconocido o añade pasos adicionales.
• Migrar documentos desde carpetas o sistemas en papel puede llevar tiempo y planificación.
• Los metadatos o flujos de trabajo incoherentes pueden generar confusión y desorganización.
• La integración con otros sistemas empresariales puede requerir recursos técnicos

La mejor manera de superar estos problemas es mediante una comunicación temprana, pruebas piloto y una sólida formación. Empiece poco a poco, fije objetivos claros y mida las primeras victorias para coger impulso.

Algunos proveedores, como M-Files, ofrecen servicios guiados de implantación e incorporación para ayudar a los equipos a superar las primeras fricciones. La planificación adecuada es clave (nuestra Guía definitiva de DMS destaca qué esperar y cómo prepararse).

¿La suscripción a un DMS suele incluir asistencia técnica?

Sí. La mayoría de los proveedores de DMS incluyen algún nivel de soporte técnico como parte de sus planes de suscripción. Normalmente cubre:

• Acceso a un portal de asistencia o a un servicio de ayuda
• Chat en directo o asistencia por correo electrónico
• Resolución de problemas relacionados con el rendimiento, el acceso o la configuración del sistema
• Ayuda para actualizaciones y corrección de errores

Algunos proveedores ofrecen paquetes de asistencia premium con tiempos de respuesta más rápidos, gestores de cuenta dedicados o servicios de formación. Es importante saber qué incluye su plan y si puede necesitar asistencia adicional durante el despliegue o la ampliación.

M-Files ofrece niveles de asistencia escalables, lo que permite a las organizaciones adaptar los niveles de servicio a las capacidades internas y a la complejidad del proyecto.

¿Con qué frecuencia debo actualizar el software o las funciones de mi DMS?

Las plataformas DMS deben actualizarse periódicamente para mantenerse seguras y al día de las nuevas funcionalidades. Los sistemas basados en la nube suelen ser actualizados automáticamente por el proveedor sin apenas interrupciones.

Si utiliza un sistema local, es posible que su equipo informático interno deba programar e instalar las actualizaciones. En ambos casos, mantener el sistema actualizado garantiza una mayor seguridad, rendimiento y cumplimiento de la normativa en constante evolución.

También permite a su equipo acceder a nuevas funciones y mejoras que facilitan y potencian el uso del sistema.

Los proveedores como M-Files lanzan mejoras y correcciones periódicas, que pueden aplicarse sin interrumpir las operaciones de la empresa.

¿Cómo puede un DMS agilizar la tramitación y aprobación de facturas?

Un DMS mejora el procesamiento de facturas automatizando todo el flujo de trabajo, desde la recepción hasta el pago. En lugar de enrutar manualmente las facturas para su revisión, el sistema puede:

• Capturar automáticamente los datos de las facturas
• Cotejar facturas con pedidos o contratos
• Diríjalos al aprobador correcto
• Enviar notificaciones y recordatorios
• Seguimiento del estado de aprobación y del plazo de ejecución
• Almacenar las facturas finalizadas con los metadatos adecuados

Esto reduce los errores, acorta el tiempo de procesamiento, mejora la visibilidad y ayuda a garantizar que los documentos financieros estén listos para las auditorías. Para los equipos de cuentas a pagar, esto puede significar menos retrasos, menos pagos atrasados y mejores relaciones con los proveedores.

M-Files respalda estos procesos con automatización basada en metadatos y flujos de trabajo personalizables que se adaptan a sus vías de aprobación internas.

Conclusiones: El camino hacia el éxito del DMS

Ningún sistema es perfecto, e incluso las mejores plataformas de SGD conllevan una curva de aprendizaje. Pero con una planificación adecuada, expectativas realistas y el apoyo adecuado, la mayoría de las organizaciones pueden superar los primeros retos y obtener rápidamente beneficios duraderos.

Desde un procesamiento más rápido de las facturas hasta un acceso más fiable a los documentos y un cumplimiento más sencillo, las ventajas a largo plazo de un DMS bien respaldado superan con creces los obstáculos a corto plazo.

Soluciones como M-Files combinan un sólido soporte de producto con una automatización flexible, facilitando a los equipos el éxito desde el primer día. M-Files ofrece una prueba gratuita para que pueda ver cómo ayuda a beneficiar a su organización.