Una de las primeras decisiones a la hora de implantar un sistema de gestión documental (SGD) es elegir entre la nube y la instalación local. Esta guía explica los pros y los contras de cada modelo y responde a preguntas habituales sobre seguridad, escalabilidad y copias de seguridad.

Implantación de DMS en las instalaciones o en la nube

Una de las primeras decisiones que hay que tomar a la hora de elegir un sistema de gestión de documentos es cómo quiere que se despliegue. ¿Debe su organización gestionarlo en servidores internos o utilizar una plataforma basada en la nube mantenida por el proveedor? Ambos modelos tienen su lugar, y cada uno ofrece ventajas distintas en función de sus prioridades.

En este artículo se explican las diferencias entre la implantación de DMS en la nube y en las instalaciones, con respuestas a preguntas habituales sobre seguridad, copias de seguridad y escalabilidad a largo plazo.

¿Cuál es la diferencia entre un DMS en la nube y uno local?

La diferencia entre un DMS en la nube y uno local radica en el alojamiento y la gestión. Los sistemas locales se instalan en servidores propios y su mantenimiento corre a cargo del departamento de TI interno. Los sistemas en la nube los aloja el proveedor y se accede a ellos a través de internet.

Las plataformas en la nube ofrecen una implantación más sencilla, un menor mantenimiento y un mejor soporte para los equipos remotos. Los modelos locales ofrecen más control, pero requieren más recursos internos.

M-Files está disponible en ambos modelos de implantación, lo que permite a las organizaciones elegir la opción que mejor se adapte a sus necesidades de seguridad, conformidad e infraestructura.

¿Son seguras las soluciones DMS basadas en la nube?

Sí, las plataformas DMS basadas en la nube son seguras cuando se gestionan adecuadamente. Suelen incluir cifrado de nivel empresarial, protocolos de transmisión seguros, autenticación multifactor y supervisión continua.

Los mejores proveedores también mantienen una infraestructura global con redundancia incorporada y poseen certificaciones como SOC 2 o ISO 27001. En muchos casos, los estándares de seguridad de un proveedor en la nube superan lo que la mayoría de las empresas pueden mantener internamente.

Las soluciones cloud-first como M-Files aplican estas protecciones por defecto, proporcionando a las organizaciones un entorno seguro sin necesidad de infraestructura personalizada.

¿Cómo aborda un SGD las copias de seguridad y la recuperación de datos en caso de catástrofe?

Un DMS basado en la nube suele incluir recuperación de desastres integrada y copias de seguridad automatizadas. Los archivos se almacenan en varios centros de datos seguros, por lo que la recuperación es rápida y fiable si se producen interrupciones.

Con los sistemas locales, las copias de seguridad y la recuperación se gestionan internamente. Debes crear y gestionar tus propias políticas, almacenamiento y protocolos de prueba para garantizar la continuidad de la empresa.

Soluciones como M-Files Cloud incluyen redundancia y recuperación ante desastres como parte de la plataforma, lo que alivia la carga de los equipos informáticos internos.

¿Cómo ayuda la escalabilidad del DMS en la nube a una empresa en crecimiento?

Las plataformas DMS basadas en la nube se adaptan fácilmente al crecimiento de su empresa. Puede añadir rápidamente usuarios, ampliar el almacenamiento o activar funciones sin cambios en la infraestructura.

Esta flexibilidad favorece a los equipos que se mueven con rapidez y el trabajo a distancia, una de las muchas ventajas de un sistema de gestión documental. Los sistemas locales requieren actualizaciones físicas y cambios de licencia, lo que añade tiempo y costes.

Para las organizaciones que buscan crecer sin una reconfiguración constante, plataformas como M-Files ofrecen una rápida escalabilidad y un rendimiento predecible.

Elección de la implantación correcta del DMS

Las soluciones de DMS en la nube y locales ofrecen valor, pero sus diferencias son importantes. Los sistemas locales le ofrecen un control total y una gran personalización. Las plataformas en la nube reducen la carga informática, se implantan más rápido y se adaptan a su negocio.

Para muchas organizaciones, especialmente las que dan prioridad a la velocidad, la flexibilidad y la simplicidad, un DMS basado en la nube ofrece un camino seguro y práctico.

Si no está seguro de cuál es el enfoque que mejor se adapta a las necesidades de su organización, nuestra Guía definitiva de sistemas de gestión documental analiza la diferencia entre la nube y las instalaciones locales en el contexto de otras decisiones de DMS.

M-Files admite ambas opciones de despliegue, lo que facilita la adaptación de su estrategia de gestión de documentos a sus objetivos empresariales. Inicie una prueba gratuita de M-Files y compruebe cómo se adapta a sus necesidades.