Durante cualquier proceso de adquisición, determinar el rendimiento de la inversión suele ser la pregunta más importante. Al fin y al cabo, cualquier empresa querrá saber que el dinero que gasta en software tiene un beneficio claro y que el dinero merece la pena.

Entonces, cuando se trata de software de automatización de documentos, ¿dónde está el aumento del ROI? La respuesta se reduce a tres conceptos simples pero universales: ahorro de tiempo, ahorro de dinero y ahorro de reputación. Profundicemos...

Ahorro de tiempo

Para los bufetes de abogados, los asesores internos y otros profesionales, el ahorro de tiempo -las horas de tedioso trabajo manual que su personal podría emplear en algo más productivo- es uno de los principales "argumentos de venta" de cualquier software de automatización de documentos.

Tal vez sea posible evaluar el tiempo que se tarda actualmente en crear documentos a partir del registro horario de los abogados correspondientes, aunque por experiencia la gente tiende a fusionar distintas tareas en una sola narración y, por tanto, podría ser difícil conseguir una precisión del 100%.

Si no puede conseguir los datos, la opción de reserva es preguntar a los abogados pertinentes cuánto tiempo estiman que se tarda en crear el documento.

Si se utiliza este último enfoque, habrá todo tipo de variables que influyan en sus respuestas. Por ejemplo, alguien que reutilice la misma plantilla de su disco duro y se limite a ajustar algunas de las partes cada vez es probable que diga que tarda menos en redactar. Sin embargo, esa estimación no tiene en cuenta el tiempo que se tarda en corregir los errores detectados en la fase de aprobación o el tiempo que se tarda en tramitar futuras reclamaciones cuando la plantilla utilizada incluye, por ejemplo, los datos del cliente anterior. Probablemente sea prudente hacer una media de lo que tarda actualmente el equipo en su conjunto.

En relación con el tiempo que se tarda en implantar un software de automatización de documentos, puede que merezca la pena realizar una prueba piloto con el proveedor antes de firmar el contrato. Esto le dará una idea de las capacidades de la herramienta en un caso de uso de la vida real y puede proporcionar la información necesaria para determinar cuánto tiempo tomará después de su implementación (incluso si es sólo uno o un par de documentos).

Comprender el tiempo que se tarda antes y después de la implantación en un periodo determinado dará una idea del ahorro que se puede conseguir al mes o al año. Esta información podría permitir tomar decisiones estratégicas sobre la dotación de recursos, pero hay que tener en cuenta que los resultados pasados no siempre equivalen a resultados futuros.

Para los equipos internos que puedan estar al límite de su capacidad, la implantación de una solución de automatización de documentos que permita a otras personas de la empresa crear los primeros borradores de los documentos jurídicos es una excelente forma de aumentar la capacidad del equipo. Permitir a otras personas de la empresa generar fácilmente documentos en papel de la empresa también agiliza y facilita las revisiones para el equipo jurídico, en lugar de tener que revisar una variedad de acuerdos diferentes de terceros.

Ahorrar dinero

Calcular cuánto dinero puede ahorrar a un bufete la automatización de documentos puede ser un reto, pero es factible. Por lo general, los bufetes de abogados evalúan los siguientes aspectos antes de implantar la automatización de documentos:

- Saber qué documentos redactan actualmente
- Cuánto tardan en redactarlos
- Con qué frecuencia se redactan los documentos
- Quién los redacta y aprueba

El registro de esta información, aunque se trate de una estimación precisa, proporciona a los bufetes un punto de referencia para medir el aumento de la eficiencia tras la implantación. Recomendamos que los bufetes elijan uno de los mejores candidatos para la automatización de documentos y lo sometan a uno de nuestros programas piloto para evaluar científicamente el aumento de eficiencia. Esto proporcionará una base sólida para el despliegue de más documentos y dará energía a los equipos que deseen transformar digitalmente su forma de redactar.

Existen varias formas de calcular el ahorro de costes, que dependen en gran medida de cómo cobre el bufete el trabajo, ya sea por horas facturables o por honorarios fijos. La automatización de documentos beneficia naturalmente a los proyectos de honorarios fijos para aumentar los márgenes, y su implantación ahorrará dinero por cada documento producido. Aunque no es tan obvio, la automatización de documentos también beneficia a los trabajos de horas facturables, especialmente si minimiza la cantidad de cancelaciones.

El ahorro de tiempo libera a los abogados para llevar a cabo otros trabajos facturables y, por tanto, ser más rentables individualmente. A esto hay que añadir el ahorro de costes derivado de posibles quejas o reclamaciones por errores de redacción, como utilizar los datos de un cliente anterior en un contrato o no utilizar la redacción estándar del mercado o la más reciente. Copiar y pegar texto tiene sus riesgos.

El propósito de la automatización de documentos es crear eficiencias en la redacción de documentos. Sin embargo, el subproducto de esto es que es posible desplazar la primera generación de borradores de acuerdos hacia abajo en antigüedad.

El personal más veterano habría participado en la creación de la plantilla del documento en primer lugar, entendería cómo funciona condicionalmente y comprendería qué entradas de datos son necesarias y cuándo. Este conocimiento se utiliza entonces en la automatización de la plantilla, lo que permite a los miembros más jóvenes del equipo redactar acuerdos rápidamente basándose en las restricciones establecidas en el documento automatizado utilizado, las entradas añadidas o las cláusulas condicionales añadidas.

Esto permite a los miembros más jóvenes del equipo crear borradores de documentos con rapidez, reduce el coste de cada documento producido y, potencialmente, significa que se reducen las aprobaciones de los abogados senior, ya que se utilizan plantillas estándar del equipo.

Preservación de la reputación

Un beneficio intangible de la automatización de documentos, y especialmente de las herramientas de automatización de documentos orientadas al cliente como M-Files Ment , es la mejora de la reputación. ¿Cómo?

La coherencia es importante. Los grandes clientes de los bufetes de abogados probablemente darán instrucciones a varios equipos de un mismo bufete: los documentos que reciban deben ser coherentes en todas las áreas de práctica para mantener las expectativas de producción.

Los documentos generados a partir de plantillas debidamente actualizadas siempre contendrán los términos más recientes del mercado.
La recopilación de datos de cara al cliente puede facilitar mucho el proceso para que el cliente facilite información al abogado antes de crear el borrador del acuerdo.

Los clientes internos, en el caso de los abogados internos, y los clientes externos, en el caso de los bufetes de abogados, pueden ver que la tecnología se está desplegando para ofrecer un servicio mejor y más rápido.

M-Files Ment dota a las organizaciones de herramientas de autoservicio únicas en su clase que permiten a los trabajadores del conocimiento publicar contenidos automatizados en cualquier lugar y generar documentos directamente a partir de entradas de terceros de forma segura y conforme a la normativa.

Para descubrir cómo implantar un software de automatización de documentos 100% sin código, visite la página del productoM-Files Ment .