Los metadatos, por definición, dicen más sobre otros datos. Proporcionan "claves" comunes para encontrar información basándose en lo que es, más que en dónde se encuentra.

Con los metadatos, la información puede categorizarse de forma común y eficiente, para que todo el mundo tenga acceso a ella. Los metadatos, aunque ya aportan muchas ventajas a la organización, no son más que un paso en el camino hacia la mejora de la rentabilidad.

Para gestionar eficazmente todos los datos de la organización, necesita un método para encontrar, identificar, gestionar y procesar la información independientemente de su ubicación. Necesita conectores para acceder a los datos de otros repositorios y herramientas inteligentes para encontrar y gestionar la información que necesita.

Webopedia explica la gestión inteligente de la información como un conjunto de procesos y soluciones tecnológicas subyacentes que permiten a las organizaciones comprender, organizar y gestionar todo tipo de datos.

La gestión inteligente de la información surge de un enfoque de la gestión de documentos basado en metadatos, combinado con la capacidad de gestionar la información entre sistemas y repositorios sin necesidad de migración. Además, la IA forma parte del paquete para ayudar a automatizar los procesos relacionados.

La gestión de la información es clave para lograr tanto una mayor rentabilidad como el cumplimiento de las leyes y normativas. La gestión inteligente de la información aporta transparencia a los flujos de trabajo y le ayuda a adherirse a los requisitos de cumplimiento con mayor facilidad.