Box est également un élément important de plusieurs autres systèmes organisationnels, notamment le système de suivi des subventions de l'IRC, appelé Opportunity Tracking and Implementation System (OTIS). Avec jusqu'à 700 demandes de subvention traitées en même temps, le suivi peut être accablant. Le fait que toutes les informations relatives aux subventions soient organisées en un seul endroit permet aux employés d'y accéder et de les partager facilement.

Une autre fonction assurée par Box est le soutien à la formation et à la gestion du changement. Au fur et à mesure que l'IRC a ajouté des plateformes telles que Salesforce et Office 365, les utilisateurs ont eu besoin de gagner en confiance et en expertise afin d'assurer leur adoption. Par conséquent, une variété de vidéos et d'articles ont été publiés pour aider dans ce processus, et parfois une formation individuelle à distance a été offerte pour promouvoir les technologies avec ceux qui ont des rôles de leadership. M. Fackler attribue à Box le mérite d'avoir permis aux gens de communiquer de manière beaucoup plus sûre et efficace, ce qui est maintenant devenu un "mode de vie" pour eux.

L'étiquetage des métadonnées l'emporte sur les dossiers

Même si les systèmes ECM sont désormais courants, beaucoup de gens continuent de s'appuyer sur des systèmes de classement personnels, basés sur des dossiers. Cela complique la collaboration, car ce type d'informations n'est pas accessible aux autres. M-Files fondé sur le principe que les documents ne doivent pas être gérés à l'aide de systèmes de dossiers, mais en les associant à des métadonnées riches, puis en présentant des vues pertinentes des informations en fonction du rôle de l'utilisateur. « Les dossiers peuvent rapidement devenir difficiles à gérer, en particulier dans les grandes organisations », a déclaré Ville Somppi, vice-président des solutions sectorielles chez M-Files. « Lorsque des métadonnées détaillées sont appliquées aux documents, les utilisateurs constatent qu’ils peuvent accéder facilement à ceux dont ils ont besoin, et ils acceptent plus volontiers d’utiliser un système d’entreprise centralisé. »

De plus, lorsque les documents sont décrits et identifiés avec précision grâce à des métadonnées, il devient possible d’appliquer des règles métier qui acheminent le document à travers des workflows. Par exemple, un commercial souhaitant soumettre une proposition peut créer le document à partir d’un modèle et le transmettre au réviseur suivant. « Le système peut appliquer des règles », explique M. Somppi, « et ce faisant, créer une collaboration structurée. » Dans le cas d’un contrat, par exemple, des validations à plusieurs niveaux peuvent être nécessaires. «M-Files chaque fichier et ce qu’il doit subir », ajoute-t-il, « il enverrait donc le document pour qu’il suive la séquence de signatures appropriée. »

Les métadonnées garantissent une sécurité renforcée grâce à leur connaissance du contenu des documents et du rôle de chaque utilisateur. « Au sein du service des ressources humaines, seul un nombre restreint de personnes peut avoir accès aux candidatures lors d’un processus de présélection », a fait remarquer M. Somppi. « À l’étape suivante, plusieurs responsables du recrutement peuvent être en mesure de consulter les informations du candidat. La possibilité de consulter la candidature est déterminée par les règles métier applicables à cette étape. » Dans les secteurs réglementés, le suivi des informations peut revêtir une importance capitale. «M-Files qui consulte un document, qui le modifie et quel est le résultat final », explique M. Somppi. « Une piste d’audit automatique est créée, ce qui permet à l’organisation de retracer et de valider le parcours du document tout au long du workflow. »

Certains clients hésitent à déployer un système ECM, craignant que la migration de toutes leurs données vers un système d'entreprise ne constitue un obstacle insurmontable ou ne nuise à leur productivité. « Nous avons mis en place des stratégies pour atténuer ces difficultés », a commenté M. Somppi. « D'une part, les utilisateurs peuvent continuer à utiliser SharePoint ou tout autre produit déjà déployé », a-t-il déclaré. «M-Files lire les données de SharePoint pendant que les utilisateurs s'habituent à M-Files . C'est ce que nous appelons une migration en douceur. »

La collaboration avec les partenaires et les clients prend de plus en plus d’importance. « Les frontières entre les organisations s’estompent », a fait remarquer M. Somppi. «Il peut arriver que des cabinets de conseil externes participent activement à un projet, ou que des fournisseurs aient besoin de connaître l’état d’avancement d’une tâche. » L’acquisition de Hubshare M-Files Hubshare la création de portails accessibles aux utilisateurs externes mais qui, combinés aux métadonnées et aux règles métier M-Files, ne permettent aux utilisateurs de voir que les informations auxquelles ils ont droit. « Nous voulions réinventer l’expérience de collaboration de manière à ce qu’elle soit facile à utiliser, tout en conservant le contrôle », a conclu Somppi.