Une solution GED (Gestion Electronique des Documents) est un logiciel qui aide les organisations à stocker, classer, sécuriser et automatiser les documents, réduisant ainsi les coûts et améliorant l'efficacité des équipes.

Comprendre les systèmes de gestion des documents

La plupart des organisations travaillent avec un grand nombre de documents. Il peut s'agir de contrats, de rapports, de dossiers internes et de feuilles de calcul. Ces dossiers sont essentiels pour le travail quotidien et les objectifs à long terme. Ils doivent donc être organisés et faciles d'accès.

Une solution de gestion électronique des documents ou GED, permet de structurer ce processus. Il donne aux équipes le contrôle dont elles ont besoin pour gérer les documents en toute sécurité et automatiser les principaux workflows.

Que votre organisation utilise encore du papier ou qu'elle travaille déjà sous forme numérique, une GED peut réduire l'encombrement, faire gagner du temps et améliorer l'efficacité.

Qu'est-ce qu'une solution GED ?

Une solution de gestion électronique des documents, ou GED, est un logiciel qui permet d'organiser vos fichiers. Il stocke les documents en un seul endroit afin que votre équipe puisse les trouver et les utiliser rapidement.

Vous pouvez gérer des contrats, des formulaires RH, des dossiers de projets, etc. Certains systèmes utilisent des dossiers pour classer les données. D'autres, comme M-Files, utilisent les métadonnées. Cela signifie que vous effectuez une recherche en fonction du contenu du fichier et non de l'endroit où il a été enregistré.

Un SGD améliore la façon dont les équipes travaillent. Il permet de gagner du temps, de réduire les erreurs et de faciliter l'accès aux fichiers importants. Diverses fonctionnalités de la GED, telles que les métadonnées, le contrôle des versions et les contrôles d'accès, permettent d'atteindre ces objectifs,

En quoi une GED diffère-t-elle des méthodes traditionnelles de stockage de fichiers ?

Un système de gestion électronique des documents remplace les anciennes méthodes de stockage telles que les classeurs, les lecteurs réseau partagés et les dossiers de base dans le cloud. Ces outils plus anciens peuvent stocker des documents mais offrent une structure, une sécurité et un contrôle limités.

Au lieu de simplement stocker des fichiers, une GED aide les équipes à les gérer à chaque étape. Il offre une manière plus intelligente de rester organisé et d'atteindre les objectifs de conformité.

M-Files gère ces tâches automatiquement en arrière-plan. Cela réduit le travail manuel et aide les équipes à rester cohérentes d'un projet à l'autre et d'un département à l'autre. En fonction des besoins de votre organisation, un DMS peut être déployé dans le nuage ou sur site.

Quels sont les principaux avantages de la mise en œuvre d'une GED ?

Un système de GED aide les équipes à mieux travailler. Il améliore l'efficacité, renforce la sécurité et favorise la conformité.

Voici quelques-uns des principaux avantages d'une GED :

• Les fichiers sont plus faciles à trouver grâce à la recherche intelligente et aux métadonnées.
• L'accès est basé sur le rôle de l'utilisateur, le type de document ou les besoins de l'entreprise.
• Le suivi des versions permet d'éviter les erreurs et le travail en double
• Les données sont plus sûres grâce au stockage et aux sauvegardes centralisés.
• La conformité est plus simple grâce aux pistes d'audit et aux politiques de conservation.
• Les tâches sont exécutées plus rapidement grâce à des workflows automatisés
• Les équipes ont moins recours au papier, ce qui réduit les coûts et les erreurs.

Une bonne GED améliore à la fois les tâches quotidiennes et le contrôle des documents à long terme.

Des outils comme M-Files permettent d'automatiser ces tâches en coulisses. Cela signifie que les équipes passent moins de temps à gérer les fichiers et plus de temps à travailler.

Dans quelles industries une GED peut-elle faire la différence ?

Toute entreprise travaillant avec des documents peut bénéficier d'un système de gestion documentaire. Une GED est particulièrement utile dans les secteurs qui traitent de grands volumes de fichiers complexes ou sensibles.

En voici quelques exemples :

• Les équipes juridiques gèrent les contrats, les dossiers et la correspondance.
• Les prestataires de soins de santé stockent et protègent les dossiers des patients pour se conformer à la réglementation
• Les équipes de construction et d'ingénierie suivent les bleus, les permis et les plans.
• Les fabricants gèrent les documents de sécurité, les spécifications et les certifications.
• Les équipes financières gèrent les dossiers des clients, les dossiers d'audit et les tâches de conformité.
• Les agences gouvernementales organisent les dossiers internes et les documents publics
• Les écoles et les universités gèrent les dossiers des étudiants, les relevés de notes et les communications.

Même les petites et moyennes entreprises de services professionnels peuvent en bénéficier. Un SGD permet de gérer les documents avec moins de risques et plus de contrôle.

Les solutions telles que M-Files sont souvent utilisées dans ces secteurs parce qu'elles sont flexibles et faciles à adapter.

Qui utilise une GED ?

Les différentes équipes d'une organisation s'appuient sur des documents pour effectuer leur travail. Cependant, les outils de GED sont particulièrement utiles pour les équipes qui traitent un volume important de fichiers chaque jour.

Les exemples les plus courants sont les suivants :

• Les équipes juridiques gèrent les contrats et les politiques
• Équipes de projet partageant des documents entre les sites
• Les services des ressources humaines qui suivent les dossiers des employés
• Les équipes financières supervisent les approbations et les audits

Des secteurs tels que la construction, la fabrication et les services professionnels dépendent des outils de GED. Dans ces environnements, la structure et la cohérence sont importantes.

Pourquoi utiliser une GED ?

Une GED permet d'éliminer les difficultés courantes comme la perte de fichiers, les erreurs liées aux versions et le manque d'harmonisation des processus.

Lorsque les documents sont dispersés entre emails, dossiers et serveurs partagés, les équipes gaspillent du temps et s'exposent à des erreurs. Une solution GED apporte de la structure : elle centralise les informations, trace les changements automatiquement et s'assure que chaque collaborateur accède au bon fichier, au bon moment.

Résultat : une réduction des erreurs, un renforcement de la conformité et une collaboration optimisée. Ces gains se traduisent direcement par un meilleur retour sur investissement de votre solution GED.

En résumé : l'essentiel de la GED

Une solution GED ne se contente pas de stocker des fichiers. Il aide votre équipe à rester organisée, à protéger les informations et à travailler plus efficacement.

Grâce à la recherche intelligente, à l'accès sécurisé, au contrôle des versions et à l'automatisation des processus, une GED améliore la gestion des documents du début à la fin. Elle permet de gagner du temps, de limiter les risques et de centraliser l'ensemble de vos contenus. Mais pour en profiter pleinement, encore faut-il choisir la bonne solution de GED.

Pour un aperçu complet des solutions de gestion électronique des documents, découvrez notre Guide ultime des logiciels de GED.