Vous souvenez-vous de l'époque où, pour répondre à une demande urgente, vous deviez retourner au bureau pour aller chercher des documents papier, chercher une pièce jointe dans vos courriels ou fouiller dans le gestionnaire de fichiers de votre ordinateur à la recherche d'un vieux dossier ? Le faites-vous encore ? C'est peut-être la marque d'une stratégie de gestion de l'information peu efficace. Selon une étude commanditée par Ricoh, ces méthodes maladroites et inefficaces de recherche d'informations peuvent décrire votre flux de travail si vous travaillez pour l'une des 83 % d'entreprises qui gèrent encore mal l'information.

L'étude a également révélé que la minorité de 17 % des entreprises qui développent une stratégie d'information de manière satisfaisante enregistrent des bénéfices plus élevés grâce à l'amélioration des flux de travail, qui se traduit par des décisions et des actions plus efficaces et plus rapides. Si vous considérez toujours la gestion de l'information comme une activité peu prioritaire, il est temps d'envisager de traiter vos données comme l'actif précieux qu'elles devraient être.

Des stratégies efficaces de gestion de l'information offrent un avantage concurrentiel

Le succès de votre organisation dépend probablement des informations que vous devez stocker, protéger et, bien sûr, auxquelles vous devez accéder lorsque vous en avez besoin. À l'ère de l'information, la manière dont les données circulent entre les employés, les clients et les applications fait de presque toutes les entreprises des entreprises numériques. Naturellement, pour certaines entreprises, la gestion de l'information est encore plus cruciale que pour d'autres. Par exemple, un secteur fortement réglementé comme la finance ou la santé peut être amené à gérer et à protéger certains documents pour rester en conformité et éviter les amendes. Néanmoins, toutes les entreprises doivent investir dans la gestion de l'information afin d'atteindre leurs objectifs commerciaux globaux, à savoir satisfaire les clients, fonctionner efficacement et accroître leur propre valeur.

Une gestion efficace de l'information ne signifie plus seulement disposer de ressources matérielles et logicielles pour traiter et protéger les données et les documents. Aujourd'hui, de nombreuses grandes entreprises ont créé le nouveau poste de Chief Data Officer, ou CDO, pour superviser la stratégie et la gestion de l'information. Contrairement au CTO (Chief Technology Officer), le CDO se concentre sur l'optimisation de la valeur des données de l'entreprise, et pas seulement sur les logiciels et le matériel.

Selon CMSWire, les entreprises perdent près de 10 millions de dollars par an en raison de mauvais résultats dans un seul aspect de la gestion des données, l'analyse des données. Une partie de la mission du CDO consiste à atténuer ces pertes. Tout aussi important, ce leader de l'information s'efforce de réduire les coûts et d'améliorer la valeur de l'information en aidant à prendre de meilleures décisions en matière de stockage, de sécurisation, de collecte, d'analyse, de partage et de contrôle de la qualité des données.

Pourquoi votre entreprise a-t-elle besoin d'une stratégie de gestion de l'information ?

À l'ère du big data, nous générons chaque jour 250 téraoctets d'informations numériques. CMSWire a également indiqué que 80 % des entreprises réalisent des bénéfices lorsqu'elles commencent à mieux gérer leur propre part de ce volume massif de données. Toutes les organisations n'ont pas forcément besoin d'un cadre chargé uniquement de la stratégie de l'information ; cependant, pour devenir une entreprise numérique prospère, elles auront besoin d'une stratégie visant à minimiser les pertes et à maximiser la valeur des données critiques. Elles auront également besoin d'une direction et d'outils pour s'assurer que l'entreprise suit la stratégie afin d'en tirer le meilleur parti.

Peu de gens peuvent contester que l'information est devenue un actif précieux, et l'absence de valorisation et de gestion de cet actif expose les entreprises à des pertes en raison d'une sécurité inadéquate, de problèmes de partage et de collaboration, d'une mauvaise qualité des données et, bien sûr, d'une perte de temps. Tout aussi important, de nombreuses entreprises constatent que la création d'une stratégie de gestion de l'information révèle d'autres possibilités d'amélioration des revenus.

Par exemple, certaines entreprises peuvent imposer une meilleure intégration avec les systèmes de marketing et de vente afin d'améliorer le service à la clientèle et le chiffre d'affaires. Un nombre croissant d'entreprises découvrent même la valeur marchande de leurs données et commencent à offrir de nouveaux services basés sur leurs informations - tout cela pour créer des flux de revenus supplémentaires. Enfin, les données d'une entreprise constituent sa meilleure source de renseignements commerciaux qui aident la direction à repérer les tendances et à cerner les problèmes. Seules les entreprises qui gèrent bien leurs données peuvent maximiser ces avantages ou même savoir quelles opportunités explorer.

Mise en œuvre d'une stratégie de gestion de l'information à l'échelle de l'organisation

Les meilleures stratégies de gestion de l'information ne se contentent pas de soulager les entreprises du fardeau du papier ou des fichiers informatiques mal organisés. Une bonne stratégie ne doit pas se concentrer uniquement sur les individus ou même les départements, mais sur l'ensemble de l'organisation. Une technologie intelligente de gestion de l'information permet à toutes les parties prenantes d'accéder aux documents et aux informations les concernant.

Ces outils vous aident à améliorer la gestion de l'information, car les employés peuvent utiliser le système pour savoir ce qu'ils ont et trouver ce dont ils ont besoin. En outre, ils vous permettent de définir et d'appliquer des règles de gouvernance telles que la manière dont les informations sont ajoutées au système, qui peut consulter les documents et qui peut les partager. Ce type de gestion de l'information ajoute de la valeur à cet actif essentiel et, par voie de conséquence, à l'ensemble de votre entreprise. Votre entreprise peut en bénéficier en gagnant du temps, en améliorant la transparence, en restant en conformité et en réduisant les coûts. Parce que ces plateformes encouragent également la collaboration et donnent aux gestionnaires de données une meilleure vision de ce qu'ils ont, elles peuvent même ouvrir de nouvelles sources de revenus et une meilleure intelligence économique.