Les systèmes d'archivage numérique traditionnels gèrent les informations en imitant l'approche "ancienne" des dossiers et des armoires encore utilisée dans de nombreux bureaux centrés sur le papier aujourd'hui. Cette approche oblige les employés à se souvenir ou à deviner où les éléments sont stockés. Essayer de trouver la bonne information devient une activité qui fait perdre du temps et de la productivité à la plupart des employés et des entreprises.

Les analystes du secteur ont étudié l'inefficacité du stockage par dossier. Gartner affirme que les professionnels consacrent en moyenne 18 minutes à la recherche d'un document. IDC a additionné le temps perdu pour ces recherches, estimant le coût à 19 732 dollars par travailleur de l'information et par an.

Les approches de stockage sans dossier sont apparues à l'origine en réponse à la demande d'alternatives plus efficaces pour la gestion des actifs informationnels. Aujourd'hui, les solutions de gestion documentaire basées sur une approche axée sur les métadonnées offrent une myriade d'avantages par rapport aux systèmes et schémas encombrants basés sur les dossiers. Grâce aux métadonnées, tout document ou objet d'information peut être intuitivement classé et géré en fonction de ce qu'il est et non de l'endroit où il est stocké.

Le pouvoir des métadonnées

Qu'est-ce que les métadonnées ?

Les métadonnées, souvent définies comme des données qui décrivent des données, existent depuis des milliers d'années. Dans la Grèce antique, les bibliothécaires attachaient des étiquettes à l'extrémité des rouleaux, ce qui permettait de trouver le bon rouleau sans avoir à le dérouler et à le lire l'un après l'autre. Aujourd'hui, les métadonnées permettent d'organiser et de visualiser le contenu numérique en fonction de ce qu'il est et non de l'endroit où il a été stocké.

Comment fonctionnent les métadonnées ?

Au cœur d'une solution moderne de gestion documentaire, une étiquette (ou plusieurs étiquettes), également appelée attribut, est attachée à un document ou à un objet d'information au moment de sa création. Les listes peuvent ensuite utiliser ces métadonnées pour retrouver rapidement et dynamiquement toutes les informations pertinentes. Les documents, ou tout autre objet d'information, peuvent être "trouvés" dans de nombreuses vues ou recherches différentes, sans duplication des données. Une vue est simplement un produit dynamique de métadonnées plutôt qu'un emplacement statique ou un conteneur qui classe lui-même les données. Le résultat est un accès plus rapide au contenu précis que les utilisateurs recherchent.

Avantages de la gestion documentaire basée sur les métadonnées

Recherche d'informations plus rapide

Cette approche avant-gardiste, qui permet d'organiser et de trouver plus efficacement les informations, est adoptée par de nombreux analystes et experts du secteur. Selon Gartner, "les métadonnées déverrouillent la valeur des données". Dans son Hype Cycle for Content Management, 2014, le cabinet d'analystes indique que "les architectures de référentiels évolueront vers une approche centrée sur les métadonnées et basée sur des vues virtuelles... Chaque utilisateur aura des métadonnées préférentielles associées au contenu, ce qui permettra des vues contextualisées." Ils expliquent également que les solutions de gestion de contenu basées sur les métadonnées "permettront une plus grande flexibilité et des informations contextuelles pertinentes. Les moteurs de recherche, de métadonnées et de règles tireront le contenu de nombreux emplacements et applications.

Collaboration et flexibilité accrues

Une gestion efficace des métadonnées change radicalement la façon dont les entreprises peuvent utiliser l'information. En exploitant la puissance des métadonnées, les organisations peuvent accroître leur efficacité. Les métadonnées et les vues dynamiques et intuitives qui en résultent évitent les recherches fastidieuses dans les dossiers et améliorent également l'efficacité :

• Collaboration - Des vues à l'échelle de l'entreprise peuvent être introduites et partagées entre les fonctions et les départements.
• Flexibilité - Les vues peuvent être personnalisées en fonction des besoins de l'individu ou de l'équipe.

Amélioration de la sécurité et de la conformité

Outre le gain de temps et d'efficacité, les solutions de gestion documentaire centrées sur les métadonnées améliorent la sécurité. Les métadonnées permettent de fonder les règles d'accès sur la classe du document, le rôle professionnel, l'emplacement ou tout autre attribut défini par l'entreprise, contrairement aux environnements basés sur les dossiers où les autorisations d'accès à chaque fichier sont héritées du dossier dans lequel il se trouve.

Simplification de l'eDiscovery et de la rétention

eDiscovery et politiques de conservation - Le contenu peut être mis en attente et les politiques de conservation peuvent être définies sur la base des propriétés du document, au lieu de devoir verrouiller de grandes hiérarchies de dossiers. Il en résulte une meilleure conformité et des référentiels de données plus optimisés.

L'avenir de la gestion des fichiers : Adopter les métadonnées

Les avantages des métadonnées s'étendent à toute la durée de vie de chaque actif informationnel. Des règles basées sur les métadonnées peuvent être introduites pour rationaliser la réplication entre les sites principaux et les sites de reprise après sinistre, ainsi que pour gérer automatiquement l'archivage à long terme des actifs non courants.

Les métadonnées représentent une formidable opportunité de gagner du temps et d'introduire une approche plus intelligente de la gestion des fichiers. En tant que pierre angulaire d'un système d'archivage numérique moderne beaucoup plus efficace, les métadonnées aident les organisations à mettre fin au chaos du contenu et à introduire des pratiques qui stimulent la productivité, la sécurité et l'agilité de l'entreprise.

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