Par : Ville Somppi, Vice-président, Professional Services Solutions, M-Files

Selon une nouvelle enquête mondiale sur les technologies de l'information* menée par M-Files, près de 70 % des organisations de services professionnels utilisent aujourd'hui des systèmes de gestion de documents/contenus. Les systèmes de gestion de documents permettent de faciliter la recherche, la gestion et l'utilisation des documents, ce qui stimule la productivité et réduit les frustrations.

Cependant, les entreprises de services professionnels se sentent souvent trop à l'aise avec la solution par défaut et préchargée de Microsoft , SharePoint, et oublient de se poser la question : SharePoint est-il vraiment adapté à nos besoins ?

Les défis de la gestion de l'information avec SharePoint

La plupart des organisations s'appuient sur la suite Microsoft 365, tout simplement parce que lorsque vous achetez vos applications de base Microsoft Word, Excel et PowerPoint, les autres applications sont regroupées dans le même abonnement. Et les solutions Microsoft sont excellentes pour la plupart - les outils sont faciles à utiliser immédiatement et ne nécessitent pas beaucoup d'installation ou de formation.

Cependant, alors que ces outils de productivité continuent de s'améliorer et deviennent de plus en plus faciles à utiliser, le défi de gérer efficacement la production qui en résulte ne fait que s'accentuer. Les risques de prolifération des documents, d'informations cloisonnées et de lacunes en matière de conformité augmentent à mesure qu'il devient plus facile pour n'importe quel membre de l'organisation de créer, dupliquer et partager rapidement du contenu.

Capacités limitées en matière de conformité

Si l'on y ajoute une grande société de services professionnels aux besoins plus exigeants, c'est là que les choses se gâtent. Par exemple, les sociétés de services professionnels travaillent souvent dans des secteurs réglementés, avec des règles strictes en matière de confidentialité et de conservation des données. Bien que Microsoft propose des fonctionnalités dans les abonnements premium pour répondre à certaines de ces exigences, très peu d'entreprises sont capables de déployer ces fonctionnalités. Et si quelqu'un investit dans la gestion des documents, par exemple, il veut disposer d'un outil adapté.

Avantages d'un système de gestion documentaire dédié (SGD)

L'autre difficulté majeure liée à l'utilisation des applications Microsoft pour la gestion de l'information réside dans le fait que Microsoft n'est pas axé sur l'organisation des données. Sur Microsoft 365, les informations s'éparpillent très facilement entre les comptes OneDrive, Teams et les dossiers personnels. Lorsque l'on crée de nouveaux documents et qu'on les enregistre sur Microsoft 365, il n'est pas facile de savoir où chaque élément d'information doit aller. Et comme il n'y a généralement pas d'application de l'endroit où stocker les informations, celles-ci se perdent souvent, ce qui entraîne des doublons et un cauchemar en matière de contrôle des versions. Ajoutez à cela les anciens lecteurs réseau et d'autres applications professionnelles telles que CRM, et vous vous retrouvez avec un véritable chaos d'informations.

Fonctionnalité d'organisation et de recherche améliorée

Morale de l'histoire ? Ce n'est pas parce que SharePoint est gratuit lorsque vous achetez Microsoft 365 qu'il s'agit de la meilleure solution pour la gestion des documents. SharePoint ne peut probablement pas s'adapter à l'évolution des besoins de votre entreprise, sans investir massivement dans des développeurs pour modifier ou ajouter des éléments - une solution non viable qui conduit à l'insatisfaction.

En fait, les résultats de l'enquête mondiale sur les technologies de l'information M-Files 2022 indiquent que seulement 35,6 % des travailleurs des services professionnels sont très satisfaits de leur solution de gestion des documents/contenus.

Fonctionnalités améliorées en matière de conformité et de sécurité

Les solutions spécialisées dans la gestion de l'information, telles que M-Files, sont conçues spécifiquement pour améliorer le pouvoir des travailleurs du savoir, accroître la cohérence, réduire les erreurs et améliorer l'expérience du personnel.

M-Files permet de classer les informations de manière transparente et de les étiqueter facilement pour les retrouver, tout en appliquant les règles de l'entreprise et les politiques de sécurité. Il exploite les métadonnées pour optimiser l'organisation, la recherche et le partage des documents. Il apprend automatiquement et aide à étiqueter les documents, ce qui permet aux employés de se concentrer sur leur véritable travail.

Intégration transparente avec Microsoft 365

Le plus beau, c'est que M-Files s'intègre parfaitement à la suite Microsoft 365, offrant un moyen plus efficace de stocker des informations dans des référentiels. Nos clients sécurisent leurs processus d'information et garantissent la conformité sans sacrifier les avantages de productivité de leur investissement dans Microsoft 365.

M-Files: Votre partenaire idéal pour la gestion de l'information

Trente-trois pour cent des entreprises de services professionnels interrogées dans le cadre de l'enquête mondiale sur les technologies de l'information M-Files 2022 ont indiqué que leurs organisations s'appuient sur des intégrations entre systèmes. Cela réaffirme le besoin de plateformes de gestion documentaire qui s'intègrent facilement aux principales plateformes de travail numérique d'aujourd'hui, permettant aux travailleurs d'effectuer leurs tâches quotidiennes en utilisant leurs applications préférées.

Débloquer l'efficacité et la conformité avec M-Files

Les sociétés de services professionnels qui utilisent M-Files en plus de la suite Microsoft 365 :

• Résoudre le problème du cloisonnement des informations et du contrôle des versions
• Automatiser les processus qui capturent l'ensemble du cycle de vie des documents - en tenant compte de l'évolution des groupes de parties prenantes - sans dupliquer le contenu.
• Maintenir une structure de gestion de l'information au service de l'ensemble de l'organisation et capable d'évoluer en fonction des besoins.
• Veiller au respect des exigences en matière d'indexation, de formation, de conservation et d'autres exigences relatives à la gestion des documents.
• Sécuriser les informations avec des droits d'accès dynamiques au niveau des documents qui permettent un accès temporaire vérifiable sans copie du contenu.
• Éviter les doublons et la "gestion de contenu fantôme" grâce à des outils de collaboration
• Intégrer les applications métier en dehors de l'écosystème Microsoft afin de connecter et d'enrichir les documents avec leurs équivalents dans la base de données (par exemple, la documentation telle que construite avec les étiquettes ERP pertinentes).

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*L'enquête mondiale sur les technologies de l'information 2022 M-Files a interrogé des répondants en Amérique du Nord, en Europe occidentale et en Asie-Pacifique dans des secteurs tels que le conseil en recherche scientifique et technique, les services financiers, les services d'investissement et la gestion de patrimoine, le conseil en gestion et la comptabilité.