Un projet pilote est un projet qui permet à une organisation d'évaluer si un logiciel correspond à ses besoins en adoptant la technologie pour un cas d'utilisation particulier et en mesurant son succès. Il s'agit généralement d'un précurseur d'un déploiement plus large de la technologie et vise à évaluer un cas d'utilisation avant d'investir du temps et des ressources dans un projet de changement plus important.

Principaux avantages

Un projet pilote permet à l'entreprise de comprendre
- Le processus nécessaire pour adopter la technologie,
- la manière dont la formation sera dispensée aux utilisateurs
- Le processus de résolution des bogues et d'assistance,
- la manière dont la technologie sera maintenue
- les problèmes qui peuvent survenir afin que les leçons puissent être retenues pour les cas d'utilisation futurs.

M-Files Ment pilote

M-Files Ment propose des projets pilotes aux clients qui souhaitent souscrire à un abonnement, mais qui veulent s'assurer qu'il répond à leurs besoins avant de le faire. Il est fréquent que nos clients optent pour un projet pilote d'une durée de 1 à 2 mois afin que l'entreprise et ses utilisateurs puissent se familiariser rapidement avec la solution, tout en bénéficiant de l'assistance et du leadership de M-Files Ment pour la livraison réussie des premiers modèles du client. Une fois le projet pilote terminé, le client devrait être en mesure de passer à un déploiement plus important.

Composantes du projet pilote M-Files Ment

Voici quelques éléments clés à prendre en compte dans le cadre du projet pilote M-Files Ment :

Objectif

Chaque client aura un point de vue différent sur ce qu'il espère obtenir en adoptant M-Files Ment - en gros, selon le type d'organisation (interne ou cabinet d'avocats) et selon qu'il l'utilise à des fins d'efficacité interne ou pour rationaliser le processus de contact avec les clients.

Dans tous les cas, nous travaillerons avec le client pour comprendre ce qu'il souhaite réaliser en adoptant M-Files Ment , et nous déterminerons certains paramètres de réussite afin qu'il puisse facilement déterminer le succès du projet pilote.

Voici quelques exemples de projets pilotes que nous avons réalisés dans le passé :
- Mise en œuvre de contrats de travail au sein d'un cabinet d'avocats afin que celui-ci puisse les rédiger plus rapidement et fournir un meilleur service à ses clients ;
- Mise en œuvre de Widgets (liens vers des modèles automatisés) afin que le client puisse proposer des abonnements par le biais d'un paywall sur son site web ;
- Automatisation des NDA et des SCC en interne afin que les utilisateurs non juristes aient la possibilité de les générer eux-mêmes avec un soutien limité de l'équipe juridique.

Calendrier

Cela dépendra probablement principalement de l'objectif, mais aussi de la capacité et de l'engagement des personnes au sein de l'organisation du client. Notre objectif est d'achever le projet pilote dans un délai de quatre semaines, ce qui permet d'élargir le tremplin vers l'automatisation des cas d'utilisation futurs et d'obtenir une valeur ajoutée le plus rapidement possible.

Notre principal objectif est de rassembler les personnes au sein de l'entreprise du client afin de faciliter l'adoption de M-Files Ment et de permettre aux utilisateurs de générer des documents en direct dans les plus brefs délais. Il va sans dire que, pour que cela se produise dans un délai de quatre semaines seulement, le client devra respecter des délais limités, par exemple pour finaliser les précédents juridiques, obtenir les approbations, etc.

Produits à livrer

À la fin du projet pilote, le client devrait :
- Avoir jusqu'à trois modèles automatisés et prêts à l'emploi (ce qui permet un retour sur investissement immédiatement après le projet pilote) ;
- Avoir fourni aux utilisateurs concernés l'accès aux modèles automatisés ;
- Comprendre comment automatiser les modèles eux-mêmes, ce qui permet au client d'étendre l'automatisation des documents avec une assistance limitée ;
- Être prêt à lancer M-Files Ment d'autres cas d'utilisation au sein de l'organisation ;
- Comprendre quel support M-Files Ment est disponible et comment l'utiliser.

L'équipe

Le projet pilote est un projet géré par M-Files Ment qui comprend les principales parties prenantes du client. Il doit comprendre toutes les parties prenantes que la mise en œuvre affectera pour le cas d'utilisation mis en œuvre. Il peut également être utile d'intégrer d'autres personnes au sein de l'organisation que la mise en œuvre M-Files Ment est susceptible d'affecter à l'avenir, afin qu'elles puissent également bénéficier de l'expérience pilote.
Dans le cadre d'un projet pilote ou d'une mise en œuvre technologique, il est important que les personnes concernées soient engagées et prêtes à apporter des changements au sein de l'organisation. Un manque d'engagement signifiera probablement que le pilote aura un succès limité en termes d'adoption. Cependant, étant donné que les pilotes M-Files Ment sont si courts, quatre semaines, nous ne pensons pas que ce soit un problème.

Coût

Le programme pilote a un coût, mais il sera probablement plus abordable que n'importe quel autre programme pilote d'un produit similaire. Le coût en vaut la peine : il permettra un retour sur investissement dans les plus brefs délais et injectera de l'énergie dans le déploiement de M-Files Ment au sein de l'entreprise du client, qui pourra l'utiliser pour d'autres cas d'utilisation.

Si le projet pilote vise à lancer un service de génération de documents par abonnement, le coût du projet pilote sera probablement compensé par les recettes ultérieures générées par les abonnements.

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