Choisir la bonne solution de GED (Gestion Electronique des Documents) permet de réduire les frictions, d'améliorer la collaboration et d'éviter des erreurs coûteuses. Ce guide explique ce que vous devez rechercher dans une GED et comment la mettre en place.

Choisir et mettre en place la bonne GED

Vous est-il déjà arrivé de perdre ving minutes à chercher un fichier, ou pire, de voir deux équipes débattre de la version correcte d'un document ? Voilà pourquoi une meilleure gestion de l'information est indispensable. Le choix d'une solution GED ne se résume pas à l'acquisition d'un logiciel : c'est une opportunité de corriger des processus inefficaces, d'éviter des erreurs coûteuses et de permettre à vos équipes de travailler avec plus de sérénité et d'efficacité. Avant de prendre une décision, il est essentiel de comprendre les bénéfices d'une GED sur la productivité et la conformité de votre entreprise.

Dans cet article, nous vous guidons dans le choix de la solution GED adaptée à votre entreprise, dans les étapes clés du déploiement et dans la compréhension de la valeur créée : bien souvent, le coût initial s'avère minime au regard des économies et des gains d'efficacité obtenus. Pour aller plus loin, consultez notre Guide ultime des logiciels de GED qui vous apportera des réponses détaillées aux questions les plus avancées.

Une GED peut-elle améliorer la collaboration au sein de mon entreprise ?

Oui, et pour de nombreuses équipes, c'est d'abord l'amélioration de la collaboration qui est remarquée. Une GED bien conçue supprime les silos, facilite le travail partagé et garantit que tout le monde travaille à partir de la version la plus récente d'un document.

Les autorisations protègent les contenus sensibles, tandis que les workflows et les notifications permettent aux tâches d'avancer sans goulot d'étranglement. Cette clarté permet de réduire les erreurs, les reprises et les allers-retours inutiles entre les services.

Des systèmes comme M-Files utilisent les métadonnées et l'automatisation pour soutenir la collaboration en temps réel, en aidant les équipes à rester alignées sans créer de travail administratif supplémentaire.

Une GED est-elle adaptée aux petites entreprises ou seulement aux grandes ?

Les entreprises de toute taille peuvent bénéficier d'une GED. Les petites et moyennes entreprises souffrent souvent davantage de l'éparpillement des dossiers, de la lourdeur des approbations et des tâches manuelles qui leur font perdre du temps. Avec le bon système, même une petite équipe peut s'organiser rapidement, collaborer plus facilement et passer moins de temps à courir après la paperasse.

De nombreuses plateformes sont conçues pour évoluer. Vous pouvez commencer par l'essentiel et ajouter des fonctionnalités au fur et à mesure que votre entreprise se développe.

Certaines petites équipes utilisent des solutions comme M-Files pour éliminer le chaos des dossiers, simplifier les approbations et réduire la dépendance au papier ou aux outils déconnectés.

Comment choisir la bonne GED pour mon entreprise ?

Commencez par identifier clairement vos points faibles. Êtes-vous constamment en train de fouiller dans des dossiers ? Vous avez du mal à contrôler l'accès aux documents sensibles ? Vous perdez du temps à courir après les approbations ? Ces défis doivent guider vos critères.

Recherchez une GED qui offre :

• Accès simplifié aux documents via les métadonnées et la recherche intelligente
• Contrôles d'accès adaptés à la structure de votre entreprise
• Automatisation des workflows afin de faire progresser les documents dans les circuits de relecture et d'approbation
• Intégration avec les outils que vous utilisez déjà
• Support pour la conformité et la préparation aux audits
• Une expérience utilisateur pensée pour favoriser l'adoption par vos équipes

N'hésitez pas à demander des démos, à échanger avec le support client et à vérifier l'ergonomie auprès d'utilisateurs non techniques. La bonne solution de GED doit couvrir vos besoins immédiats sans vous limiter pour l'avenir.

Puis-je intégrer une GED à d'autres logiciels tels que CRM ou ERP ?

Oui. Une bonne GED doit fonctionner avec les systèmes dont votre entreprise dépend déjà. Beaucoup proposent des intégrations prêtes à l'emploi avec les plateformes de CRM, d'ERP, de comptabilité et de stockage dans le cloud. Cela signifie que les documents peuvent être automatiquement liés aux clients, aux projets ou aux transactions sans avoir à copier-coller ou à recharger les fichiers à plusieurs endroits.

Une GED bien intégrée réduit le double travail, améliore la cohérence des données et permet aux personnes d'utiliser leurs outils préférés tout en leur donnant accès aux documents dont elles ont besoin.

Les plateformes comme M-Files sont souvent choisies pour leur capacité à s'intégrer proprement avec des outils tels que Microsoft Teams, Outlook et les systèmes ERP les plus répandus.

Combien de temps dure généralement la mise en œuvre d'une GED ?

Les délais varient en fonction de vos objectifs. Un déploiement simple pour une petite équipe peut se faire en quelques semaines, mais un déploiement avec des configurations complexes peut prendre plusieurs mois.

Quelle formation les employés doivent-ils suivre pour utiliser efficacement une GED ?

C'est une préoccupation majeure pour de nombreuses organisations, surtout si les déploiements précédents ont échoué. En réalité, l'adoption dépend moins des compétences techniques que de la clarté et de l'adhésion.

La plupart des employés doivent apprendre à télécharger, rechercher, partager et modifier des documents. Les administrateurs et les utilisateurs expérimentés doivent savoir comment gérer les autorisations, concevoir des flux de travail et appliquer des métadonnées. Recherchez une plateforme qui offre une conception intuitive, une aide intégrée et des ressources de formation flexibles.

Certains systèmes, comme M-Files, proposent des tutoriels intégrés, des outils de workflow à code bas et des parcours de formation personnalisés en fonction du rôle de l'utilisateur.

Impliquez les utilisateurs dès le début. Plus votre personnel aura l'impression de faire partie du processus, plus il sera enclin à utiliser le système comme prévu.

Quelle est la structure des coûts des solutions GED, y compris les licences et les abonnements ?

La plupart des plateformes de GED utilisent une tarification par abonnement, souvent facturée mensuellement ou annuellement par utilisateur. Certaines proposent des licences perpétuelles avec une redevance unique plus la maintenance, en particulier pour les déploiements sur site.

Les plans peuvent varier en fonction du nombre d'utilisateurs, des besoins de stockage ou de l'accès à des fonctions premium. Un DMS bien choisi est souvent rentabilisé par l'amélioration de l'efficacité et la réduction des erreurs.

Y a-t-il des coûts cachés auxquels il faut faire attention lors du choix d'une GED ?

Malheureusement, oui. Même les plateformes dont la tarification est simple peuvent comporter des frais supplémentaires en fonction de votre cas d'utilisation. Les modules complémentaires les plus courants sont les suivants :

• Services de mise en œuvre ou de conseil
• Paquets de formation et d'intégration
• Intégrations personnalisées
• Dépassements d'utilisation ou stockage supplémentaire
• Paliers de soutien Premium

Demandez toujours une ventilation complète des coûts. Un bon vendeur sera transparent sur ce qui est inclus et sur ce qui peut entraîner des frais supplémentaires. En clarifiant ces points dès le départ, vous éviterez les surprises ultérieures.

Comment migrer des fichiers et des données existants vers une GED ?

La migration est souvent la partie la plus décourageante de l'adoption d'une GED. De nombreuses organisations ont des années de fichiers stockés dans les emails, les ordinateurs, les lecteurs partagés ou les systèmes existants.

Commencez par identifier ce qui mérite d'être déplacé. Nettoyez les doublons et les fichiers obsolètes. Attribuez les métadonnées nécessaires pour que les fichiers soient consultables dès le premier jour. Certaines migrations peuvent être automatisées. D'autres peuvent nécessiter une cartographie pratique et des contrôles de qualité.

Travaillez en étroite collaboration avec votre fournisseur ou votre responsable informatique pour vous assurer que la migration est effectuée en toute sécurité et en plusieurs phases qui conviennent à votre équipe.

Des éditeurs comme M-Files proposent souvent une aide à la migration, notamment des outils permettant de classer les documents en vrac et d'appliquer une structure cohérente dès le départ.

Conseils pour un déploiement de GED en toute sérénité

• Commencer modestement. Choisissez un département ou un cas d'utilisation à lancer en premier
• Simplifier les métadonnées dès le départ
• Communiquer tôt et souvent pour que les utilisateurs en comprennent la valeur
• Proposer des exemples concrets pendant la formation
• Célébrer les premiers succès pour que l'adoption reste forte

Plus qu'un logiciel : Une façon plus intelligente de travailler

Le choix d'un système de gestion documentaire GED est une décision importante, mais elle ne doit pas être insurmontable. Lorsque vous savez quels sont les défis à relever, la décision à prendre devient évidente.

Et n'oubliez pas que si le coût est un élément à prendre en considération, la bonne GED n'est pas une dépense. C'est un investissement qui permet de gagner du temps, de rationaliser les workflows et de réduire les risques.

Plus vous attendez, plus votre équipe perd du temps à résoudre les mêmes problèmes. Le bon système ne se contente pas d'organiser vos documents. Il modifie le fonctionnement de votre entreprise.

Si vous êtes soucieux de la manière dont votre équipe gère les documents, M-Files vous offre une solution de GED performante. Testez gratuitement M-Files et voyez comment il transforme votre travail.