Toutes les entreprises doivent protéger leurs propres données et celles fournies par d'autres. De même, elles sont toutes soumises à des obligations réglementaires et doivent rester conformes. Cependant, c'est souvent plus facile à dire qu'à faire et cela exige des efforts supplémentaires de la part des employés. Par rapport au risque d'amendes, de perte de réputation et de fermeture d'entreprise, les entreprises supportent volontiers les coûts et désignent des personnes chargées de gérer le processus de mise en conformité.
Mais s'il existait un moyen d'intégrer les contrôles de conformité dans le travail quotidien ? Et s'il était possible de rendre le personnel plus productif tout en réduisant le risque de non-conformité ? En investissant de manière ciblée dans des solutions de pointe en matière de gestion intelligente des informations et des documents, les entreprises peuvent améliorer considérablement le processus de conformité.

Faire respecter la conformité

La première étape de la maîtrise des risques de non-conformité est la visibilité. Aucune information commerciale ne devrait résider en dehors des systèmes d'information fournis par l'organisation, et tous les accès devraient suivre des politiques définies. Pour y parvenir, il faut soit consolider les informations dans un référentiel unique, soit mettre en œuvre une approche fédérée entre les systèmes.

Dans le domaine de la gestion de patrimoine, par exemple, les conseillers investissent les fonds de leurs clients selon un plan convenu d'un commun accord. Avant que de tels plans puissent être établis, des évaluations de l'adéquation et du risque doivent être réalisées. Et avant toute transaction, une preuve écrite du consentement du client doit être enregistrée. Pour garantir la conformité, toutes ces informations doivent être facilement accessibles en cas de plainte d'un client ou d'un audit.

Automatisation des processus de conformité et de données

La deuxième étape vers la productivité passe par l'automatisation. Tout ce qui peut être automatisé devrait l'être afin de minimiser le risque d'erreur humaine et de simplifier le travail. Tout ce qui peut être placé dans un modèle, rempli automatiquement ou vérifié pour le compte de l'employé améliore la productivité. Pourquoi s'en remettre à la mémoire humaine et laisser une action de conformité importante au travailleur intellectuel occupé si elle peut être traitée automatiquement ?

Exemple : Les cabinets comptables, fiscaux et d'audit doivent procéder à un certain nombre de vérifications avant d'accepter un nouveau client ou un nouveau travail. Avons-nous déjà fait affaire avec cette personne ? Avons-nous des preuves de son statut et de son autorité au sein de l'entreprise cliente ? Y a-t-il quelque chose que nous avons fait ou que nous faisons qui entre en conflit avec cette nouvelle opportunité ? Ces vérifications peuvent généralement être rationalisées à un point tel que seuls les cas peu clairs restent à résoudre, ce qui permet de gagner du temps dans la majorité des cas et de créer une certaine cohérence dans l'exécution de ce processus.

Intégrer les contrôles dans le travail quotidien

La dernière étape consiste à intégrer les contrôles de conformité dans une partie intégrante du travail quotidien. En liant les données et les documents directement aux processus opérationnels, il est possible de garantir la conformité à tous les types de contrôles, qu'ils proviennent de lois et de règlements, de normes, d'exigences des clients ou de politiques internes de l'entreprise.

Prenons l'exemple d'un consultant très occupé qui vient de remporter un nouveau contrat pour la conception d'une nouvelle stratégie de mise sur le marché pour un client en pleine croissance. Comme le département voisin travaille pour un concurrent, il est particulièrement important que toutes les informations relatives à cette affaire restent dans une bulle de confidentialité. Au lieu de procédures manuelles et spécifiques à chaque cas, le nom du client peut être automatiquement codifié et l'accès à toutes les informations relatives au client automatiquement limité à l'équipe chargée de l'affaire. De cette manière, l'équipe peut se concentrer sur son travail et laisser le système sous-jacent s'occuper de la conformité.

La gestion de la conformité peut être extrêmement compliquée, mais un fait est simple : En suivant ces trois étapes, les entreprises peuvent garantir la conformité avec toutes les réglementations et lois applicables sans compromettre la productivité des employés.