Le Compliance, Governance, and Oversight Council a estimé que de nombreuses grandes entreprises dépensent plus de 34 millions de dollars pour stocker et protéger des données qu'elles pourraient supprimer sans danger. Bien entendu, la conservation de ce type d'informations inutiles ne coûte pas seulement de l'argent. Elles peuvent également ralentir les fonctions critiques de l'entreprise et l'exposer à des menaces encore plus coûteuses.

Ce type de données redondantes, obsolètes et triviales a même un acronyme approprié aujourd'hui. Il s'agit de ROT. La plupart des entreprises peuvent trouver des ROT dans leurs serveurs partagés, sur les appareils des employés et même dans le nuage. Si vous pouvez économiser des millions, voire plusieurs milliers de dollars par an en nettoyant vos données, c'est un projet qui mérite d'être envisagé.

Qu'est-ce que le pourrissement des données et pourquoi est-il nuisible ?

Naturellement, les entreprises ont besoin de conserver d'anciennes données auxquelles elles n'accèdent pas souvent. Elles peuvent en avoir besoin pour des audits, pour se conformer à la réglementation ou parce qu'elles pourraient avoir une valeur commerciale plus tard. ROT ne fait pas référence à ce type d'informations. De plus, un bon processus de planification de l'élimination des données inutiles garantit également la protection des informations précieuses. Un bon plan devrait inclure la hiérarchisation des différents types de documents afin de s'assurer que chacun d'entre eux bénéficie de la protection dont il a besoin. Ce type de plan permet d'éliminer les bagages inutiles et de protéger encore mieux les informations précieuses.

La plupart du temps, le stockage et la protection des données inutiles ne coûtent pas seulement de l'argent supplémentaire, même s'il s'agit là d'un élément important à prendre en compte. Examinez les cinq façons dont le stockage de données inutiles peut nuire à votre organisation :

• Coûts d'infrastructure et d'assistance supplémentaires : Il est évident que votre entreprise doit payer pour stocker et protéger des données qu'elle ne peut pas utiliser et qui peuvent même ajouter des risques supplémentaires.
• Les retards dans les demandes d'informations vraiment utiles peuvent ralentir les réponses ou les décisions importantes: La réduction du nombre de demandes d'information peut alléger les bases de données et accélérer les délais de traitement.
• Difficulté à démontrer la conformité et à répondre aux demandes de communication de pièces: Là encore, ce type de données sans valeur rend plus difficile l'obtention d'informations utiles.
• Plus susceptibles d'être violées ou compromises en raison d'une mauvaise gestion : Très souvent, le ROT existe parce que personne ne se l'approprie, et il est donc moins susceptible d'être protégé. Même si les informations ne sont pas utiles à l'organisation, certaines d'entre elles peuvent toujours profiter à des pirates informatiques.
• Risque d'augmentation de la responsabilité : Les documents peuvent être obsolètes pour l'organisation et conservés au-delà des règles réglementaires, mais toujours dommageables en cas de poursuites judiciaires.

Élaboration d'un plan de suppression des données pourries

Votre entreprise n'a pas collecté toutes ces mauvaises données en un jour. Il se peut même que vous rencontriez une certaine résistance de la part des employés qui ne veulent pas prendre le temps nécessaire ou qui ont des opinions différentes quant à la valeur potentielle des données. Comme toute entreprise digne de ce nom, la suppression de ces données peut nécessiter des efforts et de la coopération. Vous pouvez justifier votre plan minutieux d'élimination des débris de données en démontrant comment vos efforts permettront à votre entreprise d'économiser de l'argent, de réduire les menaces et de protéger plus facilement les documents dont vous avez besoin.

Surmonter les résistances et obtenir la coopération

Pensez à inclure ces suggestions dans votre plan pour éviter de conserver des données sans valeur aujourd'hui et à l'avenir :

• Réfléchissez aux types d'informations que vous conservez: Comme le suggère l'Association for Intelligent Information Management (AIIM), réfléchissez aux moyens d'éviter de collecter des informations redondantes et insignifiantes. Si vous avez une raison professionnelle de collecter des informations de faible valeur, vous pouvez peut-être les archiver afin de minimiser les frais de stockage et de sécurité.
• S'appuyer sur un référentiel central de données : Un référentiel central réduira considérablement la redondance. Il devrait également éviter à chaque utilisateur d'avoir à gérer ses propres informations. Cela devrait réduire les risques d'erreurs et d'obsolescence.
• Utiliser la technologie pour aider: Les bons systèmes de gestion des données peuvent contribuer à éliminer les informations erronées, redondantes ou anciennes grâce à des fonctions de recherche sophistiquées et à des fonctions automatisées. Avec la bonne technologie, la prévention et la réduction de la RTO ne nécessiteront plus autant de travail manuel.
• Définir et communiquer les bonnes politiques: La plupart des entreprises ne peuvent pas contrôler toutes les actions des employés à l'aide d'un logiciel. Les employés doivent comprendre les avantages de la réduction du ROT des données et la manière de se conformer à vos efforts.

Stratégies pour réduire et prévenir le pourrissement des données

Comme la plupart des autres sources de contamination, la ROT se nettoie rarement d'elle-même. Naturellement, le problème ne fera que s'aggraver si vous ne prenez pas dès maintenant des mesures pour le minimiser. En attendant, vos données erronées, obsolètes ou dupliquées pourraient coûter des millions de dollars à votre organisation et la rendre vulnérable aux menaces. Vos efforts doivent commencer par l'obtention d'une coopération, la hiérarchisation des informations, la définition claire des avantages et, bien sûr, la communication de ces avantages.

Commencez maintenant : Les avantages de la lutte contre le pourrissement des données

S'attaquer au pourrissement des données peut permettre à votre organisation d'économiser des sommes considérables, de réduire les risques et d'améliorer l'efficacité globale. En mettant en œuvre une solide stratégie de gestion des données, vous pouvez garantir la protection d'informations précieuses tout en éliminant le fardeau inutile que représente la rotation des données.

Prêt à arrêter de gaspiller de l'argent sur le pourrissement des données ? Planifiez une démonstration gratuite ou commencez votre essai gratuit dès aujourd'hui !