L'avenir de la gestion documentaire

M-Files et Microsoft utilisent la puissance de l'IA pour transformer les systèmes documentaires fragmentés en une solution de collaboration intelligente sécurisée et unifiée.

Dans le monde du travail numérique d'aujourd'hui, la gestion des documents n'est plus seulement une préoccupation technique, mais un impératif stratégique. De la productivité à la conformité en passant par l'engagement des employés, les systèmes que nous utilisons pour stocker, partager et sécuriser les contenus rythment la vie de l'entreprise moderne. Pourtant, de nombreuses organisations s'appuient encore sur un patchwork d'outils hérités, de plateformes cloud et de systèmes départementaux. Le résultat ? Un enchevêtrement de "chaos de contenu" où les informations vitales sont dispersées, cloisonnées et souvent hors de portée.

Les systèmes déconnectés - serveurs de messagerie, lecteurs partagés, plateformes de gestion de la relation client, solutions de planification des ressources de l'entreprise - parlent rarement le même langage. Les employés passent du temps à rechercher des documents, à passer d'une application à l'autre ou à recréer un contenu qui existe déjà. Cette inefficacité ne nuit pas seulement à la productivité, elle introduit des risques de non-conformité, en particulier dans les secteurs réglementés tels que la santé, la finance et l'industrie manufacturière.

La confusion des versions, la duplication des efforts et le marquage incohérent des métadonnées érodent la confiance dans les données de l'organisation. Lorsque les employés ne sont pas sûrs de l'exactitude ou de l'actualité d'un document, ils hésitent à agir. Par ailleurs, le passage constant d'un outil à l'autre crée une surcharge cognitive, alimentant la lassitude du changement et la résistance à la transformation.

Microsoft SharePoint est depuis longtemps la pierre angulaire de la gestion de contenu d'entreprise. Il offre un stockage centralisé, une collaboration en temps réel, des contrôles d'accès granulaires et une collaboration transparente avec les outils Microsoft 365 tels que Teams et OneDrive. Il offre également des fonctionnalités basées sur l'intelligence artificielle, comme Microsoft Copilot , qui permettent d'interagir avec le contenu stocké.

Mais SharePoint n'est pas parfait. Le contrôle des versions peut devenir obscur lorsque les documents sont dupliqués à travers les canaux de l'équipe et les dossiers personnels. Les métadonnées doivent souvent être configurées manuellement, ce qui limite l'automatisation. Et si la recherche d'entreprise est puissante, elle n'est pas toujours intuitive, de sorte que les utilisateurs ont souvent du mal à localiser les documents à moins d'en connaître le nom exact ou le chemin d'accès.

La gouvernance est un autre défi. En l'absence d'une stratégie unifiée, les organisations sont confrontées à la prolifération des autorisations, à l'exposition accidentelle de contenus sensibles et à la difficulté d'appliquer les politiques de conservation. Les audits deviennent complexes et le risque de non-conformité augmente.

Il faut également tenir compte de l'élément humain. Une mauvaise expérience utilisateur dans les systèmes documentaires entraîne un désengagement. Lorsque les outils sont lourds ou incohérents, les employés créent leurs propres solutions de contournement : structures de dossiers personnels, services en nuage non autorisés, partage informel. Cette "informatique de l'ombre" sape la gouvernance et introduit des vulnérabilités en matière de sécurité.

La lassitude face au changement est bien réelle. Lorsque de nouveaux outils sont mis en place sans avantages clairs ni soutien adéquat, les employés résistent. Ils craignent de perdre le contrôle de leurs flux de travail, se heurtent à des courbes d'apprentissage abruptes et s'interrogent sur les motifs de la transformation. Sans une mise en œuvre réfléchie, même les technologies les plus prometteuses peuvent tomber à plat.

C'est le cas de M-Files, leader de la gestion documentaire pilotée par l'IA et partenaire stratégique de Microsoft. Cette collaboration permet une connectivité transparente entre M-Files et Microsoft 365 via SharePoint Embedded - un référentiel de contenu évolutif, réservé aux API, qui alimente des expériences Microsoft modernes telles que Loop et Copilot Pages.

Ce partenariat s'attaque aux points douloureux de longue date de la gestion documentaire : gouvernance fragmentée, mauvaise qualité des contenus et environnements cloisonnés. En centralisant les contenus et en intégrant l'intelligence dans les flux de travail quotidiens, M-Files et Microsoft 365 permettent aux organisations d'automatiser le marquage des métadonnées et la classification des documents, ainsi que d'améliorer leur prise de décision grâce à des informations créées par l'IA et de renforcer la conformité avec une gouvernance unifiée via Microsoft Purview. Et en tirant parti de l'infrastructure Microsoft 365 existante, elles sont en mesure de maximiser leur retour sur investissement.

M-Files permet désormais aux organisations de stocker des contenus sélectionnés directement dans le locataire Microsoft 365, éliminant ainsi la duplication et permettant un accès transparent par le biais d'applications familières telles que Teams, Outlooket Copilot. Cette connexion native prend en charge la coécriture, la collaboration en temps réel et les flux de travail pilotés par l'IA - tout en maintenant une conformité stricte grâce à Microsoft Purview.

Au cœur de M-Files se trouve Ainoun assistant génératif d'IA qui permet des interactions conversationnelles avec le contenu de l'entreprise. Aino peut classer des documents, extraire des métadonnées, générer des résumés et faire émerger des informations contextuelles. Associé à Copilot, il crée un puissant écosystème dans lequel les agents d'IA analysent les documents en tenant compte du contexte et de la conformité.

Pour les organisations qui ont investi dans Microsoft 365, M-Files n'est pas seulement compatible, il est essentiel. Il apporte ordre, automatisation et contrôle aux contenus professionnels, tout en permettant une collaboration sécurisée, évolutive et intelligente. Qu'il s'agisse de gérer des spécifications techniques, des livrables clients ou des dossiers de conformité, M-Files garantit que le contenu est organisé, accessible et exploitable, là où les équipes travaillent déjà.

Cette solution unifiée marque une rupture avec les systèmes existants. Il ne s'agit pas seulement de stocker des documents - il s'agit de transformer la façon dont nous interagissons avec eux. Avec M-Files et Microsoft 365, l'avenir de la gestion documentaire est intelligent, intégré et prêt pour la suite.

Découvrez le partenariat entreM-Files et Microsoft et voyez comment la gestion documentaire pilotée par l'IA transforme votre entreprise.