Garantir la conformité et la gouvernance avec l'ECM : sécurité, conservation et gestion des enregistrements

La gestion de l'information n'est plus seulement une question d'efficacité. Les réglementations, les audits et les lois sur la protection de la vie privée exigent des organisations qu'elles prouvent qu'elles contrôlent leur contenu. La gestion de contenu d'entreprise (ECM) favorise la conformité et la gouvernance en appliquant des règles cohérentes pour le stockage, l'accès et la conservation des documents. Elle offre aux entreprises à la fois la sécurité nécessaire pour protéger les données sensibles et la structure nécessaire pour répondre aux exigences réglementaires.

Comment la gestion électronique des documents (ECM) contribue-t-elle à la conformité réglementaire et à la gestion des documents ?

Les exigences réglementaires imposent aux organisations de conserver des dossiers exacts, complets et accessibles. En l'absence de système, les dossiers sont égarés ou traités de manière incohérente, ce qui crée un risque de non-conformité. L'ECM garantit que les documents respectent les politiques définies et les règles de conservation, de sorte que les organisations sont toujours prêtes pour les audits ou les examens juridiques.

Voici quelques exemples d'aide à la mise en conformité :

• Appliquer des calendriers de conservation pour s'assurer que les documents sont conservés pendant la période requise
• Maintien de pistes d'audit permettant de suivre chaque action sur un fichier
• Empêcher les modifications ou les suppressions non autorisées de documents critiques
• Faciliter la récupération des documents lors d'audits ou d'enquêtes
• Prise en charge des exigences spécifiques à l'industrie, telles que HIPAA, GDPR ou SOX.

Comment la gestion électronique des documents améliore-t-elle la sécurité des documents et le contrôle d'accès ?

Les informations sensibles doivent être protégées à la fois des menaces externes et des abus internes. L'ECM applique des politiques de sécurité qui limitent les personnes autorisées à consulter, à modifier ou à partager le contenu. Au lieu de s'appuyer sur des dossiers ouverts ou des pièces jointes, l'accès est basé sur des règles claires qui s'appliquent à l'ensemble de l'entreprise.

Les caractéristiques de sécurité comprennent souvent

• Permissions basées sur les rôles jusqu'au niveau du document
• Chiffrement des fichiers au repos et en transit
• Authentification multifactorielle et contrôles de connexion sécurisés
• Enregistrement détaillé des personnes qui ont accédé au contenu ou l'ont modifié
• Contrôle centralisé pour assurer une application cohérente dans tous les départements

Comment l'ECM gère-t-il la conservation des données et la gestion du cycle de vie du contenu ?

Chaque document a un cycle de vie, de la création à l'utilisation active, puis à l'archivage ou à l'élimination. La gestion manuelle de ce cycle est source d'erreurs et d'incohérences. La gestion électronique des documents (ECM) automatise la conservation et la gestion du cycle de vie, de sorte que le contenu est traité correctement sans effort supplémentaire de la part des employés.

La gestion du cycle de vie implique généralement

• Définir des règles de conservation en fonction du type de document ou des besoins de l'entreprise
• Déplacement de dossiers inactifs dans des archives sécurisées
• Protéger les enregistrements à long terme contre les suppressions accidentelles
• Automatisation de l'élimination sécurisée une fois que les exigences en matière de conservation sont satisfaites
• Assurer une suppression justifiable afin de réduire les coûts de stockage et l'exposition aux risques

Qu'est-ce que la gestion des documents dans le contexte de l'ECM ?

La gestion des documents garantit que les fichiers importants sont conservés comme preuves officielles de l'activité de l'entreprise. L'ECM intègre la gestion des enregistrements en classant les documents, en les verrouillant contre les modifications non autorisées et en appliquant des calendriers de conservation qui correspondent aux exigences commerciales et légales.

Cela aide les organisations :

• Prouver la conformité lors d'audits et de procédures judiciaires
• Veiller à ce que les données historiques soient préservées et accessibles
• Réduire le risque de s'appuyer sur des données obsolètes ou incomplètes
• Éviter les amendes ou les pénalités liées à une mauvaise tenue des comptes
• Maintenir la confiance avec les clients, les partenaires et les régulateurs

Comment l'ECM contribue-t-il à la gouvernance de l'information ?

La gouvernance de l'information est le cadre des politiques et des pratiques de traitement de l'information dans l'ensemble de l'entreprise. L'ECM fournit les outils permettant d'appliquer ces politiques de manière cohérente. Elle garantit que les données sont sécurisées, fiables et conformes aux objectifs opérationnels et aux obligations légales.

Le soutien à la gouvernance comprend les éléments suivants

• Centralisation de tous les contenus sous un seul ensemble de règles
• Mise en œuvre automatique des autorisations, de la conservation et des politiques de sécurité
• Fournir une visibilité sur les personnes qui ont accédé à l'information ou l'ont modifiée
• Aligner le traitement de l'information sur les normes de l'entreprise et les normes réglementaires
• Réduire le risque de violation des données ou de pratiques incohérentes

Votre prochaine étape vers une gestion de contenu sécurisée et conforme

La gestion du contenu de l'entreprise renforce la conformité et la gouvernance en contrôlant chaque étape du cycle de vie du contenu. Elle sécurise les informations sensibles, applique les règles de conservation et maintient des enregistrements fiables. Pour les organisations confrontées à des exigences réglementaires, l'ECM réduit les risques, améliore la préparation à l'audit et garantit que les informations sont toujours traitées correctement.

Pour un aperçu complet de la manière dont l'ECM sous-tend la gestion sécurisée et conforme de l'information, consultez notre Guide complet de la gestion de contenu d'entreprise : Le guide complet.