Quel est le pire des cauchemars de votre organisation en matière de rédaction manuelle de documents ? Il s'agit peut-être de ces accords de confidentialité que vous souhaiteriez voir automatisés ou de ces accords sur le traitement des données que vous devez rédiger avant l'entrée en vigueur de nouvelles échéances réglementaires. La bonne nouvelle ? Il existe un meilleur moyen, un moyen automatisé. Mais quels sont les éléments à prendre en compte lorsque vous envisagez l'automatisation des documents pour la première fois ?

Combien cela coûte-t-il (et sur quelle base) ?

Chaque outil d'automatisation des documents a un modèle de tarification différent, mais la plupart sont basés sur des licences d'utilisation : vous achetez l'accès à la plateforme pour un nombre X d'utilisateurs. Ces utilisateurs peuvent avoir différents droits d'accès - administrateur, lecture seule, etc. Il se peut qu'il y ait des niveaux de réduction après l'obtention d'un nombre X de licences. En réalité, bien qu'il soit facile de vendre ce modèle, il n'aide pas vraiment l'acheteur qui cherche à innover.

Par exemple, si l'acheteur doit acheter sur la base d'un modèle de licence d'utilisation, il y aura tôt ou tard un conflit entre l'expérimentation avec de nouveaux utilisateurs lors du déploiement et le fait de devoir payer pour des licences supplémentaires. Cela ralentira les choses si la personne chargée du déploiement doit toujours s'assurer que les licences sont utilisées.

Pour les personnes qui, au sein d'une organisation, ont besoin d'être convaincues avant de l'utiliser, elles devront y avoir accès même si elles ne l'utilisent pas immédiatement. Sur le papier, cela donnera l'impression que l'argent n'a pas été bien dépensé, ou qu'il ne s'agit pas d'un bon candidat pour l'achat de nouvelles licences.

Cependant, si des obstacles se dressent sur leur chemin, ils ne pourront même pas s'y connecter, et encore moins en défendre l'utilisation au sein de leur propre équipe. L'absence d'accès est une excuse facile pour ceux qui n'ont pas envie de changer leur façon de faire !

La façon dont M-Files Ment offre ses services est différente. Avec la majorité des plans, nous offrons un nombre illimité d'utilisateurs standard afin de pouvoir évoluer le plus rapidement possible en donnant accès à la génération de documents au plus grand nombre de personnes possible. Cela permet de dégager de l'espace et du temps pour innover avec différents groupes d'utilisateurs, tout en sachant qu'il n'est pas nécessaire de présenter une analyse de rentabilité pour chaque nouvelle licence !

Fait-il tout ce dont j'ai besoin ?

Chaque outil d'automatisation des documents est différent, mais leur principe est le même : ils peuvent prendre un document, y ajouter des points de données et des conditions, et permettre à un utilisateur de le générer plus rapidement qu'il ne pourrait le faire manuellement.

Tout ce qui va au-delà est ce qui différencie les uns des autres. Certains peuvent être plus conviviaux, d'autres peuvent avoir des intégrations uniques, d'autres encore peuvent avoir des façons plus uniques d'exploiter les données. Il est important de déterminer quels sont vos besoins avant de commencer à examiner la technologie.

Se laisser séduire par l'outil qui offre le plus de fonctionnalités peut sembler merveilleux, mais si vous l'utilisez à peine, vous payez trop cher pour quelque chose dont vous n'avez pas vraiment besoin. Pour faire une analogie avec la conception graphique, c'est comme si vous achetiez Photoshop et que vous deviez former quelqu'un à son utilisation alors que vous n'aviez besoin que de Canva.

Les exigences seront subjectives et spécifiques aux besoins de votre propre organisation. Toutefois, en ce qui concerne les fonctionnalités, plus la solution est complexe, plus il faudra de formation pour l'utiliser. Plus de formation signifie aussi probablement plus de coûts. Une plus grande complexité se traduira probablement par un déploiement plus lent, car il faudra plus de temps pour l'utiliser pleinement et cela peut nécessiter des ressources spécialisées (et coûteuses).

M-Files Ment a été conçu de manière à ce que la facilité d'utilisation soit primordiale, ce qui le rend facilement extensible pour les auteurs de modèles et les utilisateurs standard. Il propose également un projet pilote de quatre semaines au cours duquel certains modèles peuvent être automatisés et les auteurs formés, ce qui permet de réaliser un retour sur investissement en très peu de temps. À la fin du projet pilote, les avocats et les autres utilisateurs peuvent eux-mêmes passer à l'échelle supérieure sans assistance.

Comment le mettre en œuvre ?

D'un côté, il existe des entreprises qui se chargent de l'automatisation pour vous et vous donnent simplement accès aux modèles de questionnaires par l'intermédiaire d'un portail. Elles externalisent l'automatisation des modèles auprès du fournisseur, mais au prix d'un abonnement assez onéreux (dont vous serez probablement tributaire puisque vous ne possédez pas les modèles).

À l'autre extrémité de ce spectre, on pourrait parler de "contrôle total" : vous avez accès à la plateforme et pouvez créer des modèles à partir d'elle, mais vous devez les créer vous-même. Dans ce spectre, il y a des plateformes faciles à mettre en œuvre et d'autres qui sont difficiles à mettre en œuvre. Un outil facile sera une plateforme sans code ou à faible code. Une option plus difficile inclura probablement des outils qui nécessitent un balisage plus étendu et moins intuitif, plus proche du codage.

Pour les solutions les plus simples, la solution idéale peut être adoptée rapidement et facilement, elle sera donc plus facile à mettre en œuvre et les utilisateurs en tireront plus rapidement profit. Les solutions plus compliquées nécessiteront probablement une décision sur l'obtention des ressources appropriées ou une formation complémentaire pour que les personnes puissent se familiariser avec le système. Si vous devez consacrer beaucoup de temps à la formation et à la maîtrise de la plateforme, les déploiements risquent d'être plus lents.

Comment l'entretenir une fois qu'il a été mis en œuvre ?

Une autre question qui devrait être posée à chaque fois. Idéalement, vous devriez avoir un contrôle total sur vos modèles afin de pouvoir les mettre à jour au fur et à mesure que de nouvelles formulations conformes aux normes du marché ou des changements législatifs/réglementaires sont nécessaires. Vous devez vous demander qui assurera la maintenance des modèles après leur mise en service - qu'il s'agisse d'une ressource des opérations juridiques ou des juristes eux-mêmes.

La réponse à cette question sera probablement la facilité avec laquelle la personne chargée de la maintenance prendra en main l'outil d'automatisation des documents. Par exemple, un avocat ne va pas maintenir ses propres modèles s'il doit passer des jours ou des semaines à se familiariser avec l'outil au détriment de son temps de travail. Là encore, il s'agit de savoir si vous devez faire appel à une ressource pour assurer la maintenance ou si vous devez faire appel à des services de conseil pour assurer la maintenance.

Heureusement, M-Files Ment a été conçu pour permettre aux clients de prendre rapidement en main l'outil et de l'utiliser. Les avocats sont donc en mesure de gérer leurs propres modèles sans avoir besoin de ressources supplémentaires, ce qui représente un gain de temps et d'argent considérable.

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