Une solution de gestion électronique des documents (GED) améliore la sécurité et favorise la conformité en assurant le suivi de l'accès aux documents, en contrôlant les modifications et en réduisant les risques.

Sécurité, conformité et réglementation dans la gestion des documents

Une solution GED protège vos informations sensibles tout en garantissant le respect des réglementations de votre secteur. Elle sécurise les données, gère les droits d'accès et assure une traçabilité complète grâce aux journaux d'audit.

Dans cet article, nous vous détaillons les fonctionnalités essentielles afin d'assurer la conformité, comme la gestion des accès, la traçabilité des versions et l'adaptation aux exigences réglementaires.

Quelles sont les caractéristiques de sécurité qu'une GED doit comporter ?

Une GED performante doit intégrer des fonctionnalités garantissant la protection des documents contre les accès non autorisés et les modifications frauduleuses. Assurez-vous que votre solution propose les éléments suivants :

• Gestion des accès basé sur les rôles et responsabilités des utilisateurs
• Cryptage pendant le stockage et le transfert
• Pistes d'audit qui enregistrent l'activité
• Authentification des utilisateurs et autorisations
• Options d'hébergement sécurisé dans le cloud ou On-Premises

Ces caractéristiques contribuent à réduire le risque de violation des données, d'utilisation abusive en interne et de perte accidentelle.

Comment le contrôle d'accès favorise-t-il la conformité ?

Le contrôle d'accès vous permet de choisir qui peut voir ou modifier chaque document. Les autorisations sont définies en fonction des rôles, des départements ou des projets. Cela permet de s'assurer que seules les bonnes personnes peuvent ouvrir des fichiers sensibles.

Par exemple, l'accès aux dossiers du personnel est réservé aux RH, tandis que les rapports financiers ne sont visibles que par l'équipe finance. Cela permet de renforcer la sécurité de vos données et de répondre aux exigences de confidentialité telles que GDPR ou HIPAA. Intégrées à une stratégie plus large (voir notre guide sur les logiciels GED), les bonnes fonctionnalités d'une solution documentaire garantissent que votre organisation reste alignée avec les réglementations en vigueur.

Qu'est-ce qu'une piste d'audit et pourquoi est-elle importante ?

Une piste d'audit est un enregistrement de tout ce qui arrive à un document. Elle indique qui l'a consulté, modifié, partagé ou approuvé. Le système enregistre automatiquement l'heure et le nom de la personne qui a effectué chaque action.

Les pistes d'audit permettent de montrer que votre organisation suit les règles et fait les choses de la bonne manière. Elles permettent également de responsabiliser les personnes pour leurs actions et de soutenir le contrôle de la qualité.

Une GED peut-il contribuer à la mise en place de réglementations spécifiques à l'industrie ?

Oui. De nombreuses plateformes de GED sont conçues pour prendre en charge les règles dans des secteurs tels que les soins de santé, la finance, la construction et les services juridiques. Ces systèmes comprennent souvent des modèles ou des paramètres alignés sur des normes spécifiques.

En voici quelques exemples :

• HIPAA pour les soins de santé
• Règles FINRA et SEC pour la finance
• Certifications ISO pour la fabrication
• GDPR pour la protection des données en Europe

L'utilisation d'une GED permet de réduire les risques de non-conformité et les pénalités qui en découlent.

Comment le contrôle des versions réduit-il le risque de non-conformité ?

Le contrôle des versions permet de suivre toutes les modifications apportées à un document. Il indique qui a effectué la modification, quand elle a eu lieu et ce qui a été mis à jour. Vous pouvez consulter les anciennes versions ou revenir à l'une d'entre elles si nécessaire.

Cela permet d'éviter les erreurs dues à des modifications perdues, de s'assurer que tout le monde utilise la version la plus récente et de faciliter les audits. Dans les secteurs réglementés, la loi impose de conserver un historique complet des documents.

Une GED peut-elle protéger les documents lors d'un travail à distance ?

Oui. De nombreux systèmes de gestion des documents vous permettent d'accéder aux fichiers en toute sécurité et de n'importe où. Les fichiers sont conservés sur une plate-forme principale et sont protégés par des connexions sécurisées. Même lorsque vous n'êtes pas au bureau, le système contrôle toujours qui peut voir ou modifier les fichiers.

Cela permet à votre équipe de respecter les règles tout en restant flexible. Les gens peuvent travailler en toute sécurité et faire avancer les choses, qu'ils soient à la maison, sur le terrain ou dans les bureaux du monde entier.

Du risque à la préparation : Réflexions sur la sécurité des GED

La sécurité et la conformité sont très importantes dans les systèmes documentaires d'aujourd'hui. Une GED solide protège les informations privées, contrôle les personnes autorisées à consulter ou à modifier les fichiers et enregistre les modifications. Ces fonctionnalités permettent à votre entreprise de rester en conformité avec les réglementations et de réduire les risques opérationnels.

Pour voir comment cela fonctionne en pratique, découvrez les fonctionnalités de sécurité et de conformité deM-Files.