Un système de gestion documentaire peut apporter une valeur ajoutée mesurable à l'entreprise, mais seulement s'il est mis en œuvre et utilisé efficacement. De l'amélioration de l'efficacité opérationnelle à la réduction des erreurs et à l'augmentation de la conformité, un SGD permet de réaliser des économies qui vont bien au-delà de la mise en place initiale.

Cet article explique comment évaluer le retour sur investissement d'un système de gestion documentaire et présente les meilleures pratiques pour maximiser les avantages à long terme. Pour en savoir plus sur la manière dont les systèmes de gestion documentaire soutiennent les organisations, consultez notre guide ultime des logiciels GED.

Comment une GED gère-t-elle les politiques de conservation des documents ?

Un SGD gère les politiques de conservation en appliquant des règles pour contrôler la durée de conservation des documents et le moment où ils sont archivés ou supprimés. Ces règles peuvent être définies en fonction du type de document, du projet, du département ou des exigences de conformité.

Par exemple, les dossiers des ressources humaines peuvent être conservés pendant sept ans, tandis que les contrats avec les clients peuvent être archivés après deux ans d'inactivité. Le système suit automatiquement ces délais et applique l'action correcte sans saisie manuelle.

Cela permet de respecter les exigences légales, de réduire l'encombrement et de diminuer les coûts de stockage.

Des solutions comme M-Files permettent aux administrateurs de configurer les politiques de conservation à l'aide de métadonnées, ce qui facilite l'automatisation de l'application des politiques dans les différents services.

Comment évaluer le retour sur investissement de la mise en place d'une GED ?

Pour évaluer le retour sur investissement de la GED, il faut mesurer les économies de temps et d'argent réalisées grâce à une meilleure gestion des documents. Les principaux indicateurs de retour sur investissement sont les suivants

• Moins d'heures consacrées à la recherche de fichiers
• Cycles d'approbation et d'examen plus rapides
• Réduction des coûts d'impression, d'expédition et de stockage
• Moins d'erreurs de conformité ou de pénalités
• Réduction de la charge de travail en matière d'informatique et d'assistance
• Augmentation de la productivité des équipes

Vous pouvez également prendre en compte la réduction des risques, en évitant par exemple la perte de documents ou l'échec d'audits. Comparez ces avantages aux coûts de licence, de formation et de mise en œuvre du système pour calculer le temps de retour sur investissement.

La plupart des organisations constatent un fort retour sur investissement au cours de la première ou des deux premières années.

Des fournisseurs comme M-Files proposent souvent des calculateurs de retour sur investissement ou des études de cas pour aider les équipes à comparer leurs performances.

Une GED peut-elle automatiser les tâches répétitives et minimiser les erreurs manuelles ?

Oui. Une GED automatise de nombreuses tâches fastidieuses telles que l'acheminement des documents pour approbation, l'application de métadonnées, la gestion de l'historique des versions et le suivi de l'état des documents.

L'automatisation réduit le risque d'erreurs telles que le non-respect des délais, les versions obsolètes ou les fichiers en double. Elle permet également de garantir la cohérence de la manière dont les documents sont stockés, nommés et classés.

Par exemple, un bon de commande peut automatiquement déclencher un processus d'examen, attribuer des autorisations et s'archiver après approbation, le tout sans étapes manuelles.

M-Files permet ce type d'automatisation grâce à des règles basées sur les métadonnées qui s'adaptent à vos processus sans codage personnalisé.

Quelles sont les meilleures pratiques à suivre pour maximiser les avantages d'une GED ?

Pour tirer le meilleur parti de votre GED, suivez ces bonnes pratiques :

• Commencer par des objectifs clairs et identifier les points problématiques avant le déploiement
• Impliquer les utilisateurs dès le début pour garantir l'adhésion et une adoption en douceur
• Garder les métadonnées simples et cohérentes
• Personnaliser les workflows pour refléter les processus réels
• Former le personnel de manière approfondie et renforcer l'utilisation à l'aide d'exemples réels
• Contrôlez l'utilisation et ajustez les paramètres en fonction de l'évolution de vos besoins
• Utiliser des outils de reporting pour trouver et résoudre les goulets d'étranglement

Considérez votre GED comme un système vivant qui évolue avec votre entreprise. Des révisions régulières, les commentaires des utilisateurs et les mises à jour des fournisseurs permettent de maintenir son efficacité et de l'aligner sur vos objectifs.

Des solutions comme M-Files offrent un support continu, une configuration flexible et des analyses d'utilisation pour aider les entreprises à s'adapter à leur croissance.

Le retour sur investissement d'une gestion documentaire plus intelligente

Une GED mise en place correctement offre un réel retour sur investissement grâce à un travail plus rapide, moins d'erreurs et des coûts réduits. Associé à une planification intelligente et à des pratiques cohérentes, il devient un atout à long terme qui améliore la façon dont votre organisation traite l'information.

Le bon système ne se contente pas de stocker des documents. Il aide vos collaborateurs à mieux travailler chaque jour.

M-Files est conçu pour soutenir cette mission en transformant la gestion documentaire grâce à une automatisation intelligente et une conception simple et évolutive. Essayez M-Files gratuitement et découvrez comment un travail plus rapide et plus intelligent conduit à un meilleur retour sur investissement.