Mettre en place une solution de GED (Gestion Electronique des Documents) peut considérablement améliorer la productivité, la sécurité et la collaboration. Cependant cette transition comporte également son lot de défis. Problèmes techniques, résistance au changement... pour tirer pleinement parti de leur investissement, les entreprises doivent anticiper ces obstacles et s'appuyer sur un partenaire technologique solide.

Cet article aborde les défis rencontrés face à une GED, la gestion des mises à jour, les options de support disponibles ainsi que la manière dont une GED peut simplifier des processus tels que la gestion des factures.

Quels sont les défis les plus courants lors du déploiement d'une GED ?

Les principaux défis lors du déploiement d'une GED sont souvent liés à l'adoption par les utilisateurs, à un manque de préparation et à une sous-estimation de la complexité de la migration.

• Les utilisateurs peuvent être réticents au changement si le système ne leur semble pas familier ou s'il ajoute des étapes supplémentaires.
• La migration de documents à partir de dossiers existants ou de systèmes papier peut prendre du temps et nécessiter une certaine planification
• L'incohérence des métadonnées ou des workflows peut être source de confusion et de désorganisation.
• L'intégration avec d'autres systèmes d'entreprise peut nécessiter des ressources techniques

La meilleure façon de surmonter ces problèmes est de communiquer dès le début, de procéder à des essais pilotes et de dispenser une formation solide. Commencez modestement, fixez des objectifs clairs et mesurez les premiers succès pour créer une dynamique.

Certains fournisseurs, comme M-Files, proposent des services de mise en œuvre et d'intégration guidés pour aider les équipes à surmonter les premières difficultés. Une bonne planification est essentielle (notre Guide ultime des logiciels GED souligne ce à quoi il faut s'attendre et comment se préparer).

L'assistance technique est-elle généralement incluse dans un abonnement GED ?

Oui. La plupart des fournisseurs de GED incluent un certain niveau d'assistance technique dans leurs plans d'abonnement. Cette assistance couvre généralement :

• Accès à un portail d'assistance ou à un service d'assistance
• Assistance par chat en direct ou par email
• Dépannage des problèmes liés aux performances, à l'accès ou à la configuration du système
• Aide à la mise à jour et à la correction des bugs

Certains fournisseurs proposent des formules d'assistance premium avec des temps de réponse plus rapides, des gestionnaires de compte dédiés ou des services de formation. Il est important de comprendre ce qui est inclus dans votre plan et de savoir si vous pourriez avoir besoin d'une assistance supplémentaire lors du déploiement ou de la mise à l'échelle.

M-Files offre des niveaux de support évolutifs, permettant aux organisations d'adapter les niveaux de service aux capacités internes et à la complexité des projets.

À quelle fréquence dois-je mettre à jour mon logiciel GED ou ses fonctionnalités ?

Les plateformes GED doivent être mises à jour régulièrement pour rester sécurisées et bénéficier des nouvelles fonctionnalités. Les solutions cloud sont généralement mises à jour automatiquement par le fournisseur, avec peu ou pas d'interruption pour les utilisateurs.

Si vous utilisez un système On-Premises, les mises à jour doivent généralement être planifiées et déployées par votre équipe IT interne. Dans les deux cas, maintenir le système à jour permet de garantir une meilleure sécurité, des performances optimales et une conformité continue avec les réglementations en constante évolution.

Il permet également à votre équipe d'accéder à de nouvelles fonctionnalités et améliorations qui rendent le système plus facile et plus puissant à utiliser.

Des éditeurs comme M-Files proposent régulièrement des améliorations et des correctifs, qui peuvent être appliqués sans perturber les activités de l'entreprise.

Comment une GED peut-elle rationaliser le traitement et la validation des factures ?

Une GED améliore le traitement des factures en automatisant l'ensemble du processus, de la réception au paiement. Plutôt que de transmettre manuellement chaque factures pour validation, le système peut :

• Saisir automatiquement les données de la facture
• Faire correspondre les factures aux bons de commande ou aux contrats
• Les acheminer vers l'approbateur approprié
• Envoyer des notifications et des rappels
• Suivi de l'état d'avancement de l'approbation et du délai d'achèvement
• Stocker les factures finalisées avec les métadonnées appropriées

Cela permet de réduire les erreurs, de raccourcir les délais de traitement, d'améliorer la visibilité et de s'assurer que les documents financiers sont prêts pour l'audit. Pour les équipes chargées de la comptabilité fournisseurs, cela peut se traduire par une réduction des retards, une diminution des paiements tardifs et une amélioration des relations avec les fournisseurs.

M-Files prend en charge ces processus grâce à une automatisation basée sur les métadonnées et à des flux de travail personnalisables qui s'adaptent à vos processus d'approbation internes.

En résumé : les clés pour réussir votre projet GED

Aucun système n'est parfait, et même les meilleures platesformes de GED nécessitent un temps d'adaptation. Cependant, avec une bonne planification, des attentes réalistes et un accompagnement adapté, la plupart des organisations peuvent surmonter les obstacles initiaux et constater rapidement des bénéfices durables.

Qu'il s'agisse d'un traitement plus rapide des factures, d'un accès aux documents plus fiable ou d'une conformité simplifiée, les avantages à long terme d'une GED dépassent largement les obstacles à court terme.

Des solutions comme M-Files associent un support produit solide à une automatisation flexible, facilitant ainsi la réussite des équipes dès le premier jour. M-Files propose un essai gratuit afin que vous puissiez voir comment il peut aider votre organisation.