L'un des premiers choix lors de la mise en oeuvre d'une solution GED consiste entre un déploiement dans le cloud ou On-Premises. Cet article analyse les points forts et les limites de chaque modèle et apporte des réponses claires aux questions fréquentes liées à la sécurité, à la capacité d'évolution et à la sauvegarde.

Déploiement GED On-Premises vs Cloud

L'une des premières décisions à prendre lors de la sélection d'un système de gestion électronique des documents (GED) est de savoir comment le déployer. Votre organisation doit-elle le gérer sur des serveurs internes ou utiliser une plateforme cloud gérée par le fournisseur ? Les deux modèles ont leur place, et chacun offre des avantages distincts en fonction de vos priorités.

Cet article vous expliquera les différences entre le déploiement d'une GED en On-Premises vs sur le cloud, avec des réponses aux questions courantes sur la sécurité, la sauvegarde et l'évolutivité à long terme.

Quelle est la différence entre une GED On-Premises et dans le Cloud ?

La différence entre les GED basées sur le cloud et les GED On-Premises réside dans l'hébergement et la gestion. Les systèmes sur site sont installés sur vos propres serveurs et maintenus par votre service informatique interne. Les systèmes en nuage sont hébergés par le fournisseur et accessibles via l'internet.

Les plateformes cloud facilitent le déploiement, réduisent la maintenance et offrent un meilleur soutien aux équipes distantes. Les modèles On-Premises offrent plus de contrôle mais nécessitent davantage de ressources internes.

M-Files est disponible dans les deux modèles de déploiement, ce qui permet aux entreprises de choisir l'option qui correspond à leurs besoins en matière de sécurité, de conformité et d'infrastructure.

Les solutions GED basées dans le cloud sont-elles sécurisées ?

Oui, les plateformes GED basées sur le cloud sont sécurisées lorsqu'elles sont correctement gérées. Elles comprennent souvent un cryptage de qualité professionnelle, des protocoles de transmission sécurisés, une authentification multifactorielle et une surveillance continue.

Les meilleurs fournisseurs disposent également d'une infrastructure mondiale avec redondance intégrée et détiennent des certifications telles que SOC 2 ou ISO 27001. Dans de nombreux cas, les normes de sécurité d'un fournisseur d'informatique dématérialisée dépassent ce que la plupart des entreprises peuvent maintenir en interne.

Les solutions de cloud-first comme M-Files appliquent ces protections par défaut, offrant aux entreprises un environnement sécurisé sans avoir besoin d'une infrastructure personnalisée.

Comment une GED aborde-t-elle la question de la sauvegarde des données et de la reprise après sinistre ?

Une GED basée sur le cloud comprend généralement une reprise après sinistre intégrée et des sauvegardes automatisées. Vos fichiers sont stockés dans plusieurs centres de données sécurisés, ce qui rend la récupération rapide et fiable en cas de perturbations.

Avec les systèmes On-Premises, la sauvegarde et la récupération sont gérées en interne. Vous devez créer et gérer vos propres politiques, votre stockage et vos protocoles de test pour assurer la continuité de vos activités.

Des solutions comme M-Files Cloud intègrent la redondance et la reprise après sinistre dans la plateforme, ce qui allège la charge des équipes informatiques internes.

Comment l'évolutivité d'une GED basée sur le cloud aide-t-elle une entreprise en pleine croissance ?

Les plateformes GED basées sur le cloud s'adaptent facilement à la croissance de votre entreprise. Vous pouvez rapidement ajouter des utilisateurs, augmenter la capacité de stockage ou activer des fonctionnalités sans modifier l'infrastructure.

Cette flexibilité permet aux équipes d'évoluer rapidement et de travailler à distance, ce qui constitue l'un des nombreux avantages d'un système de gestion documentaire. Les systèmes sur site nécessitent des mises à jour physiques et des changements de licence, ce qui augmente les délais et les coûts.

Pour les organisations qui cherchent à se développer sans reconfiguration constante, les plateformes comme M-Files offrent une évolutivité rapide et des performances prévisibles.

Faire le bon choix en matière de déploiement de GED

Les solutions GED basées sur le cloud et On-Premises offrent toutes deux de la valeur, mais leurs différences sont importantes. Les systèmesOn-Premises vous offrent un contrôle total et une personnalisation approfondie. Les plateformes sur cloud réduisent votre charge informatique, se déploient plus rapidement et évoluent avec votre entreprise.

Pour de nombreuses organisations, en particulier celles qui privilégient la rapidité, la flexibilité et la simplicité, une GED basée sur le cloud offre une solution sûre et pratique.

Si vous ne savez pas quelle approche correspond le mieux aux besoins de votre organisation, notre Guide ultime des systèmes de gestion documentaire aborde la question de l'informatique en nuage par rapport à l'informatique sur site dans le contexte d'autres décisions relatives à la GED.

M-Files supporte les deux options de déploiement, ce qui facilite l'adaptation de votre stratégie de gestion documentaire aux objectifs de votre entreprise. Testez gratuitement M-Files et découvrez comment il répond à vos besoins.