Alors que les bouleversements mondiaux continuent de faire la une des journaux, il n'est jamais inutile d'apprendre à maximiser l'efficacité de tous vos processus d'entreprise, y compris l'automatisation des documents. Voici quelques conseils sur la manière de se préparer à l'automatisation des documents et d'en tirer le meilleur parti, et par extension sur les gains d'efficacité qui peuvent en découler.

Assurez-vous que vos modèles sont à jour

Lorsque les gens pensent à l'automatisation des documents, ils pensent probablement au document généré instantanément qui apparaît à la suite de quelques frappes de clavier et de quelques clics dans un questionnaire. Ce à quoi ils ne pensent probablement pas, c'est à la manière dont on en arrive à ce stade. Il y a malheureusement des choses moins passionnantes à faire pour s'y préparer, notamment la mise à jour des modèles.

Il s'agira probablement de modifier la formulation en fonction des normes du marché, des changements réglementaires ou législatifs intervenus depuis la dernière mise à jour. Il s'agira probablement aussi de procéder à une relecture, de modifier la mise en forme et d'assurer la cohérence de vos modèles. L'automatisation fonctionne selon le principe "garbage in, garbage out". Par conséquent, quel que soit le modèle utilisé, il doit être correct, car vous le reproduirez souvent à partir du même modèle. Une faute de frappe flagrante sera reproduite de nombreuses fois si elle est automatisée.

Consolider dans la mesure du possible

Il est probable qu'au fil du temps, vous ayez créé un certain nombre de variantes d'un modèle d'accord particulier, un pour toutes les occasions. Le libellé est très similaire, mais il est plus ciblé sur un type de client, un secteur ou un type de client particulier. Lorsque vous réexaminez vos modèles, vous pouvez vous demander si certaines de ces variantes ne sont plus nécessaires et si vous pouvez consolider certains modèles en vue de l'automatisation. Ces modèles affinés serviront plus tard de base à vos modèles automatisés.

Déterminer qui doit rédiger le projet après la mise en œuvre

Dans un cabinet d'avocats, par exemple, la réponse est probablement un avocat. Mais ce n'est pas toujours le cas. L'automatisation des documents peut aider de deux manières une fonction juridique d'entreprise ou un cabinet d'avocats. Tout d'abord, les juristes expérimentés peuvent transmettre aux juristes débutants la capacité de créer des projets d'accords, ce qui les libère de la rédaction et réduit également le temps nécessaire à l'approbation.
Le second moyen concerne davantage les entreprises que les cabinets d'avocats. Les juristes d'entreprise peuvent donner accès à des modèles afin que les utilisateurs professionnels puissent créer eux-mêmes des documents. La confiance qu'un service juridique accorde aux utilisateurs professionnels peut dépendre du fait qu'ils obtiennent le document à la fin ou qu'il doive passer par le service juridique pour approbation.

La réflexion porte ici sur le processus de rédaction des documents juridiques et sur la question de savoir si des gains d'efficacité peuvent être réalisés en permettant à d'autres personnes de rédiger des documents avec l'aide de la technologie. Du point de vue de la gestion, cela peut permettre d'augmenter la capacité de l'équipe.

Réfléchir à la manière dont les personnes devront changer

La mise en œuvre de l'automatisation des documents est un projet qui nécessitera des changements au sein de votre entreprise ou de votre cabinet juridique. Si vous ne l'aviez pas auparavant, le changement consistera pour les employés à passer de la rédaction manuelle à la rédaction automatisée. Pour ceux qui utilisent déjà l'automatisation des documents, le changement consistera à faire en sorte que les employés apprennent à se servir d'une nouvelle application.

Dans toute organisation, il existe différents types d'utilisateurs, de ceux qui sont impatients de commencer à utiliser un nouveau logiciel à ceux qui sont totalement réfractaires au changement. Il est préférable de mettre en place un plan pour persuader les gens de passer à un nouvel outil d'automatisation des documents. Comment allez-vous amener les personnes réfractaires au changement à adopter le nouvel outil ? Comment vous assurerez-vous que les gens adoptent et utilisent l'outil ?

Les plateformes d'automatisation des documents telles que M-Files Ment offrent une fonctionnalité supérieure, orientée vers le client, qui facilite la saisie des données et permet d'offrir des modèles sur abonnement. Ce type de fonctionnalité nécessite une modification du processus établi ou de la manière de faire les choses, et constitue donc un autre exemple de situation où un plan de changement est nécessaire pour maximiser pleinement le potentiel.

Tenez compte de vos besoins

Maintenant que vous vous êtes assuré que vos modèles sont aussi prêts que possible pour l'automatisation et que vous avez pris en compte certains des aspects de la mise en œuvre liés aux personnes et aux processus, l'étape suivante consiste à déterminer vos besoins en matière d'automatisation des documents. Comment l'automatisation des documents peut-elle optimiser les gains d'efficacité que vous avez réalisés au niveau des personnes et des processus ?

Vous pouvez également prendre en considération les exigences en matière d'intégration. Si, lors de l'examen des processus, vous avez constaté que les employés prenaient des informations dans une application et les saisissaient à nouveau dans une autre, vous voudrez peut-être éviter cela à l'avenir grâce à des intégrations. Les exemples incluent les intégrations avec CRM, les systèmes de gestion des documents, le SSO et les applications de signature électronique.

Quelle est la prochaine étape ?

Une fois le travail préparatoire effectué, vous serez prêt à aller sur le marché et à voir comment les entreprises d'automatisation des documents répondent à vos exigences. Gardez ces éléments à l'esprit lorsque vous parcourez les démonstrations. Veillez à comparer chacune d'entre elles à vos exigences et à leur coût. Pensez également à la personne qui devra mettre en œuvre le système et à celle qui devra en assurer la maintenance - et évaluez les coûts correspondants.

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