Au cours d'un processus d'achat, la question du retour sur investissement est souvent la plus importante. Après tout, toute entreprise voudra savoir que l'argent qu'elle dépense pour un logiciel présente un avantage clair et que l'argent vaut l'avantage d'avoir le logiciel.

Alors, quand il s'agit de logiciels d'automatisation des documents, où est le retour sur investissement ? La réponse se résume à trois concepts simples, mais universels : gain de temps, gain d'argent et gain de réputation. Voyons cela de plus près...

Gagner du temps

Pour les cabinets d'avocats, les juristes d'entreprise et les autres professionnels, le gain de temps - les heures de travail manuel fastidieux que votre personnel pourrait consacrer à des activités plus productives - est l'un des principaux "arguments de vente" de tout logiciel d'automatisation des documents.

Il peut être possible d'évaluer le temps nécessaire à la création actuelle des documents à partir de l'enregistrement du temps des avocats concernés - bien que l'expérience montre que les gens ont tendance à fusionner différentes tâches en un seul récit et qu'il peut donc être difficile d'obtenir une précision de 100 %.

Si vous n'êtes pas en mesure d'obtenir les données, la solution de secours consiste à demander aux juristes concernés combien de temps ils estiment nécessaire pour créer le document.

Dans ce dernier cas, toutes sortes de variables influenceront leurs réponses. Par exemple, une personne qui réutilise le même modèle à partir de son disque dur et qui se contente d'ajuster certaines parties à chaque fois est susceptible de dire qu'elle prend moins de temps à rédiger. Toutefois, cette estimation ne tient pas compte du temps nécessaire aux erreurs signalées au stade de l'approbation ou du temps nécessaire au traitement futur des plaintes lorsque le modèle utilisé contient les coordonnées du client précédent, par exemple. Il est probablement plus prudent d'établir une moyenne du temps nécessaire à l'ensemble de l'équipe.

En ce qui concerne le temps nécessaire à la mise en œuvre d'un logiciel d'automatisation des documents, il peut être intéressant d'effectuer un essai pilote avec le fournisseur avant de signer le contrat. Cela vous donnera une idée des capacités de l'outil dans un cas d'utilisation réel et vous fournira les informations nécessaires pour déterminer le temps qu'il faudra après sa mise en œuvre (même s'il ne s'agit que d'un ou de deux documents).

Comprendre le temps nécessaire avant et après la mise en œuvre sur une période donnée vous donnera une idée des économies qui peuvent être réalisées par mois ou par an. Cette information pourrait permettre de prendre des décisions stratégiques en matière de ressources, mais il faut savoir que les performances passées ne sont pas toujours synonymes de performances futures.

Pour les équipes internes dont la capacité est insuffisante, la mise en œuvre d'une solution d'automatisation des documents permettant à d'autres personnes au sein de l'entreprise de créer des premiers projets de documents juridiques est un excellent moyen d'augmenter la capacité de l'équipe. Le fait de permettre à d'autres personnes au sein de l'entreprise de générer facilement des documents sur le papier de l'entreprise rend également les révisions plus rapides et plus faciles pour l'équipe juridique - au lieu d'avoir à examiner toute une série d'accords différents provenant de tiers.

Économiser de l'argent

Calculer les économies que l'automatisation des documents peut faire réaliser à un cabinet peut être un défi, mais c'est faisable. En règle générale, les cabinets d'avocats évaluent les éléments suivants avant de mettre en œuvre l'automatisation des documents :

- Comprendre quels sont les documents qu'ils rédigent actuellement
- Combien de temps faut-il pour les rédiger ?
- À quelle fréquence les documents sont-ils rédigés ?
- Qui les rédige et les approuve

L'enregistrement de ces informations, même s'il s'agit d'une estimation précise, fournit une base de référence à partir de laquelle les cabinets d'avocats peuvent mesurer les gains d'efficacité après la mise en œuvre. Nous recommandons aux cabinets d'avocats de sélectionner l'un des meilleurs candidats à l'automatisation des documents et de le soumettre à l'un de nos projets pilotes afin d'évaluer scientifiquement les gains d'efficacité. Cela constituera une base solide pour le déploiement d'autres documents et donnera de l'énergie aux équipes qui cherchent à transformer numériquement leur façon de rédiger.

Il existe plusieurs façons de calculer les économies réalisées, qui dépendent en grande partie de la manière dont le cabinet juridique facture le travail, qu'il s'agisse d'heures facturables ou d'honoraires fixes. L'automatisation des documents profite naturellement aux projets à honoraires fixes afin d'augmenter les marges - et sa mise en œuvre permettra d'économiser de l'argent sur chaque document produit. Bien qu'elle ne soit pas aussi évidente, l'automatisation des documents est également bénéfique pour les travaux facturés à l'heure, en particulier si elle minimise le montant des déductions.

Les gains de temps permettent aux avocats d'effectuer d'autres tâches facturables et donc d'être plus rentables individuellement. À cela s'ajoutent les économies réalisées en cas de plaintes ou de réclamations résultant d'erreurs de rédaction, telles que l'utilisation des coordonnées d'un client antérieur dans un contrat ou le non-respect des normes du marché ou des formulations les plus récentes. Le copier-coller n'est pas sans risque !

L'objectif de l'automatisation des documents est d'améliorer l'efficacité de la rédaction des documents. Toutefois, cela a pour conséquence qu'il est possible de déplacer la première génération de projets d'accords vers le bas de l'échelle de l'ancienneté.

Le personnel plus expérimenté aurait participé à la création du modèle de document en premier lieu, aurait compris comment il fonctionne de manière conditionnelle, et aurait compris quelles données sont requises et à quel moment. Ces connaissances sont ensuite utilisées dans l'automatisation du modèle, ce qui permet aux membres moins expérimentés de l'équipe de rédiger rapidement des accords sur la base des contraintes définies dans l'automatisation - document utilisé, données ajoutées ou clauses conditionnelles ajoutées.

Cela permet aux membres juniors de l'équipe de créer rapidement des projets de documents, de réduire le coût de chaque document produit et, éventuellement, de réduire le nombre d'approbations de la part des juristes de haut niveau, puisque des modèles standard sont utilisés au sein de l'équipe.

Préservation de la réputation

L'un des avantages intangibles de l'automatisation des documents, et en particulier des outils d'automatisation des documents destinés aux clients tels que M-Files Ment , est l'amélioration de la réputation. Comment ?

Il est important d'avoir une production cohérente. Les gros clients des cabinets d'avocats donneront probablement des instructions à plusieurs équipes au sein d'un cabinet d'avocats - les documents qu'ils reçoivent doivent être cohérents d'un domaine de pratique à l'autre afin de maintenir les attentes en matière de production.

Les documents générés à partir de modèles correctement tenus à jour contiendront toujours les termes les plus récents, conformes aux normes du marché.
La collecte de données auprès du client peut faciliter grandement le processus en permettant à ce dernier de fournir des informations à l'avocat avant qu'il ne rédige le projet d'accord.

Les clients internes pour les juristes d'entreprise et les clients externes pour les cabinets d'avocats peuvent constater que la technologie est déployée pour fournir un service meilleur et plus rapide.

M-Files Ment offre aux entreprises des outils en libre-service uniques qui permettent aux travailleurs intellectuels de publier des contenus automatisés n'importe où et de générer des documents directement à partir de données tierces, de manière sécurisée et conforme.

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