Les métadonnées, par définition, en disent plus sur d'autres données. Elles donnent des "clés" communes pour trouver des informations en fonction de ce qu'elles sont, plutôt que de l'endroit où elles se trouvent.

Les métadonnées permettent de classer les informations d'une manière commune et efficace, afin que tout le monde puisse y avoir accès. Les métadonnées, bien qu'elles offrent déjà de nombreux avantages à l'organisation, ne sont qu'une étape sur la voie d'une meilleure rentabilité.

Pour gérer efficacement toutes les données de l'organisation, vous devez disposer d'une méthode de recherche, d'identification, de gestion et de traitement des informations, quel que soit leur emplacement. Vous avez besoin de connecteurs pour accéder aux données dans d'autres référentiels et d'outils intelligents pour trouver et gérer les informations dont vous avez besoin.

Webopedia explique que la gestion intelligente de l'information est un ensemble de processus et de solutions technologiques sous-jacentes qui permettent aux organisations de comprendre, d'organiser et de gérer toutes sortes de types de données.

La gestion intelligente de l'information découle d'une approche de la gestion des documents fondée sur les métadonnées, combinée à la capacité de gérer l'information dans l'ensemble des systèmes et des référentiels sans qu'il soit nécessaire de procéder à une migration. En outre, l'intelligence artificielle fait partie de l'ensemble pour aider à automatiser les processus connexes.

La gestion de l'information est essentielle pour améliorer la rentabilité et la conformité aux lois et réglementations. Une gestion intelligente de l'information assure la transparence des flux de travail et vous aide à respecter plus facilement les exigences de conformité.