Vad är automatisering av kunskapsarbete?

Appar för generativ artificiell intelligens (AI) som ChatGPT dominerar nyhetsflödet – och alla som arbetar med information, kreativitet och kritiskt tänkande håller ögonen på utvecklingen.

Dit hör exempelvis kreatörer (författare och konstnärer), intellektuella (professorer och andra akademiker) och experter (ekonomer, arkitekter och dataingenjörer). Alla som är intresserade av generativ AI kan försöka förutse effekterna av den nya tekniken. AI och automatisering kan förändra framtidens arbete genom det som på engelska kallas för knowledge work automation.

AI och automatisering

Knowledge work automation använder olika lösningar för att medarbetare ska kunna ägna sin tid och kompetens åt rätt saker. Det gör att man kan arbeta snabbare och mer effektivt med uppgifter som dokumenthantering, innehållshantering, arbetsflödeshantering, säkerhet och efterlevnad. Det bidrar till att skapa nya arbetsmetoder och minska manuella rutinuppgifter så att medarbetare kan skapa mer värde i företaget.

Den genomsnittliga medarbetaren ägnar 40 procent av sin arbetsdag åt uppgifter som inte kräver deras kärnkompetens. Över en miljard människor världen över ägnar nästan fyra timmar om dagen åt att skriva e-post, organisera dokument och kontrollera att lagar och regler följs. Medarbetarnas potential tas inte tillvara fullt ut. Knowledge work automation hjälper till med dessa sysslor så att medarbetarna kan fokusera på viktiga och mer stimulerande uppgifter.

Vilket kunskapsarbete kan automatiseras?

Människor missförstår ofta huvudskälet till att man använder AI inom kunskapsarbete och automatisering. För det första kan olika typer av strukturerade uppgifter automatiseras också utan AI. För det andra kan AI hjälpa till med mindre strukturerade och kreativa uppgifter som att skapa konst, skriva kod och utforma byggnader i nära samarbete med människor. Slutligen bidrar kombinationen av AI och automatisering till att minska antalet uppgifter som behöver utföras av människor.

Här är fyra viktiga arbetsuppgifter som en medarbetare kan avlastas genom att använda knowledge work automation:

• Dokumenthantering: Registrering, spårning och lagring av elektroniska dokument - PDF-filer, ordbehandlingsfiler, ritningar och juridiska dokument. Sådana verktyg är snabbare och effektivare än manuell datainmatning. Programvara för dokumenthantering kan spåra metadata, hantera dataintegration och datavalidering, organisera lagring och mycket mer utan att kräva tidsödande insatser från medarbetare.
• Hantering av innehåll: Samla in, hämta, leverera och styra information i alla former. Innehållshantering hanterar varje fas i dokumentets livscykel, från att det skapas till lagring eller radering. Dokumenthantering fokuserar däremot på att lagra och dela dokument internt inom en organisation.
• Hantering av arbetsflöden: Identifiera, organisera och samordna en given uppsättning uppgifter för att producera nytt material. Hantering av arbetsflöden optimerar ett företags metoder och rutiner för att öka produktiviteten, ta bort repetitiva uppgifter och eliminera fel. Nya projekt kräver att medarbetare utvecklar nya metoder och arbetsflöden. Att göra det genom att pröva sig fram är ineffektivt.
• Säkerhet och efterlevnad: Alla företag utsätts för säkerhetsrisker och måste därför följa flera olika regelverk och efterlevnadsstandarder. Att upprätthålla regelefterlevnad och datasäkerhet kan vara ett heltidsjobb för en utbildad expert. Samtidigt är många andra medarbetare inte utbildade för efterlevnads- och säkerhetsuppgifter. Den typen av uppdrag innebär slöseri med tid som i stället kan användas till faktiskt kunskapsarbete.

Kunskapsarbetets framtid

Med hjälp av artificiell intelligens, maskininlärning och stora språkmodeller kan man automatisera allt som inte är verkligt kunskapsarbete. AI eliminerar informationskaos, lyfter fram företagets samlade kunskap och analyserar befintlig dokumentation, skapar och slutför dokument, e-postmeddelanden, standardiserade formulär och mycket mer.

Knowledge work automation ger medarbetare sammanfattningar av dokument på valfritt språk och skapar innehåll som är baserat på ostrukturerade exempel eller uppmaningar. Det automatiserar också arbetsflöden som underlättar att man arbetar efter bästa praxis. En bra plattform för knowledge work automation skapar därför ett arbetsklimat som lockar och stimulerar skickliga medarbetare. Samtidigt kan den eliminera nästan fyra timmars mindre kvalificerat arbete per dag.

FAQ: Vad vill du veta om automatisering?

Vad är skillnaden mellan kontorsautomation och ett system för knowledge work automation?

Som namnet antyder hjälper kontorsautomation till att effektivisera driften av ett kontor. Det ger stöd åt medarbetare inom data och projektledning och att hantera videokonferenser. Knowledge work automation gör det möjligt att arbeta mer effektivt och dra nytta av organisationens samlade kunskap. Det fyller kunskapsluckor, styr kunskapsintensiva arbetsflöden och ser till att alla teammedlemmar har tillgång till kunskap.

Varför ska vi automatisera kunskapsarbete?

Knowledge work automation är framtiden för arbete och framtiden för automatisering. Automatiseringsverktyg hjälper medarbetare att prestera och förbättrar produktiviteten genom att automatisera arbetsflöden. De långsiktiga fördelarna med automatiserat kunskapsarbete kommer att stärka effektiviteten i alla arbetsmiljöer. Knowledge work automation minskar redan antalet fel och sparar tid för alla typer av affärsverksamhet.

Varför är knowledge work automation så omvälvande?

All form av automatisering av arbete innebär en stor förändring och automatisering av kunskapsarbete är inget undantag. Knowledge work automation använder framsteg inom datavetenskap och informationsteknik för att bygga upp och göra storskaliga förändringar av sättet att arbeta. En medarbetare använder automatiseringsprogramvara för att hantera mindre kvalificerade uppgifter vilket minskar kostnaderna för alla produkter och tjänster.