Trelleborg Sealing Solutions Kalmar AB
Trelleborg Sealing Solutions Kalmar driver processeffektivitet och affärsinnovation med M-Files
Höjdpunkter
- Dubbelarbete med dokument och manuell datainmatning har eliminerats i viktiga arbetsflöden, vilket har effektiviserat dem för snabbare genomförande.
- Full insyn och kontroll över hela livscykler för tekniska projekt.
- Företaget har gjort sig oberoende av isolerade äldre system och manuella godkännanden genom att införa sömlösa, sammanläkande processer.
- Ökad effektivitet i prototyp- och provhantering.
- Förbättrad efterlevnad och spårbarhet genom metadatadrivna arbetsflöden.
Användningsfall
Hantering av efterlevnad
Hantering av kundinformation
Kvalitetsstyrning
Industri
Tillverkning av maskiner
Land
Sverige
Dela denna berättelse
Företagspresentation
Trelleborg Sealing Solutions Kalmar AB (Trelleborg) är en global leverantör av polymerbaserade lösningar för buller- och vibrationsdämpning till fordonsindustrin. Företaget är specialiserat på bromsbelägg och andra flerskiktskomponenter för lätta fordon och levererar till originaltillverkare (OEM) och eftermarknadskunder i Europa, Asien och Nordamerika. Trelleborg har sitt huvudkontor i Kalmar, Sverige, och stödjer globala fordonsprogram med cirka 300 anställda. Dem har ett starkt tekniskt fokus vilket förverkligas genom sina tekniska center, testanläggningar och regionala kontor i Detroit och Shanghai.
Tidigare upplevde Trelleborg ökande ineffektivitet i verksamheten på grund av en föråldrad systemmiljö baserad på Lotus Notes. Företaget förlitade sig på flera separata applikationer för att hantera produktutveckling, prototyphantering, tekniska förfrågningar och kundregistrering. Trelleborg kämpade med fragmenterade data, dubbla dokument och inkonsekventa arbetsflöden när dessa applikationer blev äldre och allt svårare att underhålla. Företaget samarbetade med M-Files partner Svensk Dokumenthantering AB (Svedok) för att modernisera sin informationsinfrastruktur och implementera M-Files som en enhetlig plattform för strukturerade affärsprocesser och säker dokumenthantering.
Trelleborg ersatte sina äldre applikationer med en metadatadriven arkitektur som stöder enhetliga datamodeller, realtidsöverblick och revisionsklar efterlevnad genom att konsolidera kritiska arbetsflöden i M-Files. Företaget byggde upp och implementerade kärnprocesser parallellt, och täckte allt från tekniska projekt och provförfrågningar till kvalitetshantering och kundgodkännanden. För att effektivisera verksamheten över avdelningarna, utan att öka ITkomplexiteten har Trelleborg antagit M-Files som en viktig plattform för att förbättra samarbetet, säkerställa spårbarhet och driva framtida innovationer inom hela verksamheten. Plattformen används brett inom organisationen, med hög användaracceptans och en växande intern efterfrågan på nya arbetsflöden.
Utmaningar före M-Files
Äldre system, begränsad integration och skalbarhet
Trelleborg var starkt beroende av en serie specialanpassade Lotus Notes-applikationer för att hantera viktiga affärsprocesser, inklusive produktutveckling, prototypproduktion och kundregistrering. Dessa verktyg blev allt svårare att underhålla med tiden och kunde inte längre stödja organisationens växande operativa behov. Varje applikation fungerade självständigt, vilket ledde till frekventa dubbelregistreringar – särskilt för kundregister – vilket orsakade ineffektivitet och brister i arbetsflödena.
Trelleborgs IT-team stod inför ett växande tryck att upprätthålla prestandan efter att företagssystemen migrerats från Lotus Notes. Anställda upplevde förseningar vid hämtning av information och hantering av grundläggande uppgifter med försämrad hastighet, dålig användarupplevelse och begränsad flexibilitet. Bristen på integration mellan applikationer och system hindrade teamen från att enkelt dela data eller bygga upp enhetliga rapporteringsstrukturer.
Håkan Sandberg, IT-chef på Trelleborg, säger: ”Det fanns kanske tre olika kundregister i Lotus Notes, var och en för olika arbetsflöden. Det skapade verklig ineffektivitet, särskilt när verksamheten växte. Applikationerna kunde inte kommunicera med varandra, och teamet arbetade ständigt med att kringgå systembegränsningar för att hålla verksamheten igång.”
Fristående dokument och dålig versionshantering påverkade spårbarheten
Trelleborgs prototyp- och provutvecklingsprocesser innebar stora mängder teknisk dokumentation, inklusive tekniska ritningar, DXF-filer (Drawing Exchange Format) och kundspecifika konfigurationer.
Medarbetarna lagrade och delade filer på ett inkonsekvent sätt utan ett centraliserat system för hantering, vilket ledde till förvirring kring vilka versioner som var aktuella. Detta innebar en risk för efterföljande tillverkningsprocesser.
"M-Files låter teamet kontrollera dokumentversioner, hantera godkännanden och upprätthålla en centraliserad revisionsspårning genom förbättrad automatisering av kunskapsarbetet. Team kan nu få tillgång till uppdaterade ritningar, kundregister och projektaktiviteter via delade vyer, vilket eliminerar behovet av osammanhängande e-posttrådar eller dubbla filer."
Håkan Sandberg, IT-chef, Trelleborg Sealing Solutions Kalmar AB
Teamet saknade också tillförlitliga metoder för att spåra dokumenthistorik och kontrollera åtkomst mellan avdelningar. Projektteam återanvände ofta föråldrade filer eller bifogade samma ritning till olika dokument. Kvalitetshantering, efterlevnadskontroll och dokumentgodkännanden hanterades manuellt, vilket ökade den administrativa arbetsbelastningen och utsatte verksamheten för problem.
Håkan säger: "Ibland fanns samma ritning på 50 olika ställen. Det fanns ingen versionskontroll och inget sätt att spåra vilken som var den officiella produktionsreferensen. Detta gjorde det svårt att upprätthålla konsekvensen och bromsade varje steg i utvecklingscykeln."
"En av de största fördelarna är att allt fungerar på samma sätt. Gränssnittet känns likadant oavsett om man hanterar en prototyp, gör en ändringsbegäran eller registrerar ett kundklagomål. Denna igenkänning skapar förtroende och minskar introduktionstiden. Användarna vet redan hur man skapar objekt, hanterar arbetsflöden och navigerar i vyerna. Denna standardisering gör varje ny lansering snabbare och effektivare."
Håkan Sandberg, IT-chef, Trelleborg Sealing Solutions Kalmar AB
M-Files lösningar
Centraliserad distribution och strukturerad processdesign
Trelleborg valde M-Files för att ersätta sin fragmenterade Lotus Notes-miljö och centralisera centrala affärsprocesser efter att ha deltagit i ett användargruppsevent där M-Files presenterades som en flexibel lösning med starka integrations- och arbetsflödesfunktioner. Teamet granskade M-Filesintegrationsmöjligheter och metadatadrivna arkitektur och lanserade sedan ett konceptbevis (PoC) för att testa viktiga arbetsflöden, inklusive projekthantering, prototyphantering och kundintroduktion.
Trelleborg samarbetade med Svedok för att implementera M-Files i alla viktiga processer parallellt för att säkerställa konsekvens mellan beroende arbetsflöden. Dessa inkluderade skapande av kunder och material, teknisk projektledning, spårning av prover och prototyper samt ändringskontroll. Teamet använde en delad objektmodell och strukturerade metadata för att definiera relationer mellan poster och eliminera hantering av dubbletter.
Håkan säger: "Processerna var för sammankopplade för en stegvis implementering. Istället lanserades de centrala arbetsflödena samtidigt med en enhetlig struktur från dag ett. Denna strategi gav en stabil grund att bygga vidare på, så att Trelleborg nu kan införa nya processer snabbt eftersom logiken redan är bekant. Allt hänger ihop på ett smidigt sätt, vilket gör systemet mer kraftfullt för varje nytt användningsfall."
Anpassade arbetsflöden och utökad affärstillgång
Svedok hjälpte till att konfigurera M-Files så att det speglar Trelleborgs operativa struktur, interna standarder och säkerhetskontroller. Svedoks team skapade anpassade mallar och objektklasser för att matcha affärsbehoven och byggde in rollbaserade behörigheter för att hantera åtkomst mellan avdelningarna.
Håkan säger: "En av de största fördelarna är att allt fungerar på samma sätt. Gränssnittet känns likadant oavsett om man hanterar en prototyp, gör en ändringsbegäran eller registrerar ett kundklagomål. Denna igenkänning skapar förtroende och minskar introduktionstiden. Användarna vet redan hur man skapar objekt, hanterar arbetsflöden och navigerar i vyerna. Denna standardisering gör varje ny lansering snabbare och effektivare."
Lanseringen omfattade alla anställda inom teknik, kvalitet, lager och administration. Det enhetliga användargränssnittet och arbetsflödeslogiken innebar att nya processer kunde införas med minimal utbildning. Produktionspersonal fick också tillgång till M-Files via integrerade arbetsflöden för kvalitetshantering, medan kunskapsarbetare använder det för att hantera strukturerade data och relaterad dokumentation.
Resultat
Effektiviserad verksamhet och stärkt datakontroll
Trelleborg eliminerade ineffektivitet kopplad till äldre system genom att ersätta Lotus Notes med en enda skalbar lösning - M-Files. Teamet länkade strukturerad metadata mellan projekt, prototyper och ritningar för att samordna masterdata och minska dubbelarbete med dokument. Detta gav medarbetarna insyn i arbetsflöden i realtid för snabbare beslut och mer exakt spårning av tekniska aktiviteter.
"M-Files låter teamet kontrollera dokumentversioner, hantera godkännanden och upprätthålla en centraliserad revisionsspårning genom förbättrad automatisering av kunskapsarbetet. Team kan nu få tillgång till uppdaterade ritningar, kundregister och projektaktiviteter via delade vyer, vilket eliminerar behovet av osammanhängande e-posttrådar eller dubbla filer", säger Håkan.
"Alla är nöjda med M-Files. De förstår hur objekt hänger ihop, hur man hittar information och hur man spårar arbetsflöden. Det har gett Trelleborg större kontroll, tydlighet och förtroende för data."
Grunden för framtida innovation
Trelleborg fortsätter att utöka användningen av M-Files inom olika avdelningar och bygger och implementerar ofta nya objekt och arbetsflöden på bara några timmar. Medarbetarna föreslår regelbundet nya användningsfall, övertygade om att det enhetliga gränssnittet och den logiska uppbyggnaden kommer att stödja ytterligare behov utan att öka komplexiteten.
Företaget utforskar också integrationer av artificiell intelligens (AI) för att förbättra sökning och rapportering. Tidiga undersökningar av semantisk indexering och Microsoft Copilot tyder på långsiktiga planer på att utnyttja AI för djupare insikter i strukturerade affärsdata, även om detta ännu inte är i full användning.
"Om tio år kommer Trelleborg inte att ha någon gemensam mapp på servern; allt kommer att finnas i M-Files. Det är redan ett av de mest strategiskt viktiga systemen för Trelleborg, och teamet har bara börjat", avslutar Håkan.
"Alla är nöjda med M-Files. De förstår hur objekt hänger ihop, hur man hittar information och hur man spårar arbetsflöden. Det har gett Trelleborg större kontroll, tydlighet och förtroende för data."
Håkan Sandberg, IT-chef, Trelleborg Sealing Solutions Kalmar AB
Partner
Svedok
Svedok har hjälpt företag med intelligent informationshantering i tio år och bidragit till att effektivisera och göra administratörer till hjältar i olika typer av organisationer. Svedok grundades av Jonas Jonsson, Jesper Johansson och Elisabeth Aronsson och har sedan 2015 hjälpt till att leverera M-Files till tusentals användare över hela Sverige.
Kontakt
Svedok
info@svedok.se
+46 (0)480 275 20
Varför M-Files?
M-Files är den ledande plattformen för automatisering av kunskapsarbete. Med plattformen M-Files kan kunskapsarbetare hitta information snabbare, arbeta smartare och uppnå mer. M-Files har en innovativ metadatadriven arkitektur, en inbyggd arbetsflödesmotor och avancerad artificiell intelligens. Detta gör det möjligt för kunderna att eliminera informationskaos, förbättra processeffektiviteten och automatisera säkerhet och efterlevnad.
