Antti Nivala, grundare och VD, M-Files
25 januari 2023

I dagens affärsklimat går saker och ting snabbare än någonsin. Organisationer har nu till uppgift att hantera och skydda mer information, och snabbhet och effektivitet har blivit två av de viktigaste prioriteringarna för att organisationer ska kunna hålla jämna steg med affärsverksamheten.

Många företag förlitar sig dock fortfarande på gamla metoder för att hantera detta inflöde av information, till exempel den flerstegsprocess som innebär att man måste skicka ut, vänta och svara innan ett kontrakt kan slutföras. Dagens organisationer bör istället överväga lösningar som gör det möjligt för dem att öka produktiviteten, förbättra effektiviteten och leverera betydande affärseffekter. Ett sätt för organisationer att uppnå dessa mål är att införliva automatisering i sina befintliga arbetsflöden.

Automatisering av arbetsflöden automatiserar vardagliga arbetsuppgifter enligt förutbestämda affärsregler för att öka konsekvensen, förbättra effektiviteten och uppnå snabbare genomströmning. Det bidrar till att göra verkliga processer enklare att följa och mer repeterbara. Automatisering av arbetsflöden gör sällan en process helt automatiserad, men effektiviseringen och elimineringen av mekaniska steg och den vägledning som den ger kan ha en meningsfull inverkan på slutresultatet.

Här är till exempel några av de fördelar som kan förväntas av automatisering av arbetsflödet:

Ökad produktivitet

Att automatisera specifika uppgifter kring kundinformation kan bidra till att minska några av de vardagliga, tidskrävande uppgifter som ofta leder till onödiga cykler. Genom automatisering av arbetsflödet guidas medarbetarna istället automatiskt genom processen, så att de inte fysiskt behöver komma ihåg vad som kommer härnäst eller spendera otaliga minuter på att leta efter det där borttappade dokumentet.

När en medarbetare till exempel startar ett nytt kundprojekt kan automatiseringen av arbetsflödet automatiskt ge bakgrundsinformation och förhandsfylla mallar för projektleveranser. På samma sätt kan automatisering av arbetsflödet säkerställa att alla nödvändiga granskningar och godkännanden har slutförts innan det slutliga resultatet delas, när leveranserna håller på att slutföras.

Känsla av säkerhet Med automatisering av arbetsflöden kan befintliga processer ställas in så att de intuitivt kan följas, så att arbetet utförs i tid och information proaktivt levereras till rätt destination. Rätt arbetsflöden, säkerhetskontroller, registerhantering och godkännanden tillämpas automatiskt på informationen, vilket bidrar till att medarbetarna inte längre behöver vara rädda för att göra misstag.

Starka standarder för efterlevnad

Hantering av information är en viktig del för att uppnå efterlevnad, särskilt i starkt reglerade branscher.

Automatisering av arbetsflöden kan automatiskt säkerställa att policyer tillämpas, att dokument skyddas och att filer skapas, lagras, används och bevaras på ett sätt som uppfyller lagstadgade krav. Automatisering av arbetsflöden kan bidra till att säkerställa att projekt går igenom alla nödvändiga steg på rätt sätt och att alla regler följs för att uppfylla efterlevnadskraven, vilket kan bidra till att säkerställa att endast rätt personer har tillgång till känslig information.

Förbättrad verifieringskedja

Automatisering av arbetsflöden kan också göra det möjligt för organisationer att spåra informationsversionshistorik och omedelbart visa en verifieringskedja. Varje steg dokumenteras automatiskt med en datum- och tidsstämpel. Organisationer får omedelbar synlighet av verifieringskedjan i alla dokument för att underlätta kontrollövervakning och visa bevis på efterlevnad.

De spårbara register som tillhandahålls av automatiserade arbetsflöden ger bevis för att en nödvändig process följs, till exempel att åtkomst endast beviljas till specifika personer, vilket är värdefullt för att uppfylla stränga externa revisionskrav. Ett ISO-kompatibelt företag som har implementerat arbetsflöden i ett kvalitetsledningssystem (QMS) kan till exempel bevisa att de hanterar korrigerande och förebyggande åtgärder på rätt sätt.

Så här kommer du igång med automatisering av arbetsflöden

När företag fortsätter att lägga till ytterligare verktyg i sin teknikstack - från ERP (enterprise resource planning) till CRM (customer relationship management) och HR (human resources) - är det viktigt att se till att arbetet inte dubbleras i flera olika system. Automatisering av arbetsflöden kan vara det praktiska verktyget som håller ihop allt.

För att påbörja din resa mot automatisering av arbetsflöden är det viktigt att komma ihåg att det är OK att börja i liten skala och sedan växa. Börja med en process som inte är alltför komplex att automatisera och använd den som ett sätt att validera lösningen, underlätta förändringshanteringen och lära dig hur du bäst implementerar automatisering i din organisation.

Tänk på en process som inte är verksamhetskritisk, så om det uppstår problem eller förseningar med implementeringen blir effekterna minimala. En process som är begränsad i omfattning med avseende på organisationen (dvs. en avdelningsspecifik process snarare än en process som omfattar hela företaget) är ofta en bra utgångspunkt. Att börja med en process som är begränsad i omfattning kan också möjliggöra mer effektiv testning och iterering inom en mindre grupp för att få den mest användbara återkopplingen.

När man har lärt sig att automatisera icke-kritiska processer är det lättare att bygga vidare på detta genom att automatisera fler och mer komplexa lösningar. Genom att börja i liten skala kan du bättre förstå och definiera dina mål för implementeringen av en automatiserad lösning, så att du kan säkerställa att automatiseringen förbättrar processerna över tid och ger önskat värde.

När man inför automatisering av arbetsflöden är det största hindret ofta att medarbetarna är så vana vid att manuellt godkänna och flytta information att de har gjort det till en viktig del av sitt jobb, i stället för att förstå att det bara är en syssla. En viktig del av en framgångsrik strategi för automatisering av arbetsflöden är att diskutera med medarbetarna och hjälpa dem att förstå hur automatisering av arbetsflöden kan hjälpa dem att fokusera på arbete av högre värde, istället för att spendera oändliga cykler på onödigt manuellt arbete. Människor är det största hindret för framgång om de inte förstår det potentiella värdet redan från början.

Med den enorma ökningen av mängden data som organisationer genererar, bearbetar och samlar in från en mängd olika datakällor kan automatisering av arbetsflöden göra det möjligt för företag att hålla jämna steg med ständigt föränderliga miljöer. Genom att börja i liten skala och kommunicera fördelarna med de anställda på förhand kan automatisering av arbetsflöden öka effektiviteten, produktiviteten och efterlevnaden - men bara om det görs på ett välplanerat sätt.

Forbes Technology Council är en inbjudan endast gemenskap för världsklass CIO, CTO och teknikchefer. Är jag kvalificerad?

Följ mig på Twitter eller LinkedIn. 

Antti Nivala är grundare och VD för M-Files, en global ledare inom informationshantering. Läs Antti Nivalas fullständiga chefsprofil här.