Av Antti Nivala den 8 juli 2022

Under årtionden var företag i stor utsträckning inriktade på kontor, vilket lämnade lite utrymme för medarbetarna att själva välja hur och när de skulle arbeta. Samtidigt som arbetsgivarna anpassar sig till kontorets framtid efter pandemin har dagens snabba arbetsflöden och kundkrav förändrat hur kunskapsarbetare får tillgång till och använder data. Att på ett korrekt och effektivt sätt få tillgång till data och information så att medarbetarna kan fatta välgrundade beslut är fortfarande ett betydande hinder.

Cheferna har nu till uppgift att upprätthålla produktiviteten i en hybridmiljö samtidigt som datakvaliteten bevaras. Genom att utnyttja digital innovation och arbetsflödesteknik som t.ex. automatisering av affärsprocesser kan man skapa en sömlös digital upplevelse som stöder och stärker medarbetarna i en hybridmiljö.

De höga kostnaderna för dålig datakvalitet och fel på arbetsplatsen

Företag producerar och samlar in otroliga mängder data varje dag, särskilt i takt med att livet flyttar allt längre ut på nätet och hybridarbetet ökar. I dessa data finns viktig information som behövs för att ta fram bättre produkter och tjänster, bygga starkare och mer varaktiga kundrelationer och öka den operativa effektiviteten. Problemet? Att hitta kvalitetsdata kan ofta verka som en omöjlig uppgift.

Fel på arbetsplatsen kan bero på data av låg kvalitet och oförmåga att skilja dem från data av hög kvalitet. Dessa fel kan i sin tur ha en enorm inverkan på en organisations resultat. Enligt Gartner kan dålig datakvalitet kosta ett företag i genomsnitt mellan 9,7 och 14,2 miljoner dollar per år, och 95% av organisationerna säger att hanteringen av ostrukturerad data är ett stort problem.

Så varför kan dålig datakvalitet och fel på arbetsplatsen vara så katastrofala för ett företag? Ta till exempel en kundfaktura - efter att ett arbete har slutförts är det meningen att kunden ska få en faktura och betala de pengar som ska betalas. Men vad händer om en anställd missar att skicka ut fakturan eller råkar skriva in fel adress för att han eller hon är upptagen med att gå igenom data eller utföra tidskrävande manuella uppgifter? Företaget kanske inte upptäcker felet förrän efter flera veckor och går därmed miste om de pengar som det har rätt till.

Det kan verka trivialt, men om dessa små arbetsplatsfel fortsätter att upprepas kan de få allvarliga konsekvenser för verksamheten. Därför förlitar sig företagen nu på arbetsflödesteknik för att minska antalet fel på arbetsplatsen i hybridarbetets tidevarv.

Fördelarna med automatisering av affärsprocesser

Enkla misstag på arbetsplatsen kan snabbt leda till stora summor, så företag tittar på lösningar för automatisering av affärsprocesser för att automatisera processer som minskar tidskrävande, enkla uppgifter som att skicka ut fakturor. Enligt McKinsey skulle 60 % av alla yrken kunna spara 30 % av sin tid genom automatisering. Automatisering av affärsprocesser bidrar till att minska risken för mänskliga fel genom att ta en repeterbar process och utföra den på ett korrekt, konsekvent och tillförlitligt sätt. Det är också ett system som kan utföra uppgifter dygnet runt, sju dagar i veckan, 365 dagar om året - ett attraktivt perspektiv för företag.

Fördelarna med automatisering av affärsprocesser sprider sig till alla delar av organisationen, till exempel ökad produktivitet och efterlevnad genom att skapa mer kostnadseffektiva, felsäkra och konsekventa affärsprocesser och göra det möjligt för anställda att fokusera på frågor som verkligen behöver deras uppmärksamhet. Företag som använder automatisering av affärsprocesser får ofta en kraftig avkastning på investeringen, särskilt när det gäller dokumenthantering. Många fel på arbetsplatsen uppstår på grund av att dokument lagras på olika ställen i hybridföretaget utan att det finns något enkelt sätt att hitta eller hämta den senaste versionen, vilket innebär att kunskapsarbetare kan arbeta med och fatta beslut utifrån fel version av ett dokument. Med ett dokumenthanteringsverktyg med inbyggda funktioner för automatisering av affärsprocesser har kunskapsarbetarna en enda åtkomstpunkt till information och uppdrag på ett organiserat och säkert sätt, oavsett var de arbetar.

Fel på arbetsplatsen kan inte undvikas till 100 % i hybridarbetstiden, men integrering av arbetsflödesteknik kan bidra till att minska risken. Genom att automatisera informationsflödet för att eliminera fel och dubbleringar i dokumentdrivna processer kan företag effektivisera verksamheten genom att göra operativa uppgifter och arbetsrutiner repeterbara, vilket ger kunskapsarbetare möjlighet att fokusera på de uppgifter som skapar långvariga relationer med kunder och klienter.