I den här gästartikeln diskuterar Antti Nivala, grundare och VD för M-Files, den globala utvecklingen mot distans- och hybridkontor som kan leda till att kollegorna förlorar sin förmåga att arbeta i team och uppmuntra till inkluderande samarbete i teamen.

Berättelse av Alice Cumming, 25 januari 2023

Under de senaste åren har företagen tvingats hantera medarbetarnas förändrade preferenser när det gäller hur och var de vill arbeta. Efter pandemin krävde många anställda rätten att arbeta på distans. En del anställda var dock uttråkade eller missnöjda med att arbeta hemifrån och bestämde sig för att det var dags att återvända till kontoret.

Enligt färska siffror från regeringen var 38% av de brittiska arbetstagarna uteslutande baserade i hemmet i juni 2020. I september 2022 hade den siffran sjunkit till 13%. På grund av stigande energikostnader i hemmet överväger nu 85 % av arbetstagarna att återvända till kontoret och överväger om besparingarna på uppvärmningsräkningarna kommer att kompensera för pendlingskostnaderna.

Bensininflationen har visserligen minskat något men fortsätter att stiga med 11,5%, vilket innebär att många anställda fortfarande har en dyr resa till jobbet. Ytterligare ökningar kan minska incitamentet för anställda att pendla och leda till att de återigen föredrar distansarbetsmodeller. Kort sagt måste arbetsgivarna vara beredda på att navigera bland medarbetarnas arbetspreferenser som är i ständig förändring.

Företagen måste bli mer flexibla, bejaka förändringar och se till att personalen kan arbeta var som helst, oavsett omständigheter. På så sätt kan medarbetarna fortfarande enkelt samarbeta och kommunicera med varandra, oavsett om distansarbete är månadens melodi eller om kontoret är fullsatt till bristningsgränsen.

Transcend-platser och tidszoner

Det är inte bara spridningen av arbetstagare som orsakar huvudbry för företagen - de kämpar också för att tillgodose behoven hos arbetstagare som är utspridda över olika tidszoner. Tack vare de möjligheter som distansarbete erbjuder uppgav 62% av de brittiska arbetstagarna att de skulle kunna tänka sig att flytta och arbeta utomlands.

Arbetsgivare kan neka personal rätten att arbeta utomlands, men det är en oklok strategi med tanke på det rådande läget på arbetsmarknaden. Den nuvarande arbetslösheten i Storbritannien ligger på bara 3,6% - det finns en betydande brist på arbetstagare som företagen inte har råd att ignorera. Därför bör företag ta varje tillfälle i akt att tilltala potentiella kandidater.

Att erbjuda topptalanger möjligheten att arbeta från valfri plats kommer att bidra till att locka till sig nya medarbetare och behålla befintlig personal.

Istället för att vara negativa bör företagsledare implementera en proaktiv strategi som gör det möjligt för kunskapsarbetare att samarbeta från praktiskt taget vilken enhet som helst när som helst.

Detta börjar med att all kritisk data kopplas till en enda källa, med stöd av en modern plattform för dokumenthantering - en plattform som förhindrar att viktig information fastnar i datasilor eller på lokala hårddiskar i kontorsdatorer och som ger medarbetarna tillgång till de filer de behöver oavsett var de befinner sig.

Organisationer bör också utnyttja ny teknik för att främja en kultur av innehållssamarbete. Samarbetsverktyg gör det möjligt för team att på ett smidigt sätt skriva rapporter tillsammans, göra peer-reviews och kontrollera kontrakt. Resultatet? Teamarbetet upphör aldrig, bara för att medarbetarna är spridda över hela världen.

Genom att införa dessa åtgärder ökar flexibiliteten i verksamheten och det värde som erbjuds de anställda - en betydande fördel när kandidaterna väljer mellan en arbetsgivare och dess konkurrenter.

Ge medarbetarna möjlighet att stödja varandra

När de inte kan förlita sig på att en kollega eller chef är på kontoret kan det vara svårt för medarbetarna att få det stöd de behöver - de kan inte fysiskt gå fram till en distansarbetares skrivbord och be om hjälp. Därför måste företagen hitta ett sätt att se till att de mest erfarna medarbetarna fortfarande delar med sig av den stora mängd information som de har samlat på sig genom åren till yngre medarbetare.

Detta kan uppnås genom att uppmuntra medarbetarna att anmäla sig till mentorskapsprogram, arrangera dagliga teammöten, kräva projektavstämningar och införa virtuella teambuilding-sessioner. All information från dessa aktiviteter, inklusive inspelningar av möten eller viktiga dokument, bör vara tillgänglig oavsett var de lagras så att alla medarbetare lätt kan hitta och använda denna gemensamma kunskapsbank när de behöver den.

Ett modernt sätt att hantera information underlättar en sömlös överföring av kunskap inom organisationen. Metadatadrivna dokumenthanteringssystem gör det möjligt för medarbetarna att klassificera och tagga alla filer. Det innebär att dokumentationen alltid är tillgänglig via en enkel nyckelordssökning, oavsett var den finns.

Som ett resultat behöver teammedlemmar som arbetar virtuellt inte förlita sig på att dokumentets ägare är online om de vill visa en specifik fil, vilket innebär att viktiga resurser alltid är tillgängliga.

Ett inkluderande förhållningssätt till brainstorming

När närvaron på kontoret fluktuerar är det viktigt att brainstorming och kreativa planeringssessioner sträcker sig utanför styrelserummen och att distansarbetare inkluderas i dessa diskussioner.

Beslutsfattarna bör planera in virtuella brainstormingmöten, så att alla medarbetare får möjlighet att dela med sig av sina idéer och bidra till projekten. Om tidszoner eller medarbetares frånvaro är ett problem kan ett delat dokument skapas där teammedlemmarna kan lämna sina frågor, förslag eller idéer.

Samarbetsmetoderna måste vara anpassningsbara

Medarbetarnas preferenser, scheman och tillgänglighet förändras ständigt. Att vara flexibel för att kunna anpassa sig till nya omständigheter är viktigt för företag som vill locka till sig topptalanger när det råder personalbrist. Att förse medarbetarna med rätt verktyg för att samarbeta och dela information är nyckeln till framgång i en värld där man kan arbeta från var som helst.