Box är också ett viktigt element i flera andra organisationssystem, inklusive IRC:s system för bidragsspårning, kallat Opportunity Tracking and Implementation System (OTIS). Med upp till 700 bidragsansökningar som behandlas samtidigt kan spårningen vara överväldigande. Att ha all bidragsrelaterad information samlad på ett ställe gör att medarbetarna enkelt kan komma åt och dela den.

En annan funktion som Box har är att stödja utbildning och förändringshantering. När IRC lade till plattformar som Salesforce och Office 365 behövde användarna få förtroende och expertis för att säkerställa införandet. Därför publicerades en mängd olika videor och artiklar för att hjälpa till i denna process, och ibland erbjöds individuell distansutbildning för att främja tekniken med dem som hade ledarroller. Fackler menar att Box har gjort det möjligt för människor att kommunicera mycket säkrare och effektivare, vilket nu har blivit ett "sätt att leva" för dem.

Metadatataggning övertrumfar mappbaserade filer

Trots att ECM-system är vanligt förekommande förlitar sig många fortfarande på personliga, mappbaserade arkiveringssystem. Detta försvårar samarbetet eftersom denna typ av information inte är tillgänglig för andra. M-Files på tanken att dokument inte ska hanteras med hjälp av mappsystem, utan genom att märka dem med omfattande metadata och sedan presentera relevanta vyer av informationen utifrån användarens roll. ”Mappar kan snabbt bli svåra att hantera, särskilt i stora organisationer”, säger Ville Somppi, vice vd för branschlösningar på M-Files. ”När omfattande metadata tillämpas på dokument upptäcker användarna att de dokument de behöver är lättillgängliga, och de blir mer positiva till att använda ett centraliserat företagssystem.”

Dessutom blir det möjligt att tillämpa affärsregler som styr dokumentet genom arbetsflöden när dokumenten beskrivs och identifieras exakt med hjälp av metadata. En säljare som vill skicka iväg en offert kan till exempel skapa dokumentet utifrån en mall och vidarebefordra det till nästa granskare. ”Systemet kan tillämpa regler”, förklarade Somppi, ”och på så sätt skapa ett strukturerat samarbete.” När det gäller ett avtal kan det till exempel finnas behov av godkännanden på flera nivåer.M-Files varje fil och vad som måste hända med den”, tillade han, ”så det skickar dokumentet för rätt sekvens av signaturer.”

Metadata möjliggör en robust säkerhet genom att den känner till dokumentets innehåll och varje användares roll. ”Inom HR-avdelningen kan det hända att endast ett begränsat antal personer har tillgång till jobbansökningar under urvalsprocessen”, påpekade Somppi. ”I nästa steg kan flera rekryteringsansvariga få tillgång till den sökandes information. Möjligheten att se ansökan styrs av de affärsregler som gäller för det aktuella steget.” I reglerade branscher kan spårningsinformation vara extremt viktig.M-Files vem som ser ett dokument, vem som ändrar det och vad det slutliga resultatet blir”, förklarade Somppi. ”En automatisk revisionsspår skapas, så att organisationen kan gå tillbaka och validera dokumentets rörelse genom arbetsflödet.”

Vissa kunder tvekar att införa ett ECM-system av oro för att migreringen av all deras data till ett företagssystem skulle kunna utgöra ett oöverstigligt hinder eller försämra produktiviteten. ”Vi har några strategier för att lindra dessa problem”, kommenterade Somppi. ”För det första kan användarna fortsätta med SharePoint eller vilken produkt som helst som har implementerats tidigare”, sa han.M-Files läsa SharePoint medan användarna vänjer sig vid M-Files . Vi kallar detta för en mjuk migrering.”

Samarbetet med både partner och kunder blir allt viktigare. ”Gränserna mellan organisationer suddas ut”, konstaterade Somppi. ”Det kan hända att externa konsultföretag deltar aktivt i ett projekt, eller att leverantörer behöver veta statusen för en uppgift.” M-Filesförvärv av Hubshare skapandet av portaler som är tillgängliga för externa användare, men som i kombination med M-Filesmetadata och affärsregler endast låter användarna se den information de har behörighet till. ”Vi ville förnya samarbetsupplevelsen på ett sätt som är lättanvänt, men som ändå behåller kontrollen”, avslutar Somppi.