Under de senaste åren har Google lagt ner mycket arbete på att förbättra sitt G Suite-erbjudande för att bättre tjäna företagsanvändare. Tre miljoner organisationer betalar redan för G Suite, och antalet ökar.

Jämfört med 85 miljoner Office 365-användare är detta naturligtvis ett litet antal, men utan tvekan kommer de utmärkta samarbetsmöjligheterna i Google G Suite att fortsätta att locka organisationer.

Samarbete - den bästa fördelen med Google-applikationer

Enkelt samarbete är en styrka som G Suite effektivt kan bygga vidare på. Den molnbaserade infrastrukturen är en naturlig miljö för effektivt samförfattande och redigering. För ett tag sedan fick jag möjlighet att prata med en aktiv Google Suite-användare från Neste Engineering Solutions, som befinner sig i en övergångsfas från Microsoft till Google. Risto Oranne, som arbetar som Project Procurement Manager i ett av deras underhållsprojekt, bekräftade: "Samarbetet och redigeringen i realtid är den absolut bästa fördelen med Google-applikationerna. Det finns inga statiska dokument eller versioner eftersom den gemensamma versionen delas i molnet hela tiden."

Men den största fördelen är samtidigt den största utmaningen. "Eftersom det inte finns några versioner finns det inget enkelt sätt att dokumentera versionshistoriken eller vem som har redigerat vad", fortsätter Oranne. Detta kan vara en utmaning när tjugo personer arbetar i samma dokument, men alla bidrar till en specifik del av filen. I ett Google Sheets-dokument påverkar till exempel ändringar i filtreringen alla användare, inte bara den person som redigerar det.

Regler och säkerhet i dokumenthantering för Google G Suite

En annan fråga som kan orsaka viss smärta är datasäkerheten; det är lite svårt att kontrollera vem som kan se dina data i Google. Innehållet i teammapparna blir automatiskt synligt för alla i teamet - och åtkomsträttigheterna hanteras manuellt. Länkar kan också skickas till personer utanför teamet för att ge en bild av innehåll med begränsade åtkomsträttigheter. I det här fallet är utmaningen att hålla länken lagrad så att människor hittar den när de behöver den igen. "Att lagra länkar i e-postmeddelanden är fortfarande mycket vanligt, men inte särskilt effektivt ur innehållshanteringssynpunkt", bekräftar Oranne.

I ett annat fall har vi upptäckt att G Suite kanske inte är så bra för säker arkivering av färdigt material eller för att stödja affärsprocesser i enlighet med lands- eller branschstandarder. I Sverige är det till exempel inte tillåtet för organisationer att använda Gmail som ett arkivsystem. Ett annat exempel: uppgifter om ryska medborgare får inte lämna servrar i Ryssland. I Google Cloud finns det inget sätt att garantera att detta inte kommer att hända.

Dessa regler ställer krav på användarna. De kan t.ex. behöva radera innehåll i Gmail och Google Drive och spara det någon annanstans för långtidsarkivering. Om detta görs manuellt blir det bara mer komplicerat i annars enkla processer.

Arkivfrågan är något som Risto Oranne tycker är enkelt inom sin egen organisation. Det finns inga problem med regleringar och strukturerna verkar stödja användarna väl. Men även om Neste har anammat Google-miljön fullt ut håller han med om att det kan finnas utmaningar: "Om vi skapar material för externa kunder räcker det inte med att tillhandahålla länkar till Google Drive. Vi behöver också statiska versioner, säkerhetskopior och dokumenthantering. I högriskmiljöer måste vi ha fler processer."

Förutom utmaningarna med arkivering och datasäkerhet kan ett praktiskt problem vara tillgången till Gmail-information. Om informationen lagras i en enskild medarbetares Gmail kommer den inte att vara tillgänglig för andra i företaget som kan behöva den. Dessutom saknas sammanhang till dokument och data som finns i andra system, för att inte tala om automatiserade arbetsflöden som stödjer affärsprocesser. För att göra arbetet mer effektivt är det relevant att synkronisera allt relaterat innehåll, oavsett om det är Gmail, dokument, kunddata eller relationer mellan dessa.

Det handlar om att förändra beteendet...

När företag går över till Googles verktyg, som vid alla förändringar, är förändringen av medarbetarnas beteende nyckeln till framgång. Medarbetarna måste anamma en ny arbetskultur som präglas av verkligt samarbete. Risto Oranne uttrycker det så här: "Det är logiskt att tänka på att gå över till Google-applikationer när en organisation söker en samarbetsinriktad arbetsmiljö. Men det fungerar inte tvärtom. Att bara besluta sig för att gå över till Google-verktyg utan att ändra de underliggande processerna och arbetskulturen innebär inte automatiskt ett effektivare samarbete."

M-Files för Google G Suite till undsättning!

M-Files för Google G Suite hjälper kunderna att använda Googles verktyg ännu mer effektivt än tidigare. Det lägger till metadata i ekvationen. Användarna kan spara innehåll från Google Drive och Gmail direkt i M-Files med bara ett klick i användargränssnittet för G Suite-applikationen. De kan lägga till metadata för att lättare kunna hantera innehållet. Alla redigeringar av innehållet återspeglas automatiskt i båda.

I en reglerad miljö, till exempel, är kraven på kontroll över lagringsplatsen mycket enklare att hantera. M-Files erbjuder kunderna möjlighet att lagra data antingen i lokaler eller i det säkra M-Files -molnet. Och problemet med att säkra användar- och åtkomsträttigheter löses med rollbaserade användar- och åtkomsträttigheter som automatiskt uppdateras med metadata.

Vill du hitta ett nytt, ännu mer effektivt sätt att arbeta? Kontakta oss för att få veta mer.