Ett av de största problemen som de flesta organisationer brottas med idag har mindre att göra med den stora mängden data som de arbetar med dagligen och handlar mer om hur mycket av den som är ostrukturerad.

Ostrukturerad data är, som termen antyder, den information som antingen inte har någon typ av fördefinierad modell eller som inte är organiserad på något förutbestämt sätt. Vanligtvis är denna information mycket texttung och innehåller inte bara datum och siffror utan även andra kritiska insikter. Ostrukturerad data kan också komma i form av text i ett skannat dokument eller någon annan typ av fotograferad bild.

Det är i huvudsak vad Optical Character Recognition (annars känd som OCR) är utformad för att hjälpa till med. Det är en teknisk process som faktiskt kan konvertera texten i dessa dokument till något som inte bara kan redigeras och lagras utan också sökas efter elektroniskt.

OCR:s kraft: effektivisera arbetsflöden och utvinna värde

Det absolut största skälet till att OCR är så viktigt är att det A) hjälper till att eliminera de typer av manuella datainmatningsuppgifter som tar upp för mycket av dina anställdas värdefulla tid och B) hjälper till att fånga kritisk information på ett sätt som gör det enklare än någonsin att utvinna råvärde från framåt.

Vanligtvis går processen till ungefär så här:

1. Först kommer dokumenten att skannas (eller fotograferas) till någon form av elektronisk form.
2. Därefter tillämpas optisk teckenigenkänning.
3. Texten i det dokumentet sparas sedan som text med sökbara metadata.
4. Detta kan sedan användas för att initiera arbetsflöden och bättre stödja processer över hela linjen.

Eliminering av manuell datainmatning

Optical Character Recognition är utformat för att eliminera behovet av manuell datainmatning genom att automatiskt känna igen tecken som bokstäver, siffror och symboler. Därefter kan informationen enkelt bearbetas på en digital plattform. Den kan till och med lagras i en intelligent plattform för informationshantering som M-Files, vilket gör det betydligt enklare att söka efter och hämta informationen.

Göra information sökbar och tillgänglig

Sammantaget ger optisk teckenigenkänning en mängd olika fördelar som organisationer av alla former och storlekar kan dra nytta av. Förutom att förbättra hur lätt du kan hitta information är OCR också kärnan i många utvecklingsprocesser som maskininlärning.

OCR och maskininlärning: En kraftfull kombination

Ta dokumenthantering som ett exempel. Maskininlärning är en kritisk komponent här eftersom den hjälper till att eliminera manuella uppgifter som är både överflödiga och tidskrävande, vilket frigör så mycket tid som möjligt för dina anställda så att de kan fokusera på de frågor som verkligen behöver deras uppmärksamhet.

Förbättrad dokumenthantering och strömlinjeformade arbetsflöden

Förutom intelligent teckenigenkänning för handskrift kan OCR (i kombination med maskininlärning) bidra till att förbättra sentimental analys, objektigenkänning och mycket mer. Det kan till och med bli hörnstenen i din policy för dataskydd, för om du vet exakt vilken information du arbetar med och var den lagras har du mycket bättre förutsättningar att faktiskt skydda den från dem som vill skada dig.

Förbättrad säkerhet och dataskydd

Optisk teckenigenkänning är till och med kärnan i många digitala transformationsinsatser för företag. Kom ihåg att den första delen av en framgångsrik digital omvandling innebär att digitalisera alla de pappersbaserade dokument som du arbetar med, allt för att du ska kunna lagra dem ordentligt och göra dem tillgängliga för dem i hela din organisation som behöver den informationen för att göra sitt jobb.

OCR: Grunden för digital omvandling

Med rätt OCR-lösning vid din sida kan du göra detta genom att digitalisera saker som mötesanteckningar, dagordningar, brev, kundregister och till och med fotografier. Därefter kan allt läggas in i ditt system för hantering av digitalt innehåll så att det kan röra sig fritt över hela företaget efter behov.

Digitalisering av pappersdokument och centraliserad lagring

Men i slutändan är den verkliga fördelen att Optical Character Recognition är det första steget mot att starta större projekt för automatisering av arbetsflödet inom ditt företag. Många av de manuella uppgifter som dina anställda ansvarar för kan vara viktiga, för att vara rättvis - men de tar också upp alldeles för mycket tid och lämnar dörren öppen för problem som mänskliga fel.

Automatisering av arbetsflöden och ökad effektivitet

Med automatisering av arbetsflöden slipper du alla dessa biverkningar. Processerna i sig slutförs snabbare, effektivare och mer exakt än någonsin tidigare - allt genom steg som dessutom är lätta att upprepa. Så du får inte bara garanterad konsekvens, utan dina anställda kan nu fokusera på de frågor som faktiskt genererar intäkter för ditt företag - vilket mycket väl kan vara den viktigaste fördelen av alla.

Är du redo att utnyttja kraften i OCR och förändra din dokumenthantering? Se hur M-Files kan hjälpa dig! Boka en demo idag!