Vad är metadata? Varför är metadata användbart? Två frågor som vi besvarar i en nyligen publicerad infografik. Som bilden nämner är metadata beskrivande data som märker en bit information och ger sammanhang och mening till vad den informationen är.

Vad är metadata? Ett snabbt exempel.

Låt oss säga att ett fastighetsbolag har ett undertecknat hyresavtal i PDF-format. Med ålderdomliga filmappsstrukturer kan mäklaren spara dokumentet i en mapp som heter "Hyresavtal" med filnamnet "Hyresavtal-125 Main Street.pdf". En ganska typisk sak att göra, eller hur?

Men vad händer när någon behöver hitta hyresavtalet och andra relaterade dokument för hyresgästen, John Hanover? De måste söka igenom en massa saker för att förhoppningsvis hitta vad de behöver.

Vad händer om redovisningsavdelningen behöver ta fram alla hyresavtal som undertecknades i juli 2019? Hur ska den PDF-filen hittas? Datumet finns inte i filnamnet eller i mappen.

Det är ett mycket enkelt exempel som har en enkel lösning i metadata. Optimalt sett skulle leasingagenten kunna tillämpa metadata på filen för att kategorisera saker som:

• Uthyrare
• Hyresgäst
• Datum för verkställighet
• Datum för underskrift
• Leasingvillkor
• Startdatum för hyresavtalet
• Leasingavtalets slutdatum
• Namn på fastighet
• Fastighetsadress
• ...och alla data som är viktiga

Det gör dokumentet sökbart, redigerbart och hanterbart, oavsett vad det heter eller var det finns. Man skulle kunna hävda att metadata är lika värdefullt som själva datan.

Varför är metadata användbart?

Det finns så många sätt som metadata är användbara för företag när det gäller att kontextualisera deras information och dokument. Först och främst kan du säga adjö till kaotiska mappar, för gott. Nätverksmappar är en föråldrad struktur för att organisera och hantera dokument - precis som deras föregångare, arkivskåp och manilamappar. Med metadata är M-Files lagringsagnostiskt, vilket innebär att det inte spelar någon roll var det lagras, det spelar bara roll vad det är. Vilket kraftfullt koncept.

Vi skulle kunna fortsätta i all oändlighet om de många användningsområdena för metadata - från att tilldela behörigheter till att starta arbetsflöden för granskning och godkännande och så mycket mer. Men vad sägs om att vi bara lämnar den här fantastiska infografiken här så att du kan smälta den.(Ladda ner den här.)